Animationen sind in den allermeisten Fällen überflüssig. Solange sie nur Dekoration sind und keine inhaltliche Bedeutung haben, lenken sie nur unnötig ab und können schlimmstenfalls sogar das Verständnis beeinträchtigen. Ein besonders abschreckendes Beispiel für eine Präsentation, die mit allerlei Animationen völlig überladen ist, habe ich vor einiger Zeit hier vorgestellt.

Animationen haben jedoch ihre Berechtigung dann, wenn sie Inhalt transportieren, wenn also die Animation selbst Informationen zeigt, die über das statische Bild hinausgehen. Außerdem sind sie dann sinnvoll, wenn sie komplexe Informationen leichter verdaulich macht, indem Inhalte, insbesondere zeitliche Veränderungen erst schrittweise erläutert werden.

Einige sehr lehrreiche Beispiele für den sinnvollen Einsatz von Präsentation möchte ich anhand der hervorragend gemachten Dokumentation Eine unbequeme Wahrheit von Al Gore zeigen. Der Film ist unbedingt empfehlenswert, insbesondere auch als Anschauungsmaterial für gelungene Präsentationen.

Prozesse erläutern

Prozesse, die sich über die Zeit verändern sind häufig leichter verständlich, wenn man die zeitliche Entwicklung mitverfolgen kann. An vielen Stellen setzt Al Gore daher auf die Animation solcher zeitlicher Zusammenhänge. Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn diese Zusammenhänge von vielen Einflüssen abhängen. Im folgenden Beispiel erläutert Gore auf diese Weise die Zusammenhänge, die zur letzten Eiszeit in Europa geführt haben.

Komplexitität verständlich machen

Wissenschaftliche Diagramme sind häufig nicht auf einen Blick zu erfassen, insbesondere wenn sie mehrere Werte miteinander vergleichen. Es kann daher sinnvoll sein, die Komplexität in solchen Diagrammen zu verbergen, indem Informationen erst schrittweise offenbart werden. In diesem Beispiel erklärt Gore die komplexen Zusammenhänge zwischen Temperaturanstieg, Raupenpopulation und Brutzeit von Vögeln und blendet dabei Informationen erst dann ein, wenn sie auch erläutert werden.

Zeitliche Veränderungen erläutern

In diesen Beispielen zeigt Gore, wie sich Messergebnisse über die Zeit verändern. Auch hier helfen die Animationen dabei, die Entwicklung besser einordnen zu können. Wäre das erste Beispiel direkt komplett sichtbar, müsste man sich erst in dem komplizierten Diagramm orientieren. Im zweiten Beispiel verwendet Gore die Animation übrigens auch zur Steigerung der Dramatik, denn die Kurve der CO2-Werte in der Atmosphäre steigt während seiner Ausführungen mehr als eine Minute lang an.

Tags: Animationen, Al Gore, Eine unbequeme Wahrheit, Diagramme, Prozesse

Jahresbudgets sind eine praktische Sache. Sie fördern Eigenverantwortung, bringen das Geld dahin, wo es benötigt wird und bedarfsgerecht ausgegeben werden kann und geben allen Beteiligten Planungssicherheit. Nur: Sparsamkeit fördern sie nicht. Budgets neigen dazu, ausgegeben zu werden. Wer am Ende des Jahres noch Geld übrig hat, sorgt schleunigst dafür, es auch noch rechtzeitig auszugeben – die Furcht, im nächsten Jahr weniger zu bekommen, steckt allen im Nacken. Wer ein Budget hat, gibt also statt maximal eher mindestens so viel Geld aus wie erlaubt, und so wird aus einer Maximalregel eher eine sinnentstellte Minimalregel.

Die 1-7-7-Regel für PowerPoint-Folien ist auch so eine sinnentstellte Regel. Was vielleicht einmal gedacht war, um das allerschlimmste zu verhindern, nämlich von oben bis unten mit ganzen Sätzen voll geschrieben Folien, hat sich mittlerweile verselbständigt und findet sich in unzähligen Präsentationsratgebern als sinnvolles Maß für die Textmenge auf Folien. Aus einer Maximalempfehlung ist auf diese Weise eine sinnentstellte Minimalregel geworden:

Das Problem: diese Regel ist schlicht unbrauchbar und in den meisten Fällen ein schlechter Rat. Der Präsentationsexperte Andrew Abela bezeichnet in seinem Buch Folien mit sieben Zeilen à sieben Wörtern gar als „die schlimmstmöglichen Folien“. Aber wo kommt diese Regel eigentlich her? Vermutlich geht sie zurück auf die Fehlinterpretation einer wissenschaftlichen Veröffentlichung des Psychologen George Miller aus dem Jahr 1956: The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information. In dieser Studie zeigte Miller, dass es anscheinend eine Grenze von ca. 7 (±2) Elementen gibt, die unser Arbeitsgedächtnis aufnehmen kann, z.B. sieben Ziffern, Wörter usw. (mittlerweile gibt es hierzu detailliertere Untersuchungen).

Wie auch bei Mehrabians Körpersprache-Studie beruht jedoch auch hier die Übertragung der Studienergebnisse auf Präsentationen auf einem grandiosen Missverständnis. Millers Regel sagt – wie der Autor selbst schreibt – nichts, wirklich gar nichts aus „über die Fähigkeit einer Person, gedruckte Texte zu verstehen.“ Der bekannte amerikanische Informationsforscher Edward Tufte bringt das so auf den Punkt:

Millers Regel sagt nichts über die Menge an Informationen aus, die in einer Präsentation gezeigt werden sollen (solange die Folien nicht aus nonsense-Silben bestehen, die das Publikum sich merken und einem Psychologen aufsagen soll).

So weit so gut. Aber dass Millers Erkenntnisse nicht auf Präsentationen übertragbar sind, bedeutet ja noch nicht, dass die 1-7-7-Regel nicht vielleicht doch sinnvoll sein könnte.

Ist sie aber nicht, und zwar aus einem einfachen Grund: Der Mensch ist nicht besonders gut im Multitasking. Zwar können wir unterschiedliche Tätigkeiten gut parallel ausführen, z.B. können wir uns unterhalten, während wir spazieren gehen. Wir können auch Bilder betrachten und gleichzeitig einem Text zuhören, z.B. wenn wir einen Film ansehen. Diese Tätigkeiten benutzen aber jeweils unterschiedliche Kanäle in unserem Gehirn. Wir können aber nicht zwei Tätigkeiten in demselben Kanal gleichzeitig durchführen. Und genau das ist gefordert, wenn auf Folien viel Text steht. Das Publikum muss dann dem Vortragenden zuhören und gleichzeitig die Texte lesen, also zwei Tätigkeiten durchführen, die denselben Kanal verwenden.

Der Biologe John Medina setzt in seinem Buch Brain Rules noch eins drauf: Menschen sind offenbar nicht in der Lage, überhaupt ihre Aufmerksamkeit verschiendenen Dingen gleichzeitig zuzuwenden. D.h. wenn wir Dinge gleichzeitig tun, dann tun wir nur eines davon bewusst, die anderen unbewusst. Medina bringt das auf den Punkt:

Um es ganz offen zu sagen: Die Wissenschaft zeigt, dass wir nicht multitaskingfähig sind. Wir sind biologisch unfähig, mehrere aufmerksamkeits-intensive Einflüsse gleichzeitig zu bearbeiten.

Das wichtigste Argument, das häufig für die 1-7-7-Regel genannt wird, nämlich dass die Stichpunkte eine prägnante Betonung der wichtigsten Inhalte einer Präsentation darstellen, ist damit völlig wertlos, weil das Publikum sie gar nicht angemessen verarbeiten kann. Das bedeutet dann wohl im Umkehrschluss, dass die einzige Möglichkeit, 1-7-7-Folien überhaupt sinnvoll einzusetzen, darin besteht, sie vorzulesen. Wer aber so etwas schon einmal erlebt hat, der wird sich mit ziemlicher Sicherheit an dieses Gefühl erinnern:

Tags: 1-7-7-Regel, langweilig, Bullet Points, Wissenschaft, Multitasking, Gehirn, Psychologie, Edward Tufte, John Medina, Brain Rules

Mit diesem Zitat bringt Seth Godin auf den Punkt, warum viele Präsentationen zum Scheitern verurteilt sind, bevor sie überhaupt begonnen haben: sie werden als lästige Pflicht empfunden. Tatsächlich aber ist jede, wirklich jede Präsentation eine Chance, seine Ideen zu erklären und andere dafür zu begeistern; Ihnen zu erläutern, warum es sich lohnt, sich dafür einzusetzen.

Wann sonst bekommen Sie für eine vergleichbar lange Zeitspanne die exklusive Aufmerksamkeit aller Anwesenden. Sie können die Chance nutzen und Ihre Ideen im bestmöglichen Licht präsentieren; oder Sie können sie verspielen, indem sie einfach nur ihre Zeit abspulen und froh sind, wenn es vorbei ist. Wenn Sie das nächste Mal präsentieren dürfen, nutzen Sie diese Chance.

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[Foto: technotheory@flickr.com]

Tags: Zitat, Seth Godin, Leidenschaft

Bei größeren wissenschaftlichen Konferenzen finden in der Regel mehrere Vorträge parallel statt, um ein möglichst breites Themenspektrum abzudecken. Das bedeutet, dass sich die Besucher anhand des Programms und der Vortragstitel entscheiden müssen, welche Vorträge sie besuchen – und dabei auch das ein oder andere Mal eine schlechte Wahl treffen. In letzter Zeit kommt jedoch eine spannendere Methode in Mode: die One Minute Madness. Bei dieser Veranstaltung am Morgen eines jeden Tages, haben alle Vortragenden Gelegenheit, das Publikum in (ungefähr) einer Minute neugierig auf ihren Vortrag zu machen.

Vor kurzem erhielt ich einen Hilferuf für eine solche Veranstaltung, bei der es nur eine einzige Regel für die One Minute Madness gab:

Jede Präsentation dauert exakt 45 Sekunden und enthält genau eine Folie, die danach automatisch wechselt.

Grund des Hilferufs war diese offensichtlich ungeeignete Folie:

Die Folie wirkt ein bisschen, als versuche man, einen Film im Schnelldurchlauf zu schauen; alles Wichtige aus dem 30-minütigen Vortrag soll in die 45 Sekunden gepackt werden. Das ist hier jedoch schon alleine deswegen zum Scheitern verurteilt, weil man nicht den Hauch einer Chance hat, diese Inhalte in so kurzer Zeit überhaupt zu erfassen, geschweige denn zu verstehen (ganz abgesehen davon, dass man selbst bei starker Vergrößerung nicht einmal alle Inhalte entziffern kann).

Die gute Nachricht ist dabei: Wenn es möglich wäre, den Inhalt eines 30-minütigen Vortrags komprimiert in 45 Sekunden zu erzählen, dann wäre der Vortrag ja überflüssig. Daher gilt: in der One Minute Madness geht es einzig und alleine darum, Appetit zu machen auf den eigentlichen Vortrag und nicht darum, alles vorwegzunehmen. Genau drei Fragen sind also für die Zuhörer zu beantworten: Interessiert mich das Thema? Wenn ja: Wo und wann findet der Vortrag statt?

Klar ist damit: die Folie muss Ort und Zeit enthalten. Außerdem wird ein Aufhänger benötigt, der Spannung für den eigentlichen Vortrag weckt. Mehr nicht. Also reduziert sich die Aufgabe darauf, eine spannende Frage zu finden, die die Zuhörer neugierig auf mehr macht – und eben nicht darauf, sämtliche Inhalte möglichst komprimiert zu verpacken.

In dem gegebenen Fall war eine Analogie recht schnell gefunden: „stille Post“ (engl. chinese whisper). Wenn man das in eine kleine Geschichte verpackt, sind die 45 Sekunden schnell gefüllt. Nämlich so:

1. Ausgangslage: Laut Programmheft sind heute Teilnehmer aus mindestens 18 verschiedenen Ländern anwesend.
2. Problem: Ich habe mich gefragt: Wie würde man in diesem Rahmen wohl „stille Post“ spielen?
3. Lösung: Irgendwie müsste man sicher eine gemeinsame Sprache finden, wahrscheinlich wäre das Englisch.
4. Übertragung: Wir haben ein ähnliches Problem, wenn wir eine Netzwerkverbindung zwischen zwei Rechnern über viele verschiedene Netze hinweg reservieren möchten. Leider gibt es hier keine Weltsprache „Englisch“. Deswegen haben wir das System „Harmony“ entwickelt, das eine Vielzahl existierender Netzwerkreservierungssysteme nahtlos miteinander verbindet.
5. Einladung Wenn Sie diese Sprache lernen möchten, lade ich Sie zu meinem Vortrag um 16:45 Uhr im Raum „Ford“ ein.

Visualisieren kann man das auf verschiedene Weise, z.B. rein typografisch:

Zu den größten Sorgen eines Wissenschaftlers zählt der Vorwurf, etwas nicht vollständig beschrieben zu haben. Bei der One Minute Madness geht es jedoch ganz bewusst um Unvollständigkeit und darum, bei den Zuhörern das Verlangen nach der vollständigen Informationen zu wecken. Und ja: das darf man ruhig „Werbung“ nennen.

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Tags: Vorher-Nachher, Kernaussage, Werbung, Wissenschaft

Die letzte Zitrone des Monats ist eine ganze Weile her. Das liegt u.a. daran, dass wir hier nicht bloß lästern, sondern Zitronen nur dann vergeben, wenn wir aus den schlechten Beispielen auch etwas lernen können. Diesen Monat gibt es wieder etwas zu lernen, und zwar von Siemens.

Siemens ist Deutschlands größter Technologiekonzern. Der auch international in vielen Bereichen führende Weltkonzern steht für Hochtechnologie, z.B. wurde der ICE, in dem ich gerade sitze, von Siemens (mit-)gebaut.

Im vergangenen Monat berichtete Siemens auf einer Presseveranstaltung über seine Aktivitäten in Afrika, insbesondere im Zusammenhang mit der im nächsten Jahr stattfindenen Fußballweltmeisterschaft. Hierfür hat Siemens z.B. Kraftwerke in Kapstadt und Mossel Bay gebaut und Software für die medizinischen IT-Systeme in 37 Krankenhäusern bereitgestellt.

Hoffentlich hat das Unternehmen dabei mehr Sorgfalt walten lassen als bei der Erstellung der Folien zum Vortrag des Siemens-Vorstands Dr. Russwurm. Die Folien sehen auf den ersten Blick nett aus und zeigen emotionale Bilder (und es sind erfreulich wenige). Aber genauer darf man nicht hinsehen. Dann nämlich erkennt man, mit wie wenig Sorgfalt die Designer hier zu Werke gegangen sind.

Ganz deutlich sieht man das an der Ausrichtung der Elemente. Grob über den Daumen gepeilt stimmt das meistens. Aber intuitiv merkt man, dass hier etwas nicht genau passt. An der einen Stelle ein wenig zu hoch, an der anderen zu weit rechts, eben gerade so zurechtgerückt, nicht aber ordentlich entwickelt. Wer genau hinsieht, erkennt eine ganze Menge solcher Fehler.

Auch ansonsten wirken die Elemente eher lieblos auf die Folie geworfen. Manche Textboxen sind so eng an den Rand gequetscht, dass Sie fast aus den Boxen zu fallen scheinen, Abstände sind uneinheitlich, Texte sind ’mal fett, das andere Mal nicht und so könnte man weiter aufzählen.

Dagegen ist bei unternehmensinternen Vorträgen in Meetings nicht unbedingt etwas einzuwenden, denn da zählt der Inhalt deutlich mehr als die Form. Wenn aber ein Siemens-Vorstandsmitglied über Hochtechnologie-Projekte spricht und dabei explizit darauf verweist, dass Siemens kritische Infrastruktur zur Verfügung stellt, die den reibungslosen Ablauf der Weltmeisterschaften garantiert, dann ist es sehr wohl eine unterschwellige Botschaft, ob sorgfältig gearbeitet wird oder nicht.

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