Still, the overwhelming majority of slides uses massive amounts of text in bullet point structure with the occasional clip art and overly detailed chart filled in.
While it might be easy for the presenter to create, it’s often the worst slide to support the presentation. It’s distracting and detracting. It ruins the impact of your presentation.
There’s a great little experiment to prove that: When you watch the news, have a random magazine lying in front of you and choose a random sentence of 10-15 words. It’ll take you 3-5 seconds to read. I bet that you will have lost the thread of thoughts in the news broadcast. Now, consider that the typical PowerPoint slide easily takes 30-60 seconds to read. During that time, the audience won’t follow the speaker because they are busy reading. Of course, they’ll try, anyway, which leads them to constantly switch context from reading to listening to reading to listening… And this is one of the reasons why enduring typical PowerPoint presentations does actually feel physically exhausting.
Finally, everyone in the audience can read faster than you can talk. They don’t need you to read the slide for them. If everything was on the slide it would be so much cheaper to just send a memo. The reason we all gather in a room (no matter if it’s online or offline) is because you are adding something that can’t be put on a slide. The reason the presentation takes place is you. If it weren’t for you we would all be better off doing other things. So embrace that and make it about you. Show your enthusiasm. Provide your perspective apart from the raw facts. Make it a story that captivates us rather than a bullet list of facts. Let us in to your unique take on the subject.
… bis PowerPoint in’s Spiel kommt und wir daraus eine Entscheidungsvorlage machen. Im Nu wird aus einer einfachen Entscheidung eine Schlacht aus 10 Folien, ohne ein einziges Mal die eigentliche Frage zu formulieren. Stattdessen:
Folie 1: Titelfolie mit Vortragstitel („Vor- und Nachteile unterschiedlicher Wasserdarreichungsformen“), Name des Vortragenden, seine Abteilung, Datum, Ort, mindestens fünf Logos Folie 2: Agenda Folie 3: Umsatzanteile der Wassersorten mit und ohne Sprudel während der letzten 6 Quartale, aufgeschlüsselt nach Regionen. Unten Vergleich mit zuckerhaltigen Erfrischungsgetränken. Folie 4: Mission Statement für das hippe Wasser ohne Sprudel, Marktanalysen. Folie 5: Zusammensetzung der Inhaltsstoffe, so klein, dass man nichts erkennen kann, dazu Zertifikate der Lebensmittelprüfinstitute sowie von Stiftung Warentest. Folie 6 & 7: Das Gleiche für die Sorte mit Sprudel Folie 8: Customer-Satisfaction-Rating und Award für die kreativste Brand-Kampagne 2019 Folie 9: Einordnung in die Brand-Range mit verschiedenen Geschmackszusätzen, Fit-Varianten, Größen und Sonderaktionen. Folie 10: Zusammenfassung Bonusfolie 11: „Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit“
11 Folien lang über sich geredet, kein einziges Mal die Frage „Was mögen Sie lieber?“ berührt und kein einziges Mal die Frage „Mit oder ohne Sprudel?“ überhaupt gestellt.
Entscheidungen werden umso einfacher, je klarer ist, wofür oder wogegen man sich entscheiden soll. Es lohnt sich jedes Mal, das auf den Punkt zu bringen und sich zu zwingen, die eigentliche Frage in einem, maximal zwei Sätzen zu formulieren.
Und sich dann in die Perspektive der Entscheider zu versetzen. Welche Informationen brauchen sie überhaupt, um entscheiden zu können? Wie kann ich ihnen das so schnell und einfach wie möglich erklären?
Und oft ist es einfacher, als man denkt. Dann ist jeder froh, wenn ein Thema auch einmal in 2 Minuten abgehakt ist. Wirklich. Wenn alles gesagt ist, ist alles gesagt.
Weihnachten könnte so schön sein. Duftende Plätzchen und kuschelige Abende, köstlicher Gänsebraten und … Tante Gerda. Jeder hat eine Tante Gerda in der Familie. Die Kinder nehmen vor ihren schmatzenden Küssen Reißaus, die Erwachsenen gehen ihr aus dem Weg, weil sie wissen: Wenn sie Tante Gerda einmal an der Backe haben, werden sie sie so schnell nicht mehr los. Denn Tante Gerda redet gerne und ausführlich. Zum Beispiel über ihren letzten medizinischen Eingriff oder wie ihr Dackel Waldi vor zehn Jahren mal ein Kaninchen jagte. Danach schimpft sie ausgiebig über die Jugend von heute.
Warum Tante Gerda nervt
Warum finden wir Tante Gerda eigentlich so nervig? Ganz einfach, weil sie keinerlei Notiz davon nimmt, was ihren Gesprächspartner interessiert. Sie spricht nur über sich selbst, erzählt zum hundertsten Mal altbekannte Geschichten und langweilt mit Allgemeinplätzen. Sie möchte sich nicht unterhalten, sie möchte reden. Deshalb merkt sie auch nicht, wenn ihr Gegenüber nach wenigen Minuten nur noch regelmäßig “hmmm…” sagt, weil es gedanklich schon längst abgeschaltet hat.
Und wen soll das interessieren?
Leider begegnet uns Tante Gerda nicht nur auf Familienfeiern. Sie schleicht sich auch in viele Präsentationen. Der Vortragende redet und redet und merkt nicht, dass das, was er sagt, eigentlich niemanden in seinem Publikum interessiert. Anstatt die Zuhörer mit ihren Interessen und Bedürfnissen in den Mittelpunkt seines Vortrags zu rücken, stellt er das Thema nur aus seiner Perspektive vor. Er bombardiert sein Publikum mit Fakten und Einzelheiten, die sich niemand merken kann. Deshalb hört auch ihm nach kurzer Zeit niemand mehr zu.
Da, wo der Schuh drückt
Der Unterschied zwischen Tante Gerda und einem Vortragenden ist: Tante Gerda ist zur Familienfeier gekommen, um Eierpunsch zu trinken und über sich selbst zu reden. Es ist ihr egal, dass ihr niemand richtig zuhört. Als Vortragender hingegen wollen Sie etwas bewegen, ansonsten könnten Sie sich die Präsentation direkt sparen. Und Sie können nur etwas bewegen, wenn Sie Ihren Zuhörer da packen, wo ihm der Schuh drückt und ihm zeigen, wie Ihr Produkt oder Ihre Idee ihm das Leben leichter macht.
Wenn Ihnen Tante Gerda also auch in diesem Jahr wieder ein Ohr abschwatzt, nehmen Sie sich fest vor, Ihr Publikum beim nächsten Vortrag davor zu bewahren.
Na und? Ist doch völlig egal, denn Ihr Publikum kann sich nun einmal nicht alles merken, was Sie für wichtig halten.
Aber trotzdem, das kann man einfach nicht weglassen.
Und wieso nicht? Wenn es sich eh keiner merkt?
Weil sonst die Substanz fehlt.
Aha. Die Substanz.
Naja, der Vortrag wird doch sonst zu dünn.
Was soll denn ein dünner Vortrag sein?
Einer, bei dem nur gelabert wird.
Entschuldigung? Der Rest Ihres Vortrags ist nur gelabert?
Nein, natürlich nicht. Aber wenn ich das weglasse, fehlt was.
Natürlich fehlt was. Aber wenn es sich eh keiner merken kann, wen interessiert das dann?
Mich.
Das ist egal.
Und meinen Chef.
Das ist auch egal. Nur Ihr Publikum zählt.
Aber ich habe mir viel Mühe damit gemacht.
Na und? Relevant ist nicht, wie viel Mühe Sie bei der Vorbereitung hatten, sondern nur, wie viel am Ende ankommt.
Und Sie meinen wirklich, ich kann das weglassen?
Sie müssen! Sorgen Sie dafür, dass das, was Sie sagen, so verständlich wie möglich ist und lassen Sie alles weg, was davon ablenkt, also auch all’ die Fakten, die Sie zwar selbst für wichtig halten, auf die Sie stolz sind, oder die Ihnen viel Mühe gemacht haben. Verständnis ist das Ziel, nicht Wissen. Nur das Publikum bestimmt, ob Ihnen das gelingt.
Eigentlich war es eine gescheite Idee: Digitale Fahrpläne in Bus und Bahn, die mir anzeigen, wo ich mich gerade befinde, wie die nächsten Haltestellen heißen und in wievielen Minuten ich dort ankomme. Weniger gescheit war jedoch die Idee, diese Anzeige flott noch zu einer betriebseigenen Werbefläche zu machen. Die Haltestellen werden einige Sekunden angezeigt, dann werden mir ausführlich Imagebilder der Stadtwerke Bonn präsentiert. Informationen, die mich dann, wenn ich dringend herausfinden will, wo ich eigentlich hin muss, herzlich wenig interessieren.
Von uns, für uns
Es zieht sich durch öffentliche Auftritte von Unternehmen, Organisationen oder Behörden gleichermaßen: Das “von uns, für uns”-Phänomen. Dabei steht nicht mehr der Informationsbedarf des Zielpublikums im Mittelpunkt. Nein, diese Medien wurden für den Chef, den Vorstand, die Kollegen oder ganz einfach sich selbst konzipiert.
Es zeigt sich in der überfrachteten Präsentation, in der es eigentlich darum geht, dem Vorgesetzten und den Kollegen mit vielen Worten, Zahlen und Schaubildern zu zeigen: Schaut her, das habe ich alles geschafft!
Es zeigt sich im Internetauftritt, den Mitarbeiter erstellt haben, die so tief im eigenen Saft schmoren, dass sie nicht merken, dass niemand außer ihnen etwas mit den betriebsinternen Worthülsen anfangen kann.
Und es zeigt sich in den mobilen Haltestellenanzeigen der Stadtwerke Bonn, in denen unbedingt noch die neue Imagekampagne Platz finden musste – einfach nur, weil es sie gibt und man stolz auf sie ist. Dass sie den Reisenden nicht die Bohne interessiert, bedenkt niemand.
“Von uns, für uns” eben.
Der Fluch des Wissens
Von einem gewissen Maß an Betriebsblindheit kann sich wohl niemand freisprechen, der mit Herzblut bei der Sache ist. Das ist der Fluch unseres eigenen Wissens, von dem wir uns nur schwer lösen können. Was aber an uns ist, ist das stete Bemühen, immer wieder in die Perspektive unseres Publikums zu schlüpfen und uns ganz ehrlich zu fragen “Und warum sollte das hier und jetzt jemanden interessieren?”
Leicht wird das nicht, seien Sie versichert. Es tut weh, erbarmungslos zu kürzen und rauszuschmeißen. Aber einer muss sich eben quälen: Entweder Sie oder Ihr Publikum.
Es ist Freitagabend. Im Feierabendverkehr nähern Sie sich einer Kreuzung. Auf einem bunten, achteckigen Schild steht: „Gefährliche Kreuzung! Verkehrsfluss der kreuzenden Hauptstraße nicht stören. Bitte an der unten angebrachten weißen Linie anhalten. Erst fahren, wenn sich eine Lücke im Straßenverkehr ergibt.“ Was in dieser Situation absurd klingt, ist in Meetingräumen Alltag: hoffnungslos vollgeschriebene Folien.
Niemand käme auf die Idee, auf ein STOP-Schild alle Informationen aus der Straßenverkehrsordnung zu schreiben. Das wäre sogar gefährlich, denn es würde die Fahrer ablenken. Warum aber lenken Sie Ihr Publikum mit all den Informationen auf Ihrer Folie ab? Nur weil es nicht um Leben und Tod geht?
Lernen Sie von der Straßenverkehrsordnung präsentieren mit unserem neuen Download: STOP – oder es knallt.
Dagegen besteht die Kunst einer spannenden Präsentation darin, die richtigen Inhalte auszuwählen, diese auf den Punkt zu bringen, und in einen spannenden roten Faden zu bringen.
Was schon im Ansatz kaputt ist, rettet auch ein wenig Farbe nicht. Auf dieser Folie, die ich neulich (so ähnlich) in einem Vortrag sah, sollen die farblich markierten Flächen helfen, die Folie übersichtlicher zu machen und die vier Aspekte visuell zu trennen:
Gedacht war die Färbung sicher zur besseren Strukturierung der vier Teilaspekte, vermutlich nachdem der Autor festgestellt hat, dass die Folie ohne die Farben ziemlich unübersichtlich war, das hätte nämlich so ausgesehen:
Leider hat er damit nicht die Ursachen, sondern lediglich die Symptome bekämpft. Anstatt durch (im Grunde genommen) bedeutungslose Farben, die eher willkürlich und quietschbunt daherkommen (und auch im übrigen Vortrag nicht weiter verwendet wurden), hätte er mit ein paar grundlegenden Designregeln viel mehr erreicht. Aber zunächst machen wir uns einmal auf die Suche nach den Ursachen der Unübersichtlichkeit:
1. Großbuchstaben sind nicht gut lesbar
Vermutlich um die Wichtigkeit jeder einzelnen Empfehlung zu betonen, wurde der komplette Text in Großbuchstaben gesetzt. Problematisch ist dabei vieles: Erstens verliert jede Auszeichnung ihre Bedeutung, wenn alles ausgezeichnet ist. Wenn alles wichtig ist, wird letztlich alles unwichtig. Zweitens sind Texte in Großbuchstaben schwer lesbar, weil ihnen eine visuelle Struktur fehlt. Das erkennt man z.B. hier:
Da alle Großbuchstaben gleich hoch sind, nimmt sie das Auge aus der Ferne als einen großen Block wahr. Normale Text wechseln dagegen Groß- mit Kleinbuchstaben ab, die wiederum Ober und Unterlängen haben. Dadurch erhalten Wörter eine Struktur, die z.B. auch beim Überfliegen eines Textes hilft, die Bedeutung der Worte zu erfassen, ohne genau zu lesen.
2. Es fehlt Kontrast
Kontrast hilft dabei, wichtige von weniger wichtigen Informationen zu trennen. Auf dieser Folie besteht der einzige Kontrast jedoch in der Verwendung von Aufzählungspunkten, durch die Überschriften von Inhalten getrennt werden. Wenn jedoch alles mehr oder minder gleich aussieht, hat das Auge keine Stützpunkte, an denen es sich orientieren kann, um die Struktur und Hierarchie der Inhalte zu erkennen. Es bleibt letztlich nichts anderes übrig, als die Folie von oben nach unten zu lesen. (So ziemlich das Schlimmste, was einem Vortragenden passieren kann, denn in der Zeit hört sein Publikum ihm nicht zu.)
Mit zwei leichten Modifikationen hätte man hier also erheblich mehr erreicht als durch die Farbflächen, z.B. so:
Die Strukturierung der Inhalte erfolgt hier letztlich durch das Designprinzip der Nähe, indem zusammengehörige Dinge auch räumlich nah beieinander stehen. Die Hierarchie der Inhalte wird durch das Designprinzip des Kontrastes erreicht, indem die vier Überschriften deutlich hervorstechen. Wer lieber dem Vortragenden zuhört als zeilenweise Text zu lesen, behält hierdurch gleichtzeitig eine gute Orientierung. Letztlich stellt das Prinzip der Wiederholung sicher, das gleiches auch gleich aussieht. Sämtliche Überschriften sind in der gleichen Schrift und der gleichen Farbe gehalten, so dass man auch keine Bedeutung in unterschiedlichen Farben suchen muss, wo keine ist.
Verwenden würde ich die Folie so übrigens trotzdem nicht, allenfalls als Handout, denn während des Vortrags kann man sich all das ohnehin nicht merken. Im Zweifel wird man durch das Lesen der Texte eher davon abgehalten, den (wichtigeren) Worten des Vortragenden zuzuhören.
Möglichkeiten, das besser zu machen, gibt es aber nahezu beliebig. Ich glaube sogar, dass man hier eine Folie gar nicht unbedingt gebraucht hätte. Viele der Informationen sind völlig naheliegend. Spannender und einprägsamer könnte es daher sein, anstatt eines Monologes den Dialog mit dem Publikum zu suchen, z.B. über typische Vorurteile zu diskutieren oder weitere Möglichkeiten des Einsparens zu besprechen, die vielleicht gar nicht auf der eigenen Liste standen. Sicher, dafür sollte man dann schon ziemlich gut vorbereitet sein. Aber ist das ein Argument?
„So vieles wäre zu sagen und so wenig Zeit haben wir dazu. Da liegt es nahe, in jede unserer Äußerungen so viel wie nur eben möglich hineinzupacken. Für die Kommunikation ist jedoch nicht entscheidend, wie viel wir sagen, sondern wie viel davon bei unseren Gesprächspartnern ankommt und wie viel aufgenommen wird. Gute Sprecher beherrschen die hohe Kunst der Langsamkeit.“ – David Niven in 100 Simple Secrets for Successful People.
Wer so glänzende Zahlen wie Weblogs Inc. hat, der hat etwas zu feiern. In den drei Jahren seit der Übernahme durch AOL ist der kommerzielle Blog-Anbieter, der u.a. die Blogs engadget, joystiq und tuaw betreibt, rasant gewachsen. Die PowerPoint-Präsentation (s.u.) allerdings, mit der AOL und Weblogs das feiern, verdirbt mir nun wirklich jeden Spaß.
Unübersichtlicher geht es kaum. Ich weiß gar nicht, wo ich die Aufzählung beginnen soll. Informationen werden auf die Folien gequestscht, bis aber auch wirklich der allerletzte Freiraum vollgestopft ist. Dabei ist nichts in irgendeiner Weise geordnet. Nichts ist ausgerichtet, so dass die Informationen wirken, als seien sie völlig willkürlich auf die Folie geworfen. Es ist keinerlei Hierarchie erkennbar. Im Gegenteil: das Auge weiß nicht, wo es hinblicken soll, weil alles so laut „SCHAU ZU MIR“ schreit. Kontrast heißt aber nicht, alles bunt und groß zu machen, Kontrast bedeutet, Informationen zu strukturieren, indem man sie unterscheidbar macht.
Und auf jeder Folie beginnt die Suche von Neuem, das Feld mit der Besucher-Statistik springt hin und her, ist mal größer, mal kleiner und spielt auf diese Weise ein lustiges such-mich-Spiel. Nicht einmal die Überschriften sind konsistent – und sind damit gewissermaßen ein Sinnbild für die Kopflosigkeit dieser Folien. Was AOL hier zeigt, ist AbsolutOrdnungsLos und damit eine verdiente Zitrone des Monats.
