Das Alphabet von A-Z, nicht mehr und nicht weniger enthält das Buch ABC3D. Und doch kann man es nicht aus der Hand legen; oder man nimmt es gleich wieder hoch, um sich noch einmal anzusehen, welch’ liebevolle Details das Buch enthält, blättert Seiten vor und zurück oder dreht das Buch in alle Richtungen.
ABC3D ist ein wundervolles Pop-Up-Buch, in dem sich Buchstaben aus den Seiten erheben und ineinander überfließen, in dem einfach so viel Liebe zum Detail steckt, dass die 26 Buchstaben lebendig werden und aufs Neue entdeckt werden wollen. Das Buch ist ein wunderbares Beispiel dafür, wie Sorgfalt und Reduktion auf das Wesentliche, hier auf die Buchstaben des Alphabets, eine enorme Wirkung erzielen und in Erinnerung bleiben.
Was Antoine de Saint-Exupéry mit diesem Zitat über Ingenieursleistungen gesagt hat, gilt genauso für alle anderen Künste und Handwerke – und damit eben auch für Präsentationen: Ihre Präsentation ist so lange nicht optimal vorbereitet, wie Sie zu einem Teil der Präsentation die Fragen „Was will ich damit eigentlich sagen?“ und „Ist das für das Verständnis meiner Zuhörer wirklich wichtig?“ nicht beantworten können.
Das gilt natürlich auch für jede einzelne Folie: „Benötigen meine Zuhörer wirklich alle Informationen, die ich auf die Folie geschrieben habe?“ und für jedes Bild oder Diagramm: „Hilft dieses Bild meinen Zuhörern, meine Aussage zu verstehen?“
Letzte Woche war ich nach langer Zeit mal wieder bei Kaufland einkaufen. Das tue ich normalerweise gar nicht gerne, weil ich mich regelmäßig von dem riesigen Angebot erschlagen fühle. Offenbar hat das der Betreiber mittlerweile auch selbst erkannt, denn mit Hilfe von Hinweisschildern werden interessante Angebote gekennzeichnet: was neu ist, was Bio ist, und was besonders billig ist. Dieses Paradebeispiel klarer, zielgerichteter Kommunikation musste ich einfach mit einem Foto festhalten.
Im Ernst, was sich die Kaufhausbetreiber bei dieser Beschilderung gedacht haben, wird mir wohl auf ewig ein Rätsel bleiben. Ich zähle alleine drei verschiedene billig/billiger-Schilder. Insgesamt sind auf diesem Foto an die 50 Hinweisschilder an einem einzigen Regal zu sehen. Wer sich durch die reine Produktanzahl noch nicht überfordert fühlt, der ist es garantiert mit diesen Hinweisen. Gedacht, um Wesentliches zu kennzeichnen, führt die schiere Zahl an „wesentlichen“ Informationen dazu, dass der Käufer genauso verloren vor dem Regal steht wie ohne diese Hinweise. Wenn alles wichtig ist, ist nichts mehr wichtig.
Presentation Zen ist der weltweit meistgelesene Blog über Präsentationsdesign. Garr Reynolds, Professor für Marketing und Management in Japan, schreibt dort seit knapp 3 Jahren über seine Ideen zum Design von Präsentationen. Anfang diesen Jahres erschien sein gleichnamiges Buch, was Google zum Anlass nahm, Reynolds in der Reihe Authors@Google zu einem Vortrag einzuladen. Endlich gibt es also eine Gelegenheit, den “Zen-Meister” des Präsentierens selbst präsentieren zu sehen.
Beeindruckend ist, wie Reynolds eine sehr harmonische Atmosphäre schafft, indem er immer wieder das Publikum einbindet, an geeigneten Stellen Humor einbaut und insgesamt eine sehr natürliche Sprache verwendet. Und selbstverständlich gibt es jede Menge hervorragender Beispiele für Reynolds’ Zen-Ästhetik zu sehen, eine minimalistische Art Folien zu gestalten, die vor allem auf die Wirkung von großformatigen Fotos setzt. Dazu Reynolds:
Make a choice of what’s important and let go of all the rest.
Seine Folien sind musterhafte Beispiele dafür. Ich teile allerdings Reynolds’ Selbsteinschätzung, der sich in seinem Blog für diese Präsentation nur 7,5 von 10 Punkten gibt. Warum? Weil er sich an sein Zitat leider nur beim Foliendesign hält, nicht aber bei der Umsetzung der Präsentation. Der Vortrag ist randvoll gefüllt mit Inhalten, so dass man den Eindruck nicht los wird, er könne sich von einigen seiner Ideen eben nicht trennen, z.B. während der sehr langen Selbstvorstellung.
Eine von Reynolds häufig zitierte japanische Weisheit lautet “Only eat until 80% full“. Anders ausgedrückt soll eine Präsentation nicht überladen sondern etwas kürzer und dafür bekömmlicher sein. Sein Vortrag ist aber so voll, dass er ein ziemlich hohes Tempo anschlagen muss und dennoch länger braucht als vorher von ihm angekündigt. Viele seiner Folien zeigt er nur für wenige Sekunden, so dass man als Zuhörer kaum Gelegenheit hat, die Bilder wirken zu lassen. Die eine oder andere längere Pause hätte die Wirkung der Aussagen sicher besser unterstützt (und im Übrigen die schönen Folien besser zur Geltung gebracht). Wer weder das Buch noch den Blog kennt, wird durch das hohe Tempo vielleicht sogar ein wenig Mühe haben zu folgen.
Dennoch, wer die gut 70 Minuten aufbringen kann, findet in dem Vortrag jede Menge Inspirationen und wertvolle Tipps zur Gestaltung der eigenen Folien.
Der Jahreswechsel ist die Zeit der Rückschau und der Planung für das nächste Jahr. Das gilt natürlich auch für die Finanzplanung großer Konzerne. Eine wunderbare Gelegenheit, Investoren und Analysten einen positiven Eindruck vom eigenen Unternehmen zu geben und das Vertrauen in die Investition zu stärken, umso mehr wenn die Zahlen selbst bereits glänzen.
Wie man solch eine Gelegenheit aber auch richtig vergeigen kann, zeigt der Coca-Cola-Abfüller Coca-Cola West aus West-Japan mit seiner Präsentation der Ergebnisse für 2007.
Die Beispiele sehen nicht nur billig aus, sie sind auch offenbar mit wenig Sorgfalt vorbereitet worden. Das Layout ächzt an allen Ecken und Kanten durch Anfängerfehler (z.B. Überlappungen und Inkonsistenzen), auch Rechtschreibfehler schleichen sich ein (z.B. “Coca-Cole”). Das Foliendesign schreit einen geradezu an mit seinen schrillen Farben. Die unendlich vielen Farbverläufe wirken nicht nur verspielt, sondern wecken einen unseriösen Eindruck. Die Folien sind hoffnungslos überfüllt mit Details, so dass die Kernaussagen völlig im Rauschen untergehen. So geht es übrigens 75 Folien lang zu (fairerweise: bei Folie 50 beginnt das Referenzmaterial). Ein Leser des Blogs Presentation Zen schreibt dazu in den Kommentaren: “Seems that coca is still a major ingredient of their sugared beverages.”
Übrigens läuft auch der Einwand ins Leere, das Ganze müsse so ausführlich sein, weil es ja gleichzeitig als Handout für die Analysten dient. Erstens ist es ungeheuer mühsam, sich durch dieses unübersichtliche Material durchzuarbeiten und die wesentlichen Informationen oder gar die groben Trends herauszufiltern. Damit ist es als Handout genauso untauglich wie als Präsentationsmaterial. Außerdem gibt es für die vergangenen Jahre durchaus sehr ansehnliche “Annual Review“-Dokumente. Echte Dokumente, die alles besser machen als diese merkwürdigen Folien. Sie sind übersichtlich strukturiert, liefern klare Aussagen und sehen auch noch gut aus, z.B. dieses einfache Diagramm:
Technische Präsentation sind besonders anfällig für quälende PowerPoint-Vorträge. Wer schon einmal eine mehrtägige technische Konferenz besucht hat, kann davon sicher ein Lied singen. Der Kampf gegen das Einnicken ist häufig nicht zu gewinnen, wenn hoffnungslos unübersichtliche Diagramme, leere Worthülsen (“content enablement”) und fehlerhafte Programmdemos auf einen niederprasseln.
Bei der letztjährigen MEDC, Microsofts Konferenz für “mobile and embedded devices”, haben sich vier Microsoft-Mitarbeiter einen Spaß daraus gemacht, die gröbsten Fehler bei technischen Präsentationen in einem Video nachzustellen. Wenn man nicht wüsste, das es Spaß ist, man könnte es glatt für echt halten. So traurig ist das oft auf Konferenzen; und so gut haben die vier das nachgestellt.
Letzte Woche unterhielt ich mich mit einem Unternehmensberater über überzeugende Präsentationen. Unternehmensberater haben daran ein ureigenstes Interesse, sollte man zumindest meinen. Schließlich müssen sie Kunden oft von unbequemen Ideen überzeugen und dabei nicht selten Widerstände und generelles Misstrauen überwinden. Wer überzeugend präsentieren kann, ist hier klar im Vorteil (übrigens unabhängig davon, ob er Sinnvolles oder Bullshit erzählt). Im Buch „The McKinsey Mind“ sagt Neal Crocker, dass das ein unfairer Vorteil sei:
Presentation is the “killer skill” we take into the real world. It is almost an unfair advantage! – Neal Crocker
Mein Gesprächspartner war offenbar ganz anderer Meinung. Unsere Zeit sei ohnehin viel zu schnelllebig, als dass man überhaupt etwas von Vorträgen mitnehmen könne; und schließlich bekomme man ja immer Ausdrucke von allen Folien. Man versuche in seiner Branche möglichst mit Standardpräsentationen zurecht zu kommen, vielleicht ergänzt um ein paar kundenspezifische Folien.
Es ist genau diese Einstellung, die zu den schwer erträglichen PowerPoint-Orgien führt: als Vortragender keine Zeit für eine überzeugende Aufbereitung und als Zuhörer eine Durchhaltementalität, die langweilige Präsentationen als gegeben ansieht. Außerdem, sagt der Unternehmensberater, komme es ja auf den Inhalt an und nicht auf die Verpackung.
Überzeugend Präsentieren bedeutet, gute Ideen ansprechend zu verpacken, und nicht, heiße Luft um Nichts zu produzieren. Es bedeutet, Ideen auf das Wesentliche zu reduzieren und es nicht dem Zuhörer zu überlassen, die relevanten Informationen herauszufiltern. Es bedeutet, das Verständnis durch einprägsame Folien zu unterstützen und nicht durch sinnloses Wiederholen viel zu vieler Details abzulenken. Es bedeutet, Ideen so zu verpacken, dass etwas bei den Zuhörern hängen bleibt. Das – und nur das – ist der Grund, warum wir präsentieren.
Diejenigen, die das besonders gut machen, erreichen ihre Ziele deutlich leichter. Sie werden verstanden. Sie motivieren. Inspirieren. Begeistern. Weil sie nicht nur einen hervorragenden Inhalt haben, sondern weil sie diesen Inhalt auch so präsentieren können, dass sie andere Menschen davon überzeugen. Weil sie die Macht von Worten zu nutzen wissen und einen oft gehörigen Aufwand betreiben, um das bestmöglich umzusetzen.
Ein unfairer Vorteil ist das nicht, denn jeder hat die Chance, den gleichen Aufwand zu treiben. Allerdings ist nicht jeder bereit, diesen Aufwand zu treiben. Tun Sie es und nutzen Sie den Vorteil, den Sie dadurch haben!
Ende Februar fand die diesjährige TED-Konferenz statt. Diesmal stellten die Veranstalter u.a. die Fragen “Wer sind wir?”, “Was ist Leben?” und “Wie können wir es wagen, optimistisch zu sein?”. Die ersten Vorträge wurden bereits auf der Webseite veröffentlicht. Sehr sehenswert ist beispielsweise der Vortrag von Jill Bolte Taylor, einer amerikanischen Hirnforscherin, die selbst einen Hirnschlag erlitten hat, und ihre Erlebnisse in einem mitreißenden Vortrag schildert (s.u.).
Einen Blick wert ist in jedem Fall auch das eBook TEDBigViz, das in diesem Jahr während der Konferenz als Experiment entstanden ist. Die beiden Designer David Sibbet und Kevin Richards zeichneten live ihre spontanen Assoziationen zu den Vorträgen an einem Multitouch-Screen auf. Das Ergebnis ist nicht nur hübsch anzusehen, sondern auch ein schönes Beispiel dafür, wie Ideen grafisch auf das Wesentliche reduziert werden können. Die PDF-Datei kann kostenlos heruntergeladen werden.
Zum Abschluss noch das versprochene Video von Jill Bolte Taylors Vortrag, der übrigens auch ein hervorragendes Beispiel dafür ist, wie fasziniernd es sein kann, reale Utensilien als Anschauungsmaterial zu verwenden (anstatt immer nur Abbildungen in PowerPoint-Folien zu verwenden).
Lästern kann jeder. Aber wenn’s um’s besser machen geht, darf man dann auch nicht kneifen. Tu’ ich auch nicht.
Nachdem ich kein gutes Haar an Dr. Chatzimarkakis Präsentation auf dem CeBIT-RFID-Forum gelassen habe, möchte ich in diesem Artikel zeigen, wie man es besser machen kann.
Ich beschränke mich aber auf einen Aspekt seines Vortrags, statt den gesamten Vortrag zu besprechen – schließlich wollen wir uns ja auf das Wesentliche konzentrieren. Dazu greife ich mir den Mittelteil des Vortrags heraus, in dem es um eine Workshop-Reihe geht, die die EU zur Meinungsfindung nutzen möchte, um ihre Entscheidungen zum RFID-Thema vorzubereiten. Ich schlage vor, Sie lesen die entsprechenden Folien einmal zügig durch und überlegen dann, ohne erneut auf die Folien zu schauen, was bei Ihnen hängen geblieben ist.
Was sind eigentlich die wesentlichen Aussagen auf den Folien? Offenbar gibt es fünf Workshops, die sich mit verschiedenen Aspekten des RFID-Themas beschäftigen sollen. Die Workshops legen einen Bericht vor, der in die Beschlüsse zum europäischen Forschungsförderprogramm einfließt (dem framework programme 7, FP7). Das zumindest sollten Sie behalten haben. Idealerweise kennen Sie noch die Kernthemen der Workshops, denn damit haben Sie einen guten Überblick über die Tragweite des RFID-Themas.
Diese Informationen kann man im Prinzip sogar mit einer einzigen Folie transportieren, die vielleicht so aussehen könnte (wie viel behalten Sie nun?):
Um zu dieser Folie zu gelangen, habe ich folgendes getan:
Der ursprüngliche Folienhintergrund lenkt vom Text ab, er ist viel zu unruhig und vermindert den Kontrast. Der sehr kleine Text ist dadurch schlechter zu lesen. Ich habe den Hintergrund gelöscht und durch einen dezenten einfarbigen Hintergrund ersetzt, der einen guten Kontrast zum Vordergrund erlaubt und sich nicht selbst in den Vordergrund drängt.
Die wesentliche Information ist in sehr großer Schrift hervorgehoben. Es ist sofort sichtbar, dass es eine Workshop-Reihe geben wird.
Die langweilige Arial-Schrift habe ich durch die plakativere und modernere Haettenschweiler ersetzt. Das passt auch stilistisch besser zu dem Technologie-Thema RFID.
Der ursprüngliche Text ist vollständig von der Folie verschwunden. Die wesentlichen Punkte, die beim Zuhörer hängen bleiben soll, sind aufgeführt, mehr nicht. Alle weiteren (nicht so wichtigen) Details können mündlich gegeben werden, oder auf weiteren Folien besprochen werden (s.u.).
Den fünf Workshops habe ich je ein sprechendes Icon zugeordnet, damit die jeweilige Thematik auch visuell verstanden wird. Die Icons stammen von iStockphoto (verwenden Sie keine billigen Standardcliparts).
Die Titel der Workshops habe ich auf ein einprägsames Schlagwort reduziert.
Um die Informationen noch besser einzuprägen, kann man zusätzlich je eine Folie zu den fünf Workshops spendieren. Das hat Dr. Chatzimarkakis auch gemacht, doch unterstützen seine Folien durch ihre Informationsfülle nicht die Einprägsamkeit seiner Worte. Besser wäre es vielleicht so:
In der ursprünglichen Version wurden auf jeder Folie sehr viele Informationen verpackt, die die Zuhörer ohnehin nicht behalten können, und die daher vom Wesentlichen ablenken. Stattdessen habe ich folgendes getan:
Icon und Schlagwort von der Übersichtsfolie werden sehr groß platziert.
Das Icon dient als visuelle Erinnerungshilfe.
Das Schlagwort gibt den Kern des Workshop-Themas wieder. Den genauen Titel kann man mündlich geben und im übrigen auf Unterlagen verweisen.
Statt vieler Details wird zu jedem Workshop eine Kernaussage auf die Folie geschrieben, um dem Schlagwort eine konkretere Bedeutung zu geben. Diese dient jedoch nur als Gedankenstütze und kann daher entsprechend klein gedruckt werden (sollte aber mit immer noch 26pt auch aus größerer Entfernung noch gut lesbar bleiben). Als Schriftart habe ich Helvetica Neue, fein, verwendet.
Die letzte Folie fasst das Gesagte noch einmal zusammen und gibt einige Daten als Zusatzinformation.
Alle weiteren Informationen können problemlos mündlich gegeben werden, während die Zuhörer mit den plakativen Folien eine gute Gedankenstütze erhalten, mit denen Sie das Gesprochene verknüpfen können. Die Folien lenken nicht vom Gesprochenen ab, sondern unterstützen optimal das Verständnis. Die Icons veranschaulichen das Thema des Workshops zusätzlich, sodass nicht nur Text, sondern auch visuelle Information im Gedächtnis bleibt.
Natürlich bietet es sich an, einen Flyer für die Workshop-Reihe dabei zu haben, der weitere Informationen enthält. Diese können dann durchaus ausführlicher sein und auch über das Gesagte hinausgehen. Die Zuhörer nehmen dann gleich zwei Dinge mit nach Hause. Die Erinnerung an einen interessanten Vortrag und eine gedruckte Information, zu der Sie durch den Vortrag die richtigen Assoziationen haben.
Zum Abschluss noch einmal die Frage: wenn Sie sich die beiden Foliensätze noch einmal ansehen, welcher vermittelt die Informationen einprägsamer?
Natürlich sind meine Vorschläge nicht die einzige Möglichkeit, die Folien zu verbessern, es gäbe unzählige weitere (und sicher auch noch bessere). Die Vorschläge machen aber anschaulich, was schon mit wenig Aufwand möglich ist, ich habe keine 20 Minuten dafür benötigt.
Im letzten Artikel habe ich diese Abbildung verwendet, um zu verdeutlichen, wie in vielen Präsentationen die Kernbotschaft zwischen viel zu vielen Details versteckt wird. Wahrscheinlich haben Sie gedacht: ok, Prinzip verstanden, aber das Beispiel ist ein bisschen extrem, so was macht doch keiner. Irrtum.
RFIDs sind kleine elektronische Etiketten, die per Funk ausgelesen werden können und so beispielsweise eine automatische Lagerverwaltung oder Kassen ohne Kassierer ermöglichen könnten. Chatzi, wie er sich selber nennt, hielt dazu einen Vortrag über mögliche EU-Regulierungen. Ein Auszug seiner Folien:
Wer sich die Mühe macht, die Stichpunkte auf allen 14 Folien zu zählen, kommt auf die unglaubliche Zahl von 79! Alle stehen gleichwertig nebeneinander. Es gibt praktisch keine Hervorhebungen, keine visuellen Hilfestellungen, keine Ordnung außer der Untergliederung des Vortrags auf die verschiedenen Folien.
Auch an den Folien erkennt man nicht, ob sie wichtige Informationen transportieren oder lediglich Zusatzinformationen liefern. Alle Folien verwenden den gleichen nutzlosen Hintergrund, der das Layout sehr unruhig und den Text schwer leserlich macht.
Natürlich kann man einwenden, dass es ja auf den Vortrag ankommt und die Folien nur unterstützenden Charakter haben. Aber: diese Folien unterstützen nicht, sie schaden höchstens. Oder wie viele Vortragende haben sie schon gesehen, die mit solchem Folienmaterial einen guten Vortrag halten? Garr Reynolds von Presentation Zen formuliert das in seinem Buch treffend:
Niemand kann mit Folie auf Folie voller Stichpunkte einen guten Vortrag halten.
Ach ja: um Dr. Chatzimarkakis ein wenig in Schutz zu nehmen. Die Folien zu den übrigen Vorträge auf dem RFID-Forum sehen zwar mitunter ein wenig schicker aus, sind aber nicht wirklich aufgeräumter, und zwar fast ausnahmslos.
