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Good intentions gone wrong

“I’m just going quickly over this graph!”

And she’s doing it with good intentions. Because that thing she’s going quickly over is not that hard to understand. Also, it’s probably not the most exciting part of her presentation. So, just going quickly over it seems like a great service to her audience.

Except that it’s the exact opposite.

Because she’s going over it so quickly that her audience doesn’t even have the time to read the graph, let alone understand it, let alone question it.

What was easy for her is hard for her audience. If only for the simple fact that it is new.

When in doubt, assume that it’s harder to see the point than you think it is. Rather than go quickly over something that is easy ask yourself how to focus on the most relevant bits. Rather than go quickly over something that is unexciting ask yourself how to make it more exciting.

Lighting the path is the presenter’s job, not the audience’s.

Would you like tea or coffee?

A simple decision, isn’t it? Well, you have no idea.

Let’s have some fun with it and pretend we would have to decide in a meeting. Obviously, we’ll need a PowerPoint to discuss the matter, right? Quickly, we arrive at 10 slides highlighting all of the important aspects, like so:

Slide 1: Title slide with presentation title (“Advantages and disadvantages of proceeding with tea vs. coffee”), name of presenter, their department, date, location, at least five logos
Slide 2: Agenda
Slide 3: Sales distribution of tea and coffee during the last 6 quarters, broken down by region. Underneath: comparison with other drinks such as hot chocolate and various juices
Slide 4: Mission statement for the coffee choice, market analysis including target group breakdown
Slide 5: Composition of ingredients (unfortunately, though, the font is so tiny that you can’t read anything) plus certificates from food testing institutes
Slide 6 & 7: The same for tea
Slide 8: Customer satisfaction rating and award for the most creative brand campaign 2021
Slide 9: Classification in the brand range with different flavor additives, variants, sizes and special promotions
Slide 10: Summary
Bonus slide 11: “Thank you for your attention”

All of this followed by an intense discussion to repeat the arguments a couple of times.

All of this without ever asking the question plainly: “Would you prefer tea or coffee?”

I’m positive that quite a number of meeting room presentations fit that description rather well.

The Curse of Knowledge

The Curse of Knowledge is a fancy name for the phenomenon that we can’t imagine what it would be like if we didn’t knew what we know. Go ahead, try it! What’s it like to not know what a variable is?

It’s impossible. And that’s the reason why the Curse of Knowledge is so dangerous. It hides behind a feeling of clarity inside. Yet, for an outsider, what appears clear to ourselves might be totally confusing.

The Curse of Knowledge leads us to use technical terms without explaining them, to use acronyms and abbreviations that our audiences aren’t familiar with, or to just assume that our audiences know the background of an incident when, in fact, they don’t.

The problem when we don’t fight the Curse of Knowledge is that we waste everyone’s time with figuring out what we mean. Yet, that’s common practice. In a lot of settings, people are just ok with communication that lacks clarity. Somehow, it seems acceptable to have the audience figure out what it all means.

Great speakers set themselves apart by not settling with this. Great speakers have figured out how to speak with clarity so they can overcome the Curse of Knowledge. Rather than have their audiences invest the time to figure it out, they themselves invest the time to figure out how to speak with clarity.

Dass andere in Bildern dasselbe sehen wie wir, ist nicht selbstverständlich.

Während der Dreharbeiten zu seinem Film „Die fliegenden Ärzte von Ostafrika“ stolperte Werner Herzog über eine interessante Entdeckung zur Wahrnehmung von Bildern (Hervorhebung von mir):

One of the doctors in the film talks of showing a poster of a fly to the villagers, who had never seen photographs or images of any sort. “We don’t have that problem,” they said. “Our flies aren’t that big.” It was a response that fascinated me, so we took the posters – one of a man, one of a human eye that filled an entire piece of paper, another of a hut – and conducted an experiment. I asked if they could identify the human eye, and most of the villagers couldn’t; the images were just abstract compositions to them. One man thought the window of the hut was an eye, and another pointed to the eye and said, “This is the rising sun.” It was clear that certain elements of visual perception are in some way culturally conditioned, that these people were processing images differently to how Westerners might.

Offenbar spielt die „kulturelle Prägung“ eine große Rolle dabei, wie wir Bildern wahrnehmen, dekodieren und verstehen. Wir sollten jedoch nicht davon ausgehen, dass diese Unterschiede in der „kulturellen Prägung“ nur in der afrikanischen Steppe relevant sind.

Durch die Kultur im eigenen Unternehmen oder in den eigenen vier Wänden, durch die Prägung der Medien, die wir konsumieren, durch die Gespräche, die wir führen, die Erfahrungen, die wir machen, sehen wir in Bildern stets das, was sich aus diesen Erfahrungen ergibt. Wir können nicht davon ausgehen, dass Bilder auf andere Menschen dieselbe Wirkung haben wie auf uns. Mehr noch, offensichtlich dürfen wir nicht einmal davon ausgehen, dass andere Menschen in den Bildern dasselbe erkennen wie wir.

Die beleidigte Leberwurst

Bevor Sie auf einer wissenschaftlichen Konferenz einen Beitrag veröffentlichen können, durchläuft Ihr Beitrag normalerweise einen sog. Reviewprozess. Mindestens drei unabhängige Wissenschaftler begutachten den Beitrag nach Kriterien wie „Neuheit“, „Relevanz“, „Korrektheit“ etc. Bei guten Konferenzen fallen ca. 90% und mehr der Beiträge in diesem Reviewprozess durch.

Die Ablehnungsemail enthält (bei guten Konferenzen) detaillierte Kommentare der Gutachter, die begründen, warum der Beitrag abgelehnt wurde. Genau jetzt passiert etwas bemerkenswertes. Der typische Wissenschaftler reagiert mit Groll: „Das steht doch auf Seite 3.“ oder „Das hat er völlig falsch verstanden.“

Natürlich ist es völlig irrelevant, ob ich der Meinung bin, meine Erklärung auf Seite 3 sei ausreichend. Ganz offensichtlich habe ich es nicht gut genug erklärt, wenn der Gutachter es falsch verstanden hat. Und nein, es spielt keine Rolle, ob er es nur flüchtig gelesen hat. Die Verschwörungstheoretiker gibt es auch: „Ist ja klar, dass der Beitrag von Professor Scantilor angenommen wurde, der kennt ja einen im Gutachterausschuss.“ Tatsache ist aber (fast immer), dass Scantilors Beitrag wirklich besser war.

Die beleidigte Leberwurst hilft niemandem weiter. Viele gute wissenschaftliche Beiträge sind gerade deswegen so gut, weil sie vorher mehrfach abgelehnt wurden und mit Hilfe der Gutachterkommentare verbessert werden konnten.

Klar, manch ein Kritiker entpuppt sich am Ende doch als Miesepeter. Aber auf Dauer profitieren Sie, wenn Sie Kritik ernst nehmen, gerade wenn Sie aus dem Publikum kommt. Vergessen Sie nicht, dass Sie immer vom Fluch des Wissens bedroht sind. Sie wissen, was die Definition auf Seite 3 bedeutet, Ihr Publikum muss es aus Ihren Worten (und Bildern) verstehen. Auch bedroht Sie der Wunsch, Recht zu haben, während objektiv betrachtet Ihre Argumentation vielleicht doch nicht ganz schlüssig ist.

Nur weil Sie selbst Ihren Text – oder Ihre Präsentation – gut erklärt und einleuchtend argumentiert finden, ist er es nicht zwangsläufig für andere. Nehmen Sie es denen, die darauf hinweisen, nicht übel.

Wie würde die Maus es erklären?

Manche Themen sind einfach zu komplex und zu kompliziert, um sie einfach und anschaulich darzustellen.

Kann schon sein.

Aber die Frage ist doch, welchen Detailgrad ich meinem Publikum vermitteln möchte. Wenn ich vor einem sehr spezialisierten Fachpublikum spreche, kann ich Vorwissen voraussetzen. Dann kann ich die Grundlagen auslassen und direkt in komplexere Detailaspekte einsteigen, ohne mein Publikum zu überfordern.

Wenn ich aber vor einem Publikum spreche, das mit meinem Thema nicht so vertraut ist – und das ist meistens der Fall – geht es nicht darum, komplizierte Details bis ins Kleinste zu vermitteln. Die würde sich eh niemand merken. Es geht darum, dass das Publikum die Idee versteht.

Wie stelle ich also etwas Kompliziertes so dar, dass es ein Laie versteht?

Inspiration kann man sich wunderbar mit seinen Kindern vor dem Fernseher holen. Kindersendungen wie die Sendung mit der Maus, Wissen macht Ah! oder Willi will’s wissen beherrschen das einfache Erklären von komplizierten Dingen perfekt. Und sie benutzen ein ganz simples Mittel: Vergleiche.

Zum Beispiel erklärt die Sendung mit der Maus wie ein Hardware und Software eines Computers funktioniert durch einen Vergleich mit dem Menschen, der auch aus so etwas wie Hardware und Software besteht. Oder, dass Einsen und Nullen wie das An- und Ausmachen des Lichtschalters sind.

Sie werden jetzt natürlich zurecht einwenden, dass Sie Ihre nächste Präsentation nicht wie eine Kindersendung gestalten können.

Richtig. Sollen Sie auch nicht.

Natürlich geht es nicht darum, jedes Thema so zu erklären, wie man es einem Kind erklären würde. Das wäre auch nicht sinnvoll, denn wenn ein Thema stark vereinfacht wird, läuft man Gefahr, einfache Lösungen für komplexe Probleme vorzuschlagen, die im Beispiel funktionieren, der Realität aber nicht standhalten.

Es geht vielmehr darum, publikumsgerechte Assoziationen zu finden.

In den Wissenssendungen werden Vergleiche genutzt, die Kinder verstehen, weil sie sie aus ihrem Alltag kennen. Suchen Sie Vergleiche, die Ihr Publikum aus seinem (Arbeits-)alltag kennt. Zum Beispiel das neue online Lieferantensystem, dass so ähnlich wie Amazon funktioniert. Oder das neue Intranet mit Profilfunktion, das so ähnlich wie Facebook funktioniert.

Und zu Übungszwecken kann es sicherlich nicht schaden, sich ab und zu zu fragen: Wie würde die Maus das wohl erklären?

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Tomaten auf den Augen

Ich muss zugeben, mein Ausblick ist wirklich nicht schlecht. Aus dem 23. Stock habe ich einen wunderschönen Blick auf den Park und den Rhein, besonders jetzt im Frühling, wo alles grünt und blüht. Als mich neulich eine Besucherin fragte, wie ich mich bei dem schönen Ausblick denn überhaupt auf die Arbeit konzentrieren könne, habe ich erst gelächelt. Und dann gedacht: Ja, warum eigentlich?

Wieso nehmen wir Neues eher wahr als Altbekanntes?

Der Grund dafür liegt in unserem Gehirn. Genauer gesagt im Hippocampus, unserem Neuheitsdetektor. Wenn wir etwas Neues, oder etwas Ungewöhnliches sehen, schüttet der Hippocampus Dopamin aus, was wiederum zu einem besseren Abspeichern im Gedächtnis führt. Wenn wir uns an etwas gewöhnt haben, bleibt dieses “Doping” aber aus. Deshalb dringt das, woran wir uns gewöhnt haben, manchmal nicht mehr in unsere Wahrnehmung vor.

Was uns im Allgemeinen vor einer Reizüberflutung schützt, kann aber auch dazu führen, dass wir die Bäume vor lauter Wald nicht mehr sehen. Das kennt jeder, der schon mal eine akademische Abschlussarbeit oder einen ausführlicheren Bericht geschrieben hat: Wir haben mit größter Sorgfalt geschrieben, korrekturgelesen, Fehler beseitigt, noch mal gelesen und noch mal gelesen. Liegt das Werk dann gedruckt vor uns, springt er sofort ins Auge – dieser heimtückische letzte Tippfehler. Wir hatten den Text so oft gelesen, dass wir ihn einfach nicht mehr gesehen haben.

Egal ob Text oder Präsentation, das Problem ist: Unser Publikum sieht die Präsentation nicht mit unserem Gewohnheitsfilter, sondern zum ersten Mal. Und deshalb fallen ihm auch die Schnitzer und Fehler auf, die wir nicht mehr wahrnehmen.

Schalten Sie den Autopiloten aus

Um Ihren Gewohnheitsfilter zu umgehen, müssen Sie Ihr Gehirn denken lassen, Sie lesen den Text oder sehen die Präsentation zum ersten Mal. Hier sind drei Tipps, wie Sie Ihre frischen Augen zurückgewinnen:

1. Schlafen Sie eine Nacht darüber

Manchmal reicht es schon, den Vortrag oder den Text für ein paar Tage beiseite zu legen. Dann können Sie die nötige Distanz zurückgewinnen, um in die Rolle eines unvoreingenommenen Betrachters zu schlüpfen.

2. Machen Sie einen Tapetenwechsel

Manchmal hilft auch ein visueller Wechsel oder ein Umgebungswechsel. Wenn ich beispielsweise merke, dass ich einen Text im Texteditor nicht mehr unvoreingenommen lesen kann, setze ich ihn ins Layout oder drucke ihn aus. Wenn ich sehe, wie mein Text final dargestellt werden wird, fällt es mir leichter, mich in die Rolle eines neuen Lesers zu versetzen.

Gehen Sie die Präsentation zum Beispiel vor Ihrem Kollegen im Nachbarbüro auf seinem PC durch oder klicken Sie sich einmal im Vortragsraum durch Ihre Folien hindurch. Sie können die fertige Präsentation inklusive Folien und Sprechtext oder Stichpunkte auch einmal ausdrucken, um sie in der Mittagspause entspannt auf der Parkbank zu lesen. Dabei fallen Ihnen garantiert kleine Fehler oder Unstimmigkeiten auf, die Sie vorher nicht mehr sehen konnten.

3. Fragen Sie nach Hilfe

Es schadet außerdem nie, einen Außenstehenden – einen Kollegen, einen Freund, Ihren Partner – Ihren Text oder Ihre Präsentation einmal probelesen zu lassen.

[Foto: CC-BY Flickr/Clemens v. Vogelsang]

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Der Publikumsversteher

Als ich 12 Jahre alt war, habe ich mich unsterblich verliebt. Er kam aus gutem Haus, war gebildet, romantisch und sah verdammt gut aus. Er war: Romeo in Baz Luhrmanns Romeo und Julia. Ich habe ihm ziemlich lange die Treue gehalten. Bis Titanic passierte. Und auf einmal alle Mädels verliebt in Leondardo diCaprio waren. Da wollte ich ihn nicht mehr. Ich wollte nicht eine von vielen sein, die ihn gut fanden. Ich wollte Julia sein.

In jedem von uns steckt dieser kleine Individualist, der ab und zu auf eine Extrawurst besteht. Vielleicht ist das ein Rucksackurlaub in Vietnam, den außer uns niemand in unserem Freundeskreis bisher gemacht hat. Eine Lieblingsband, die noch nicht in jedermanns Munde ist. Ein Geheimtipp-Restaurant, von dem wir als erste gehört haben. Eine Limited Edition von eigentlich egal was. Hauptsache, die anderen haben, kennen oder machen es (noch) nicht. Da sind wir alle ein bisschen Diva.

Präsentieren ohne Dose

Das gilt auch bei Präsentationen. Er muss ja nicht unbedingt exotisch oder extravagant sein, aber ein Vortrag muss mir das Gefühl geben, dass er nicht für alle, sondern für mich ist. Wenn ich merke, dass der da vorne seinen Standardtext abspult, irgendwas aus der Dose, nach dem Motto: hier Name und Stadt einfügen und es eigentlich gar nicht um mich und meine Bedürfnisse geht, verliere ich schnell das Interesse. Schließlich wird niemand gerne behandelt wie einer von vielen. „Ich möchte, dass sich jemand meinetwegen Gedanken macht“, sagte Akquisefachfrau Martina Bloch vorletzte Woche im Interview. „Das ist wertschätzend“. Recht hat sie.

Aber heißt das jetzt, dass Sie jedem Zuhörer die Präsentation auf den Leib schneidern müssen? Dass Sie jedem von ihm Honig um den Mund schmieren und umgarnen sollen? Natürlich nicht, denn dann müssten Sie für jeden einzelnen Zuhörer eine einzelne Präsentation halten. Die Kunst besteht darin, eine Präsentation zu bauen, von der sich nicht alle als Masse, sondern jeder einzelne als Person angesprochen fühlt.

Und wie soll das gehen?

Im Prinzip müssen Sie Ihrem Publikum zu verstehen geben, dass Sie wissen, wo ihm der Schuh drückt. Und dass Ihre Idee oder Ihr Produkt mit seinem Leben zu tun hat. Dafür müssen Sie natürlich verstehen, wie die, die da vor Ihnen sitzen, ticken, welche Probleme sie haben, welche Sorgen, welche Einstellungen. Aus einer anonymen Masse müssen einzelne Personen werden.

Im Marketing oder auch im Webdesign arbeitet man dafür gerne mit sogenannten Personas. Man erstellt Kunden-Prototypen und malt sich genau aus, wie alt sie sind, was ihre Hobbys sind, wo sie arbeiten, welche Gewohnheiten sie haben und dergleichen. Das ergibt eine Schablone, mit der Sie einschätzen können, wie sich diese Person in bestimmten Situationen verhält, wie sie entscheidet, was sie gut findet und was nicht. Kurz: Sie können nachempfinden, wie dieser Mensch tickt, um ihn genau dort zu packen zu bekommen.

Egal ob Millionenpublikum oder Minimeeting: Stempeln Sie Ihre Zuhörer nie zum Max Mustermann ab. Finden Sie lieber heraus, wer da genau vor Ihnen sitzt. Dann können Sie ihn genau dort abholen und ihm das Gefühl geben, etwas ganz besonderes zu sein.

In Deckung vor Tante Gerda

Überzeugend Präsentieren: In Deckung vor Tante Gerda

Weihnachten könnte so schön sein. Duftende Plätzchen und kuschelige Abende, köstlicher Gänsebraten und … Tante Gerda. Jeder hat eine Tante Gerda in der Familie. Die Kinder nehmen vor ihren schmatzenden Küssen Reißaus, die Erwachsenen gehen ihr aus dem Weg, weil sie wissen: Wenn sie Tante Gerda einmal an der Backe haben, werden sie sie so schnell nicht mehr los. Denn Tante Gerda redet gerne und ausführlich. Zum Beispiel über ihren letzten medizinischen Eingriff oder wie ihr Dackel Waldi vor zehn Jahren mal ein Kaninchen jagte. Danach schimpft sie ausgiebig über die Jugend von heute.

Warum Tante Gerda nervt

Warum finden wir Tante Gerda eigentlich so nervig? Ganz einfach, weil sie keinerlei Notiz davon nimmt, was ihren Gesprächspartner interessiert. Sie spricht nur über sich selbst, erzählt zum hundertsten Mal altbekannte Geschichten und langweilt mit Allgemeinplätzen. Sie möchte sich nicht unterhalten, sie möchte reden. Deshalb merkt sie auch nicht, wenn ihr Gegenüber nach wenigen Minuten nur noch regelmäßig “hmmm…” sagt, weil es gedanklich schon längst abgeschaltet hat.

Und wen soll das interessieren?

Leider begegnet uns Tante Gerda nicht nur auf Familienfeiern. Sie schleicht sich auch in viele Präsentationen. Der Vortragende redet und redet und merkt nicht, dass das, was er sagt, eigentlich niemanden in seinem Publikum interessiert. Anstatt die Zuhörer mit ihren Interessen und Bedürfnissen in den Mittelpunkt seines Vortrags zu rücken, stellt er das Thema nur aus seiner Perspektive vor. Er bombardiert sein Publikum mit Fakten und Einzelheiten, die sich niemand merken kann. Deshalb hört auch ihm nach kurzer Zeit niemand mehr zu.

Da, wo der Schuh drückt

Der Unterschied zwischen Tante Gerda und einem Vortragenden ist: Tante Gerda ist zur Familienfeier gekommen, um Eierpunsch zu trinken und über sich selbst zu reden. Es ist ihr egal, dass ihr niemand richtig zuhört. Als Vortragender hingegen wollen Sie etwas bewegen, ansonsten könnten Sie sich die Präsentation direkt sparen. Und Sie können nur etwas bewegen, wenn Sie Ihren Zuhörer da packen, wo ihm der Schuh drückt und ihm zeigen, wie Ihr Produkt oder Ihre Idee ihm das Leben leichter macht.

Wenn Ihnen Tante Gerda also auch in diesem Jahr wieder ein Ohr abschwatzt, nehmen Sie sich fest vor, Ihr Publikum beim nächsten Vortrag davor zu bewahren.

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Sprechen Sie Geheimsprache?

Überzeugend Präsentieren: Sprechen Sie Geheimsprache?Haben Sie schon mal im echten Leben das Wort “fernmündlich” benutzt, wenn Sie eigentlich telefonisch meinten? Oder “Augengläser”, wenn Sie Brille meinten? Oder “Wertzeichnung”, wenn Sie Briefmarke meinten? Nein? Ich auch nicht. Behörden hingegen machen das täglich.

Das wäre nicht schlimm, wenn sie das nur untereinander machen würden. Aber auch wenn sie mit uns Bürgern sprechen, tun sie dies oft in ihrer internen Sprache und denken nicht daran, dass nicht jeder diese Sprache versteht. Das gleiche kann man beispielsweise bei ITlern, Ärzten oder Marketingexperten beobachten, die sich oft hinter ihrer Geheimsprache verstecken und damit an ihrer Zielgruppe vorbeikommunizieren.

Kommunikation auf britisch

Das geht auch anders. Die britische Regierung hat den Kampf gegen unverständlichen Bürokratensprech aufgenommen. Im Oktober 2012 startete sie ihre neue offizielle Webseite gov.uk, die konsequent auf klare und verständliche Sprache setzt.

Die Logik dahinter:

“GOV.UK is focused on the needs of users, not the needs of government. It has been planned, written, organised and designed around what users need to get done, not around the ways government want them to do it – providing only the content they need and nothing superfluous.”

Bye bye, Geheimsprache

Das Ergebnis ist eine transparente, nutzerorientierte Webseite, die die Sprache der Zielgruppe spricht. Und davon kann man sich einiges für die eigene Kommunikation abschauen. Der redaktionelle Leitfaden der britischen Regierungs-Website gibt Tipps für eine klare und transparente Sprache, die auch für Ihre nächste Präsentation nützlich sein könnten:

  • Seien Sie klar und präzise und nutzen Sie nicht unnötig komplizierte oder unhandliche Formulierungen. Zum Beispiel: Geht es wirklich um eine Problemstellung und eine Fragestellung? Oder ganz einfach um ein Problem und eine Frage? Und müssen Sie wirklich Niederschlag sagen, wenn Sie Regen meinen?
  • Nutzen Sie aktive Sprache. Passive Formulierungen sind unpräzise und anonym, denn sie verschleiern den Akteur. “Es wurde beschlossen, dass…” ist sehr viel weniger aussagekräftig als “Wir/Abteilung 5/Herr Müller haben beschlossen, dass…”.
  • Sprechen Sie Ihr Publikum an und machen Sie es zum Mittelpunkt Ihrer Aussage. Sagen Sie nicht: “Unsere Software sorgt für mehr Produktivität.” sagen Sie: “Mit unserer Software können Sie in weniger Zeit viel mehr erledigen.”  
  • Nutzen Sie Abkürzungen und Fachbegriffe nur, wenn Sie ganz sicher sind, dass Ihr Publikum sie versteht. Ansonsten erklären Sie sie oder lassen Sie sie ganz weg.

Wenn Sie etwas zu sagen haben, sagen Sie es in der Sprache Ihres Publikums. Und wenn ein bürokratischer Großapparat wie die britische Regierung das kann, dann können Sie es auch.

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Dr. Michael Gerharz

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