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Mitten ins falsche Schwarz

Mitten ins falsche Schwarz

Es gibt eine Menge Rhetorik-Tipps da draußen. Und jede Menge Tipps, um übersichtlichere PowerPoint-Folien zu gestalten. Jede Menge Storytelling-Finessen. Und jede Menge Hacks, um die Interaktion bei Instagram-Posts zu steigern. Und, und, und …

Und wenn das dann sogar alles funktioniert, wenn die Interaktion in den Social-Media-Kanälen steigt oder die Menschen nach dem Vortrag applaudieren, dann fühlt sich das erst einmal großartig an …

… bis man fragt: „Was ist denn hängen geblieben?“
… oder einer sagt: „Wie passt das denn zu Ihrem letzten Vortrag?“
… oder einer nach dem Tappen in die Sales-Funnel-Falle ruft: „Und das soll’s jetzt gewesen sein, was du mir versprochen hast?“

… und man dann merkt: Leider ins falsche Schwarze getroffen. Die Zuhörer sind begeistert, nehmen aber nichts mit. Die Kunden kaufen, sind aber enttäuscht, weil sie etwas anderes erwartet hatten.

Letztlich ist das auch eine Form von Aktionismus: die Feinheiten zu verbessern, bevor man das große Ganze geklärt hat. Wie besessen zu trainieren, bis alle Pfeile ins Schwarze treffen, bis man merkt, dass man auf die falsche Zielscheibe geschossen hat. Dann kommt erst einmal die große Ernüchterung. Wieder eine Aktion, die nichts gebracht hat.

Es scheint, als ob Ins-Schwarze-Treffen erst richtig schwer wird, wenn man in das richtige Schwarze treffen will.

Ich glaube, das Gegenteil ist der Fall.

Wer sein Ziel ganz genau kennt, der kann von diesem Ziel ausgehend sprechen. Der kann seine Präsentationen rückwärts erstellen und seine Kampagnen vom Ende aus planen. Dann treffen die Pfeile sehr viel leichter ins Schwarze. Die schwere Aufgabe – nennen wir sie lieber „die wichtige Aufgabe“ – besteht darin, die richtige Zielscheibe auszuwählen, um auf das richtige Schwarz zu zielen. Dann gerne mit allen Tricks, Hacks und Rafinessen, die Sie auftreiben können.

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Von Schritten und Wegen

Meine Jüngste hat gerade gelernt zu krabbeln. Das hört sich wie ein kleiner Schritt an, ist für ein kleines Baby aber eine riesige Herausforderung. Erst musste sie die Grundlagen lernen: Arme vorsetzen, Beine vorsetzen.

Was anfangs eher zufällig passierte, will später gezielt koordiniert werden – und sieht erst mal alles andere als filigran, sondern eher tapsig aus. Nach jedem Krabbelschritt musste sie kurz innehalten und sich für den nächsten Schritt neu konzentrieren. Dabei ließ sie sich auch leicht ablenken und hielt dann an oder bog ab.

Mittlerweile reihen sich ihre Krabbelschritte nahtlos aneinander. Wenn sie ein Ziel erreichen möchte, krabbelt sie schnell und zielstrebig dorthin, nicht in einzelnen Schritten oder bewusst koordinierten Bewegungen von Armen und Beinen, sondern in einer flüssigen Bewegung.

Von bewussten Schritten zum unbewussten Gang

Es ist der gleiche Prozess wie so oft, wenn man etwas lernt. Meine Große erlebt es beim Schreiben: aus Buchstaben werden Worte. Ich selbst erinnere mich noch gut daran, wie ich lernte, Gitarre zu spielen. Bevor ich meinem Instrumnet irgendwann einmal flüssige und schöne Melodien entlocken konnte, reihte ich mühsam einzelne Noten aneinander, mehr mit dem nächsten Griff beschäftigt als mit dem Blick für das Ganze, für den Weg der Melodie.

Und natürlich ist es auch bei Präsentationen nicht anders. Bevor aus aneinandergereihten Folien eine Struktur und irgendwann einmal eine flüssige und spannende Story wird, muss man viel, sehr viel üben. Und doch lohnt sich der Weg. Während die Krabbelversuche eines Babys oder die ersten Gitarrenversuche eines Kindes zumindest die Eltern vielleicht noch süß finden, wird man auf dieses Wohlwollen bei einer Präsentation in aller Regel nicht hoffen dürfen.

Die Schritt-für-Schritt-Präsentation

Erwachsene Männer werden zu „krabbelnden“ Vortragenden

Leider kommen viele Präsentationen aber über dieses Lernstadium nicht hinaus. Folien werden an Folien gereiht („auf der nächsten Folie sehen Sie …“). Zwischendurch kommen sie immer wieder vom Weg ab, lassen sich von Details ablenken und sind meist mehr mit dem nächsten Schritt beschäftigt, als mit dem Blick für das Ganze.

Die Kunst der Präsentation besteht darin, aus einzelnen Gedanken eine echte, flüssige Story zu machen, mit der man sein Publikum zielsicher zu seinen Kernaussagen bringt. Was sich einfach anhört, ist keine kleine Herausforderung.

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Wie war der Urlaub?

Irgendwann trauen wir uns doch zu fragen.

„Und wie war der Urlaub?“
„Echt spitze. Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll. Am besten zeigen wir euch ein paar Bilder – natürlich nur wenn ihr wollt.“

Was haben wir wirklich für eine Wahl… „Na klar, wollen wir.“
Und genau davor hatten wir Angst: „Sorry, wir sind leider noch nicht dazu gekommen, die Bilder auszusortieren.“

Nach zwei Stunden sind wir immer noch nicht durch. Vom fehlenden Koffer (ganz lustige Anekdote) über das riesige Appartement (an jedem Tag mindestens zehnmal fotografiert) bis zur minutiösen Auflistung aller Frühstücksbuffets (hier hört der Spaß auf) … kein Detail bleibt uns erspart.

Die Business-Dia-Show

Konferenzteilnehmer döst während eines Vortrags

Zwei Tage später beim Business-Meeting: „Wir haben ein paar Folien über unser Unternehmen mitgebracht, dauert nicht lange. Wollen Sie sie sehen?“

Was haben wir wirklich für eine Wahl… und es folgt die Standardpräsentation, die eine halbe Stunde lang alle Produkte des Unternehmens in allen Einzelheiten aufzählt.

Goldene Hollywood-Regel

Es gibt nichts langweiligeres als eine Geschichte in allen Details zu erzählen. Ganz besonders gefährlich wird das, wenn es Ihre eigene Geschichte ist, denn meist sind dabei für Sie persönlich tatsächlich alle Details irgendwie bedeutsam. Nicht jedoch für Ihr Publikum (selbst wenn es Ihre engsten Freunde sind).

Beim Dia-Abend ist das ja noch irgendwie verständlich (wenn auch bisweilen anstrengend), denn niemand erwartet von seinen Freunden ernsthaft, dass sie sich darauf minutiös vorbereiten. Aber um Ihre Botschaft bei Ihren Geschäftspartnern zu platzieren?

[Foto: flickr.com/jarkko]

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Wenn die Ideen sprudeln

Sie starten also mit der Vortragsvorbereitung. Natürlich beginnen Sie nicht sofort in PowerPoint, sondern überlegen sich erst einmal auf dem Papier, was Sie alles sagen könnten. Sie sammeln also. Irgendwo haben Sie gelernt, dass das mit einer Mindmap ganz gut funktioniert.

Schnell wird die Mindmap größer, denn Ihre Ideen sprudeln. Eine Idee ergibt die nächste. Das Beispiel Ihres Kollegen wäre nützlich. Ja, und gestern haben Sie noch in der Zeitung über diese neue Studie gelesen. Am besten erzählen Sie auch noch etwas über die Umwelteigenschaften. Ach ja, das hat ja auch Auswirkungen auf … Und immer so weiter.

Ideen sprudeln unkontrolliert

Ihre Mindmap wächst und wächst … und wächst und … und auf einmal fragen Sie sich, wohin eigentlich. Gehören die Nutzerprofile jetzt auch noch in den Vortrag oder ist das eher unwichtig? Wie weit sollen Sie denn bei der chemischen Stoffzusammensetzung ins Detail gehen? Sollen Sie die Ideen zum Product Placement auch noch weiter ausbreiten?

Und dann schauen Sie sich Ihre Mindmap noch einmal an und stellen fest, dass Sie kreuz und quer und mindestens dreimal im Kreis gegangen sind; dass Sie eigentlich gar nicht so genau wissen, wo Ihr Ziel ist, welche Wege Sie gehen müssen und welche nicht.

Kann es vielleicht sein, dass Sie Ihr Thema noch nicht richtig auf den Punkt gebracht haben? Solange Sie einfach vage über “Ihr Thema” sprechen, laufen Sie Gefahr, sich zu verlaufen, vom Hölzchen auf’s Stöckchen zu kommen, höchstens zufällig genau die richtigen Informationen zu liefern. Wenn Sie sich aber überlegen, für wen Sie Ihren Vortrag halten, und was die Zuhörer eigentlich erfahren wollen, können Sie ihnen genau die Informationen geben, die sie brauchen.

Irgendwann in der letzten Woche klingelte mein Telefon wegen genau dieses Problems. Jemand wollte einen Vortrag zum Thema “Energieverbrauch” halten. Er konnte sein Thema einfach nicht eingrenzen, glitt in immer weitere Abzweigungen und Feinheiten ab. Erst als er sein Thema für seine Zielgruppe auf den Punkt gebracht hatte – “Ökologisch Renovieren – 10 Tipps zum Wohlfühlen und Sparen” – sprudelte er kontrolliert und sprintete in die richtige Richtung. Das Thema war konkret und greifbar geworden.

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Wissen nützt auch nicht (immer)

In meiner Schulzeit hatte ich einen Klassenkameraden, der sich mit äußerster Sorgfalt auf jede Klausur vorbereitete und dafür ganze Bücherberge wälzte. Ich kann mich an eine Klausur in Sozialwissenschaften erinnern, für die er nicht weniger als 10 Fachbücher zum Thema gelesen hatte. Wir Mitschüler staunten teils befremdet, teils ehrfürchtig. Es gab wohl nichts, was er zu diesem Thema nicht gewusst hätte.

Dartpfeile gehen am Ziel vorbei

Das Ergebnis seiner Klausur: mangelhaft, weil Thema verfehlt. Seine Bestürzung sehe ich noch heute vor Augen, doch der Lehrer erklärte ihm in aller Ruhe, warum es keine angemessene Bearbeitung der gestellten Aufgabe sei, einfach alles aufzuschreiben, was man über ein Thema wisse.

Mein Mitschüler hatte es versäumt, die Aufgabenstellung sorgfältig zu lesen und aus seinem gesammelten Wissen die relevanten Informationen herauszufiltern, auf die konkrete Fragestellung anzuwenden und nachvollziehbar aufzuschreiben. Irgendwo in seinen Ausführungen war sicher die richtige Antwort verborgen, doch es war nicht Aufgabe des Lehrers, sie zu suchen, sondern Aufgabe des Schülers, zu zeigen, dass er abstraktes Wissen in einem konkreten Kontext anwenden kann.

Auf gleiche Weise ist es nicht die Aufgabe Ihrer Zuhörer, in Ihrer Präsentation eine Botschaft oder eine Kernaussage zu suchen. Es ist im Gegenteil gerade Ihre wichtigste Aufgabe, Ihr gesammeltes Expertenwissen so einfach und verständlich wie möglich, und damit auch so knapp wie möglich, aufzubereiten, damit Ihre Botschaft glasklar hervortritt. 

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Vorher-Nachher: One Minute Madness

Bei größeren wissenschaftlichen Konferenzen finden in der Regel mehrere Vorträge parallel statt, um ein möglichst breites Themenspektrum abzudecken. Das bedeutet, dass sich die Besucher anhand des Programms und der Vortragstitel entscheiden müssen, welche Vorträge sie besuchen – und dabei auch das ein oder andere Mal eine schlechte Wahl treffen. In letzter Zeit kommt jedoch eine spannendere Methode in Mode: die One Minute Madness. Bei dieser Veranstaltung am Morgen eines jeden Tages, haben alle Vortragenden Gelegenheit, das Publikum in (ungefähr) einer Minute neugierig auf ihren Vortrag zu machen.

Vor kurzem erhielt ich einen Hilferuf für eine solche Veranstaltung, bei der es nur eine einzige Regel für die One Minute Madness gab:

Jede Präsentation dauert exakt 45 Sekunden und enthält genau eine Folie, die danach automatisch wechselt.

Grund des Hilferufs war diese offensichtlich ungeeignete Folie:

Vorher-Folie für die One-Minute-Madness-Präsentation

Die Folie wirkt ein bisschen, als versuche man, einen Film im Schnelldurchlauf zu schauen; alles Wichtige aus dem 30-minütigen Vortrag soll in die 45 Sekunden gepackt werden. Das ist hier jedoch schon alleine deswegen zum Scheitern verurteilt, weil man nicht den Hauch einer Chance hat, diese Inhalte in so kurzer Zeit überhaupt zu erfassen, geschweige denn zu verstehen (ganz abgesehen davon, dass man selbst bei starker Vergrößerung nicht einmal alle Inhalte entziffern kann).

Die gute Nachricht ist dabei: Wenn es möglich wäre, den Inhalt eines 30-minütigen Vortrags komprimiert in 45 Sekunden zu erzählen, dann wäre der Vortrag ja überflüssig. Daher gilt: in der One Minute Madness geht es einzig und alleine darum, Appetit zu machen auf den eigentlichen Vortrag und nicht darum, alles vorwegzunehmen. Genau drei Fragen sind also für die Zuhörer zu beantworten: Interessiert mich das Thema? Wenn ja: Wo und wann findet der Vortrag statt?

Klar ist damit: die Folie muss Ort und Zeit enthalten. Außerdem wird ein Aufhänger benötigt, der Spannung für den eigentlichen Vortrag weckt. Mehr nicht. Also reduziert sich die Aufgabe darauf, eine spannende Frage zu finden, die die Zuhörer neugierig auf mehr macht – und eben nicht darauf, sämtliche Inhalte möglichst komprimiert zu verpacken.

In dem gegebenen Fall war eine Analogie recht schnell gefunden: „stille Post“ (engl. chinese whisper). Wenn man das in eine kleine Geschichte verpackt, sind die 45 Sekunden schnell gefüllt. Nämlich so:

1. Ausgangslage: Laut Programmheft sind heute Teilnehmer aus mindestens 18 verschiedenen Ländern anwesend.
2. Problem: Ich habe mich gefragt: Wie würde man in diesem Rahmen wohl „stille Post“ spielen?
3. Lösung: Irgendwie müsste man sicher eine gemeinsame Sprache finden, wahrscheinlich wäre das Englisch.
4. Übertragung: Wir haben ein ähnliches Problem, wenn wir eine Netzwerkverbindung zwischen zwei Rechnern über viele verschiedene Netze hinweg reservieren möchten. Leider gibt es hier keine Weltsprache „Englisch“. Deswegen haben wir das System „Harmony“ entwickelt, das eine Vielzahl existierender Netzwerkreservierungssysteme nahtlos miteinander verbindet.
5. Einladung Wenn Sie diese Sprache lernen möchten, lade ich Sie zu meinem Vortrag um 16:45 Uhr im Raum „Ford“ ein.

Visualisieren kann man das auf verschiedene Weise, z.B. rein typografisch:

Nachher-Folie für die One-Minute-Madness:

Zu den größten Sorgen eines Wissenschaftlers zählt der Vorwurf, etwas nicht vollständig beschrieben zu haben. Bei der One Minute Madness geht es jedoch ganz bewusst um Unvollständigkeit und darum, bei den Zuhörern das Verlangen nach der vollständigen Informationen zu wecken. Und ja: das darf man ruhig „Werbung“ nennen.

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Der Treppenhaus-Vortrag

Zwei Geschäftsleute treffen sich im Treppenhaus

Wissen Sie, was ein Treppenhaus-Vortrag ist? Nein? Dabei haben Sie höchstwahrscheinlich selbst schon einmal einen gehalten. Stellen Sie sich vor:

Sie haben bis zuletzt noch an ihren Folien gearbeitet, um Ihren Zuhörern einen möglichst vollständigen Überblick über ihr Vortragsthema zu geben. Immerhin sitzt ihr Chef im Raum, und den wollen Sie nicht enttäuschen.

Rechtzeitig machen Sie sich also auf den Weg zum Vortragsraum. Auf halber Strecke begegnet Ihnen Ihr Chef: “Hallo Herr Meier, wie geht es Ihnen?” “Gut, ich habe einige interessante Ergebnisse, die ich gleich in meinem Vortrag berichten werde.” “Oh, ja richtig, ihr Vortrag. Es tut mir furchtbar leid, aber mir ist ein wichtiger Termin dazwischengekommen. Aber wir haben ja den selben Weg. Erzählen Sie mir doch kurz, was Sie herausgefunden haben!”

Können Sie das? Viel mehr als drei Sätze haben Sie nicht. Sie glauben nicht, wie viele Menschen auf diese Frage keine adäquate Antwort geben können. Die basteln also stundenlang an unzähligen Folien, können aber die Kernaussage nicht auf den Punkt bringen. Verschärft ausgedrückt wissen diese Menschen gar nicht, was sie eigentlich sagen wollen, reden aber beliebig lange darüber. Glauben Sie, dass diese Menschen ihre Ergebnisse in ihrem Vortrag überzeugend präsentieren werden?

Treppenhaus-Vorträge, im Englischen nennt man das übrigens Elevator Pitch, müssen wir übrigens ständig halten. Beim Kennenlernen auf Konferenzen (“Und was machen Sie?”), beim Vorstellungsgespräch (“Was haben Sie in dem Projekt gemacht?”), am Telefon (“Was sind denn genau die Vorzüge ihres Angebots?”) und vielen weiteren Gelegenheiten. Es lohnt sich also, einen Treppenhaus-Vortrag in der Tasche zu haben, den Sie bei Bedarf anwenden können. Und es tut auch ihren Vorträgen gut, wenn Sie auf den Punkt bringen können, was Sie eigentlich sagen wollen.

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In sechs Wörtern zum Punkt kommen

Wurm, der sich zu einer

Haben Sie manchmal das Gefühl, mit Ihrer Präsentation nicht so recht auf den Punkt zu kommen? Und haben Sie gelegentlich den Eindruck, dass deswegen ihre Botschaft nicht so recht bei Ihren Zuhörern ankommt? Vielleicht liegt das dann daran, dass Sie selbst Ihre Botschaft noch gar nicht so klar auf den Punkt gebracht haben, um sie auch anderen glasklar präsentieren können?

Eine sehr aufregende und enorm hilfreiche Übung, um das in Zukunft zu verbessern, finden Sie im neuesten Artikel des amerikanischen Blogs “Professionally Speaking“. Der Autor, Ian Griffin, schlägt dort vor:

Wenn Sie das nächste Mal eine Präsentation vorbereiten, dann sollten Sie versuchen, ihre Kernaussage in sechs Wörtern oder weniger zu formulieren.

Was auf den ersten Blick extrem und fast unmöglich klingt, ist auf den zweiten Blick eine effektive Übung, die auch noch Spaß macht. Unwichtig werden auf einmal die vielen kleinen Details, von denen man noch eben dachte, dass sie unbedingt auch noch “mit auf die Folie” müssen. Ich empfehle Ihnen dabei, solange an Ihrer Kernaussage zu feilen, bis sie damit wirklich zufrieden sind. Vielleicht ergibt sich so auch gleich noch ein viel pfiffigerer Titel für die Präsentation als der bisherige.

Die Idee ist übrigens inspiriert von einer Anekdote über Ernest Hemingway, der einst mit Kollegen um 10$ wettete, eine vollständige Geschichte in nur sechs Wörtern zu schreiben. Er gewann die Wette mit dieser Geschichte: “For sale: Baby shoes, Never worn.” (in deutsch sind das übrigens nur vier Wörter: “Zu verkaufen: Babyschuhe, ungetragen”)

Versuchen Sie es doch auch einmal: In sechs Wörtern zum Punkt kommen.

[Foto: pshutterbug, flickr]