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Ein unfairer Vorteil?

Letzte Woche unterhielt ich mich mit einem Unternehmensberater über überzeugende Präsentationen. Unternehmensberater haben daran ein ureigenstes Interesse, sollte man zumindest meinen. Schließlich müssen sie Kunden oft von unbequemen Ideen überzeugen und dabei nicht selten Widerstände und generelles Misstrauen überwinden. Wer überzeugend präsentieren kann, ist hier klar im Vorteil (übrigens unabhängig davon, ob er Sinnvolles oder Bullshit erzählt). Im Buch „The McKinsey Mind“ sagt Neal Crocker, dass das ein unfairer Vorteil sei:

Presentation is the “killer skill” we take into the real world. It is almost an unfair advantage! – Neal Crocker

Mein Gesprächspartner war offenbar ganz anderer Meinung. Unsere Zeit sei ohnehin viel zu schnelllebig, als dass man überhaupt etwas von Vorträgen mitnehmen könne; und schließlich bekomme man ja immer Ausdrucke von allen Folien. Man versuche in seiner Branche möglichst mit Standardpräsentationen zurecht zu kommen, vielleicht ergänzt um ein paar kundenspezifische Folien.

Es ist genau diese Einstellung, die zu den schwer erträglichen PowerPoint-Orgien führt: als Vortragender keine Zeit für eine überzeugende Aufbereitung und als Zuhörer eine Durchhaltementalität, die langweilige Präsentationen als gegeben ansieht. Außerdem, sagt der Unternehmensberater, komme es ja auf den Inhalt an und nicht auf die Verpackung.

Überzeugend Präsentieren bedeutet, gute Ideen ansprechend zu verpacken, und nicht, heiße Luft um Nichts zu produzieren. Es bedeutet, Ideen auf das Wesentliche zu reduzieren und es nicht dem Zuhörer zu überlassen, die relevanten Informationen herauszufiltern. Es bedeutet, das Verständnis durch einprägsame Folien zu unterstützen und nicht durch sinnloses Wiederholen viel zu vieler Details abzulenken. Es bedeutet, Ideen so zu verpacken, dass etwas bei den Zuhörern hängen bleibt. Das – und nur das – ist der Grund, warum wir präsentieren.

Diejenigen, die das besonders gut machen, erreichen ihre Ziele deutlich leichter. Sie werden verstanden. Sie motivieren. Inspirieren. Begeistern. Weil sie nicht nur einen hervorragenden Inhalt haben, sondern weil sie diesen Inhalt auch so präsentieren können, dass sie andere Menschen davon überzeugen. Weil sie die Macht von Worten zu nutzen wissen und einen oft gehörigen Aufwand betreiben, um das bestmöglich umzusetzen.

Ein unfairer Vorteil ist das nicht, denn jeder hat die Chance, den gleichen Aufwand zu treiben. Allerdings ist nicht jeder bereit, diesen Aufwand zu treiben. Tun Sie es und nutzen Sie den Vorteil, den Sie dadurch haben!

Links zu dem Thema:
Identity 2.0-Präsentation von Dick Hardt
Was bleibt: Einfaches
Schlechte Präsentationen schaden dem Image

Was bleibt: Einfaches

Damit die Zuhörer bei einer Präsentation etwas mit nach Hause nehmen, muss die Botschaft möglichst einfach verpackt werden. Das ist eines der 6 Prinzipien des Buches “Was bleibt“, das ich letzte Woche besprochen habe, und die Basis, auf der die anderen 5 Prinzipien aufbauen. Die Kernaussage der Autoren, Chip und Dan Heath, dazu ist:

Einfache Botschaften sind auf den Kern reduziert und kompakt.

Das hört sich leicht an, ist aber in der Praxis doch meist eine harte Nuss. Kern des Problems ist das, was die Heath-Brüder „Was bleibt“ den “Fluch des Wissens” nennen. Als Vortragender ist man normalerweise Experte für sein Thema, man ist sozusagen Wissender. Als Experte aber hält man nicht selten vieles für wichtig, was für ein erstes Verständnis absolut unwichtig ist. Wenn aber alles wichtig ist, dann ist nichts wichtig. Dann muss man Prioritäten setzen, um den Zuhörern eine Chance zu geben, die Idee zu verstehen. Denn nur dann haben sie auch eine Chance, die Idee auch zu behalten.

Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtigKernaussagen werden sichtbar, wenn sie auf das Wesentliche reduziert werden
Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig! Ideen sind erst dann einfach, wenn sie auf das Wesentliche reduziert werden.

Das heißt andererseits natürlich nicht, dass jede Idee auch von jedem Zuhörer verstanden werden muss. Es geht nicht darum, Ideen zu banalisieren, Quantenphysik erfordert eben spezielle Kenntnisse. Aber auch Quantenphysik kann man kompliziert oder einfach formulieren und trotzdem exakt bleiben.

Links zu verwandten Artikeln:
Buchempfehlung: “Was bleibt” von Chip und Dan Heath
18 Minuten für die großartigsten Ideen dieser Welt
In sechs Wörtern zum Punkt kommen

Schlechte Präsentationen schaden dem Image

Zitrone des Monats

Mit perfekten Präsentationen kann man auch manch mäßige Idee noch gut aussehen lassen. Meisterhaft beherrscht das Apple-Chef Steve Jobs, dem man nachsagt, die Zuschauer mit einem “Reality-Distortion-Field” in seinen Bann zu ziehen, das alle Schwächen von Apples Produkten ausblendet.

Wie man sich aber umgekehrt mit schlechten Präsentationen zum Gespött der Presse machen kann, demonstrierten drei Weltkonzerne auf der diesjährigen CeBIT.

Über 200 Journalisten erschienen zu einer Pressekonferenz von Microsoft, Asus und T-Mobile. Es galt, eine neue Vision zu verkünden: Das mobile Internet für Jedermann. Etwas konkreter heißt das: Der EeePC, ein extrem günstiger Mini-Laptop, läuft nun auch unter Windows und wird von T-Mobile zusammen mit einem mobilen Internetzugang vertrieben.

Was aber die Konzerne auf der Pressekonferenz dazu boten, war mehr als mager. So mager, dass es Spiegel Online gar einen eigenen Artikel wert war, in dem das Magazin erstaunt feststellt:

…hielt es viele Zuschauer nicht mehr auf ihren Plätzen. Nicht, um stehende Ovationen zu geben, sondern um den Raum fluchtartig zu verlassen.

Was war passiert? “PowerPoint-Präsentationen von der Stange” sind noch nichts ungewöhnliches, die gibt’s an jeder Ecke. Dass aber Microsoft schließlich den Fachjournalisten den mittlerweile drei Jahre alten Windows-Live-Dienst detailliert vorführte, ist ein Paradebeispiel von zielgruppenverfehlter Präsentation. Ob da wohl jemand zu einer Präsentation verdonnert wurde: “Machen Sie mal eine Präsentation! Am besten was, was sie schon haben, ohne viel Aufwand!” So etwas haben Sie bestimmt auch schon mal gehört, oder? Ich jedenfalls oft genug.

Vor Begeisterung sprühten die Vortragenden auch nicht gerade. Man beachte zum Beispiel wie Thomas Bauer, Microsofts General Manager OEM EMEA (den Titel muss man sich auch erst mal auf der Zunge zergehen lassen) sagt: “I’m overwhelmed with the response!” Das nimmt man ihm doch richtig ab!? (Im Video ab 0:40 min.)

Zu guter letzt waren alle wesentlichen Informationen bereits aus der Pressemappe zu entnehmen. Ein klassischer Fall von Zeitverschwendung also. Wozu eine Präsentation, wenn man es in einem Text besser und schneller verpacken kann? Gut, man hätte natürlich auch eine bessere Präsentation machen können, oder wie Spiegel Online zusammenfasst:

Eine so gute Idee wie der per Mobilfunk vernetzte Mini-Laptop EeePC hätte eigentlich eine packendere Präsentation verdient.

In diesem Sinn: eine verdiente Zitrone des Monats.

Links zu diesem Artikel:
Wenn Dell Pizza verkaufen würde…

Das Geheimnis einer kleinen Box

J. J. Abrams präsentiert bei TED

J. J. Abrams ist Produzent, Drehbuchautor, Regisseur, Komponist, Visual-Effects-Designer und einiges mehr. Er ist u.a. der Schöpfer der TV-Serien Lost und Alias, hat bei Mission Impossible 3 Regie geführt, und produziert den neuen Star-Trek-Film. Er gewann für seine TV-Projekte mehrere Emmies (die Oscars fürs Fernsehen) und viele weitere Preise. Und er hat vor etwa 30 Jahren eine Box gekauft, die sein Leben prägte, Tannen’s Magic Mystery Box. Dabei hat er sie bis heute nicht geöffnet.

Wenn Sie sich nun fragen, was das mit Präsentieren zu tun hat, dann sollten Sie sich vor allem erst einmal die Zeit nehmen, J. J. Abrams’ Vortrag auf der letztjährigen TED-Konferenz anzusehen (s.u.). Dort erzählt er nicht nur die Geschichte dieser 15$-Mystery-Box, sondern er erklärt uns auch, warum sein ganzes Leben aus Mystery-Boxen besteht und wie ihm das hilft, ein besserer Filmemacher zu sein.

Abrams-Zitat:

Rätsel und Geheimnisse sorgen dafür, dass wir in der Wissenschaft nach Antworten streben, sie lassen uns bei Quizsendungen mitfiebern und wir gehen voller Spannung in die Mystery-Box “Kino”, um von der ersten Sekunde an gespannt einen Film zu sehen (Abrams: “The moment the lights go down is often the best part”): Wer ist der Täter? Können die Geiseln fliehen? Was passiert als nächstes? Warum hat er das getan? usw.

Ja, und weiter? Eine Geschäftspräsentation oder die Präsentation wissenschaftlicher Ergebnisse sind ja schließlich kein Actionfilm. Das nicht, aber die Verbindung liefert uns das exzellente Buch „Made To Stick“ der Brüder Chip und Dan Heath. Im Kapitel “Unexpected” erzählen sie die Geschichte von Professor Robert Cialdini, der auf der Suche nach einer besseren Methode, seine Forschungsergebnisse zu präsentieren, Hunderte von wissenschaftlichen Artikeln untersucht hat. Seine Entdeckung war, dass sämtliche guten Artikel mit einem Rätsel begannen. Er schloss daraus:

“Mysteries are powerful… The Aha! experience is much more satisfying when it is preceded by the Huh? experience”

Genau das ist es, was J. J. Abrams uns sagen will. Helfen Sie Ihrem Publikum, Spaß an Ihrem Produkt zu haben, sei es nun ein Film oder ein Vortrag. Helfen Sie sich selbst, kreativ zu werden, indem Sie die Mystery-Boxen in der Welt sehen. Und zögern Sie nicht, diese Kreativität in eine Mystery-Box für andere umzusetzen, dazu Abrams: “You don’t need the greatest technology to do things that can work in a movie”… oder einer Präsentation, oder einem wissenschaftlichen Artikel… Sie müssen kein weltberühmter Regisseur sein, um eine Mystery-Box zu bauen. Sie haben alles, was Sie benötigen: Ihre Neugier und Ihre Kreativität.

Ach ja, was der Inhalt von Tannen’s Magic Mystery Box ist? Sehen Sie selbst:

7 Jahre „Really Bad PowerPoint“

Pasted Graphic 1

Seth Godin ist einer der gefragtesten Marketing-Gurus weltweit. Er ist Autor mehrerer Welt-Bestseller (u.a. „All Marketers Are Liars“ und das kürzlich erschienene „Meatball Sundae“), in denen er über die durch das Internet veränderte Marketingwelt schreibt. Seine Thesen dazu sind sicher lesenswert, aber nicht der Grund dieses Artikels.

Seth Godin ist nämlich außerdem ein außergewöhnlicher Redner, den man getrost als Pionier einer modernen Art von Präsentationen ansehen kann, die sehr stark auf Emotionen und Bilder setzt. Schon 2001 schrieb er das Essay “Really Bad Powerpoint“, in dem er die damals übliche Art, (PowerPoint-)Präsentationen zu halten, heftig kritisiert und einen radikal anderen Ansatz vorschlägt. Das Traurige daran: Noch heute, also 7 Jahre später, ist dieses Essay hochaktuell und für viele Präsentationen gilt seine Kritik unverändert.

Seth prangert vor allem an, dass viele Redner ihre Folien eher als Notizen verwenden, die sie während des Vortrags mehr oder weniger ablesen und anschließend auch als Handout verwenden. Das bedeutet aber letztlich, dass die Folien zu viel Text und Fakten enthalten anstatt durch überzeugende Abbildungen die Botschaft zu unterstützen. Solche Vorträge wecken keine Emotionen und sind daher ungeeignet, Ideen einprägsam zu vermitteln.

Seth beschreibt 5 Regeln für überzeugendere Präsentationen, von denen ich zwei herausgreifen möchte:

1. Niemals mehr als sechs Wörter auf einer Folie verwenden.
Wurm, der sich zu einer

Kommt Ihnen das vertraut vor? In diesem Artikel habe ich über eine Übung geschrieben, mit der man seine Kernaussage konkretisiert, indem man versucht, sie in höchstens sechs Wörter zu fassen. Indem Sie sich zwingen, das auch für jede Ihrer Folien zu tun, sorgen Sie dafür, dass die Folien nicht einfach (überflüssigerweise) Ihren gesprochenen Text wiederholen, sondern einprägsame Botschaften vermitteln, die das Verständnis unterstützen. Seth Godin formuliert das so:

“Verwenden Sie Folien, die Ihre Worte bekräftigen, und nicht bloß wiederholen.”

Zwar muss man diese Sechs-Wörter-Regel nicht unbedingt wörtlich nehmen, aber denken Sie doch einmal darüber nach, ob durch textlastige Folien wirklich das Verständnis der Zuhörer verbessert wird. Muss wirklich jeder gesprochene Inhalt eine direkte Entsprechung auf der Folie haben?

2. Keine billigen Bilder verwenden.

Zuallererst heißt das einmal: keine billigen Cliparts verwenden. Die Zeiten, in denen man mit Screen-Beans einen Blumentopf gewinnen konnte, sind beim besten Willen vorbei. Versuchen Sie, hochwertige Fotos oder Cliparts zu finden, die Ihre Botschaft optimal wiedergeben (eine sehr empfehlenswerte Quelle ist z.B. istockphoto.com).

Vergleichen Sie doch einmal die beiden folgenden Folien, die in einem Vortrag für ein neues Handy verwendet werden könnten:

Pasted Graphic 7 Pasted Graphic 8

Die linke Folie kommt Ihnen höchstwahrscheinlich sehr vertraut vor. Sie ist sehr textlastig und nur auf die Fakten konzentriert. Die verwendeten Cliparts, die zwar die Folie auflockern sollen, transportieren keine Botschaft und rufen eher ein Schmunzeln hervor.

Die rechte Folie dagegen formuliert eine glasklare Botschaft: “Wir haben ein Handy entwickelt, das einfach Spaß macht!” Das Foto verstärkt diese Aussage und wirkt unmittelbar sympatisch. Kurz: Es weckt Emotionen. Dazu Seth Godin:

“Logic is essential, but without emotions, you’re not playing with a full deck.”

Links zu diesem Thema:
Seth Godins Homepage
Essay “Really Bad Powerpoint
Garr Reynolds Blog “Presentation Zen” (der einen ganz ähnlichen Ansatz lehrt)

In sechs Wörtern zum Punkt kommen

Wurm, der sich zu einer

Haben Sie manchmal das Gefühl, mit Ihrer Präsentation nicht so recht auf den Punkt zu kommen? Und haben Sie gelegentlich den Eindruck, dass deswegen ihre Botschaft nicht so recht bei Ihren Zuhörern ankommt? Vielleicht liegt das dann daran, dass Sie selbst Ihre Botschaft noch gar nicht so klar auf den Punkt gebracht haben, um sie auch anderen glasklar präsentieren können?

Eine sehr aufregende und enorm hilfreiche Übung, um das in Zukunft zu verbessern, finden Sie im neuesten Artikel des amerikanischen Blogs “Professionally Speaking“. Der Autor, Ian Griffin, schlägt dort vor:

Wenn Sie das nächste Mal eine Präsentation vorbereiten, dann sollten Sie versuchen, ihre Kernaussage in sechs Wörtern oder weniger zu formulieren.

Was auf den ersten Blick extrem und fast unmöglich klingt, ist auf den zweiten Blick eine effektive Übung, die auch noch Spaß macht. Unwichtig werden auf einmal die vielen kleinen Details, von denen man noch eben dachte, dass sie unbedingt auch noch “mit auf die Folie” müssen. Ich empfehle Ihnen dabei, solange an Ihrer Kernaussage zu feilen, bis sie damit wirklich zufrieden sind. Vielleicht ergibt sich so auch gleich noch ein viel pfiffigerer Titel für die Präsentation als der bisherige.

Die Idee ist übrigens inspiriert von einer Anekdote über Ernest Hemingway, der einst mit Kollegen um 10$ wettete, eine vollständige Geschichte in nur sechs Wörtern zu schreiben. Er gewann die Wette mit dieser Geschichte: “For sale: Baby shoes, Never worn.” (in deutsch sind das übrigens nur vier Wörter: “Zu verkaufen: Babyschuhe, ungetragen”)

Versuchen Sie es doch auch einmal: In sechs Wörtern zum Punkt kommen.

[Foto: pshutterbug, flickr]

Miles Davis über das Improvisieren

Präsentationen sind immer “live” und damit fehleranfällig. Es gibt normalerweise kein Playback, dass vor gelegentlichen Patzern schützt. Selbst wenn man seine Präsentation super-sorgfältig vorbereitet hat, selbst wenn man die Präsentation bis zum St. Nimmerleinstag geübt hat, wird es immer wieder Situationen geben, in denen Unvorhergesehenes passiert oder in denen man die falschen Worte zur falschen Zeit sagt. Das ist umso wahrscheinlicher, je freier man vorträgt und je weniger man sich an vorformuliertem Text orientiert.

Natürlich gilt das nicht nur für Präsentationen; eine Menge anderer Vortragender kennt dasselbe Problem. So sind z.B. selbst die besten Musiker nicht davor gefeit, falsche Töne zu spielen, erst recht wenn sie improvisierte Musik spielen. Miles Davis, einer der großen Jazz-Improvisatoren, hatte dazu jedoch folgendes zu sagen:

„When you hit a wrong note, it’s the next one that makes it good or bad.“

Was einen guten von einem großartigen Vortragenden unterscheidet ist demnach die Fähigkeit, die Kontrolle zu behalten, selbst wenn Unvorhergesehenes passiert. Miles Davis war mit Sicherheit einer der großartigsten Musiker der Jazzgeschichte. Vielleicht waren andere Trompeter technisch noch versierter, aber Miles Davis wusste, wie man den richtigen Ton zur richtigen Zeit spielt… und wie man die Situation kontrolliert, wenn man doch einmal die falsche Note gespielt hat. Sein Verständnis für seine Materie, die Jazzmusik, war so tief, dass er unvorhergesehene Situationen auch live auf der Bühne meist souverän auflösen konnte – und damit bisweilen gerade aus einer “eigentlich” falschen Note eine großartige neue Melodie erschuf.

Was können wir von Miles Davis’ Zitat für unvorhergesene Situationen während einer Präsentation lernen?

1. Keine Panik.
Wie Miles sagt: es ist noch nichts verloren. Die Chancen stehen nicht schlecht, dass die Zuhörer noch gar nicht bemerkt haben, dass etwas schief gelaufen ist. Es gibt also noch keinen Grund zur Panik.

2. Nichts anmerken lassen.
Nicht selten ist es für den Vortrag völlig egal, was da gerade schief gegangen ist. Niemand außer dem Vortragenden selbst weiß ja, was eigentlich geplant war. Solange also nicht ganz offensichtlich etwas schief gelaufen ist, interessiert es das Publikum wahrscheinlich überhaupt nicht, dass überhaupt etwas schief gelaufen ist. Am besten ist es dann, sich erst gar nichts anmerken zu lassen und einfach mit dem nächsten Punkt fortzufahren. Das schlimmste was man stattdessen tun könnte, wäre eine – eigentlich überflüssig – Entschuldigung hastig aufzusagen. Das wirkt alles andere als souverän.

Sollte allerdings doch einmal etwas größeres schief gelaufen sein, dann hilft nur …

3. Kreativ sein und Improvisieren.
Die Reaktion hängt hier sicher von der Situation ab. Fehler kann man auch ruhig zugeben und mit einem kurzen “Sorry” korrigieren. Punkte, die man vergessen hat, kann man einfach nachschieben indem man Wendungen wie “Lassen Sie mich noch einen wichtigen Punkt ergänzen” verwendet (Vermeiden sollte man natürlich auch dann die “Ich-hab-da-was-vergessen”-Floskeln).

Wenn die Technik verrückt spielt, muss man in der Lage sein, den Vortrag trotzdem weiter zu halten. Im einfachsten Fall versagt lediglich die Fernbedienung für den Beamer und man muss häufiger zum Laptop gehen, um die nächste Folie einzublenden. Für den schlimmsten Fall, der Beamer oder der Laptop fällt aus, hilft bei aller Improvisation nur eine erstklassige Vorbereitung.

4. Üben.
Improvisation ist eine eigenständige Kunst, jedoch kein Geheimnis. Wie alle Künste kann man auch Improvisieren üben (ein Genie muss man ja nicht werden). Dazu sollte man beim Üben und Vorbereiten der Präsentation gelegentlich gezielt das Improvisieren üben. D.h. man sollte sich nicht jedes Mal unterbrechen und von vorne beginnen, wenn beim Üben etwas schief läuft, sondern hin und wieder auch testen, wie man reagiert hätte, wenn dieser Fehler in einer “live”-Situation passiert wäre. Schon nach wenigen Malen wird man so sehr viel sicherer im Umgang mit unvorhergesehenen Situationen. Natürlich hilft es auch, nicht immer nur im stillen Kämmerlein zu üben, sondern einen Probelauf vor ein paar Freunde oder Kollegen zu halten.

Es gibt also keinen Grund, Angst vor unvorhergesehenen Situationen zu haben! Wer seine Vorträge vorher sinnvoll übt, kann auch weiterhin auf ein Playback verzichten.

P.S. Wer Jazzmusik und Improvisation mag, wird vielleicht den folgenden Konzertmitschnitt des atemberaubenden Sängers Bobby McFerrin mögen. Bobby McFerrin, vielen bekannt durch seinen Hit “Don’t worry, be happy”, ist ein wahres Genie des improvisierten Gesangs. Während seiner Auftritte bindet er oft das Publikum ein – und provoziert dadurch geradezu unvorhergesehene Situationen. Viel Spaß:

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Picture of Dr. Michael Gerharz

Dr. Michael Gerharz