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Wesentliches Archive - Dr. Gerharz - Überzeugend Präsentieren

Let’s Talk: Mut zu Menschlichkeit

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Heute zu Gast: Andrea Joost, Präsentationsberaterin aus Heidelberg und Autorin des Buches „Mit Worten bewegen“.

Wir haben uns unterhalten über Sprachmonster und Informationsabladeplätze, Folien als Sehtest, den Seriositätsvorhang, der den Weg zur Professionalität gerade nicht freigibt und den man deshalb lieber nicht durchschreitet, außerdem über lange Leinen, Angst vor Fehlern, eine Alternative dazu, nämlich Mut zum Risiko, und über die Chancen, die mehr Menschlichkeit in Vorträgen bieten.

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Dringend vs. wichtig

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Die meisten Präsentierenden priorisieren das Dringende über das Wichtige.

Nehmen wir Folien. Folien sind immer dringend. Folien sind inzwischen praktisch ein Synonym für „Vortrag“. Statt zu sagen, man müsse noch einen Vortrag vorbereiten, sagt man, man müsse noch Folien machen. Folien sind sichtbarer Fortschritt. Habe ich Folien, habe ich einen Vortrag. Scheinbar.

Doch sind Folien kein Vortrag. Folien sind Folien.

Ob ich einen Vortrag habe, hängt davon ab, ob ich etwas zu sagen habe, ob das, was ich zu sagen habe, zu meinem Publikum passt, und ob ich das, was ich zu sagen habe, so sagen kann, dass es bei meinem Publikum etwas bewirkt.

Habe ich mich Hals-über-Kopf in das Dringende gestürzt, dann habe ich vielleicht nicht nur Zeit verloren, in der ich mich um das Wichtige hätte kümmern können. Ich habe die Zeit vielleicht sogar vergeudet. Möglicherweise war das Dringende nämlich weder wichtig noch überhaupt nötig. Oder nicht in dieser Form nötig. Ob es nötig ist, weiß ich oft erst, nachdem ich das Wichtige getan habe.

Das Tückische am Dringenden ist, dass es suggeriert, dass die Zeit zu knapp sei. Und wenn die Zeit knapp ist, schaffe ich möglicherweise nicht mehr, alles zu erledigen, was ich gerne erledigen würde. Also schleicht sich langsam die Angst an. Je knapper die Zeit, desto näher kommt sie.

Doch ist die Zeit stets knapp. Es gibt stets etwas, das noch dringender scheint. Es gibt stets mehr Tätigkeiten, die dringend sind, als solche, die wichtig sind.

Wenn die Zeit knapp ist, gilt deshalb erst recht, in dieser Zeit zuerst das Wichtige zu erledigen. Habe ich die Wahl, konzentriere ich mich immer zuerst darauf, meine Botschaft zu finden, suche nach Aufhängern im Publikum, spinne einen roten Faden – und wenn ich dabei zu dem Schluss komme, dass Folien wichtig sind, dann mache ich Folien. Aber zur rechten Zeit mit dem rechten Ziel.

Dringend ist nämlich eigentlich das, was wichtig ist, um sein Ziel zu erreichen. Und die eigentliche Herausforderung besteht darin, sich nicht darüber täuschen zu lassen, was das ist.

Nur mal schnell

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Es geht niemals bloß darum, nur mal schnell ein paar Daten zu präsentieren. Lesen können alle selber. Es geht immer darum, zu ordnen, zu filtern, zu pointieren. Warum so und nicht anders? Was ist bemerkenswert? Was irrelevant?

Wer informieren soll, der soll gerade nicht vorlesen, aufzählen, herunterbeten. Es ist seine Verantwortung, den Überblick zu wahren in dem ganzen Kuddelmuddel aus Daten und Fakten. Die richtigen Fragen zu stellen und die richtigen Schlüsse zu ziehen. Den Blick für das Wesentliche zu haben. Zu verstehen. Orientierung zu bieten. Zusammenzufassen. Zu kritisieren. Aufmerksam zu machen. Nicht 100 Seiten Statistiken zu zeigen, sondern die eine Zahl, die alles auf den Punkt bringt.

Wer das gut macht, der spart seinen Zuhörern Zeit statt sie zu verschwenden wie der, der das „nur mal schnell“ macht.

Wenn das Meeting mal wieder langweilig ist

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Klar können Sie Mails bearbeiten, wenn das Meeting mal wieder langweilig ist. Aber wie wäre es, statt der Symptome die Ursachen zu bekämpfen? Statt nach Möglichkeiten zu suchen, um die langweilige Zeit im Meeting anderweitig zu nutzen, lieber daran zu arbeiten, dass es gar nicht erst dazu kommt?

Versuchen Sie doch mal eine oder mehrere dieser Ideen:

  • Verkürzen Sie die Meetingzeit auf ein Drittel und halten Sie sich daran. Das ist leicht, wenn jeder die langweiligen zwei Drittel weglässt.
  • Stimmen Sie nach 5 Minuten Vortragszeit ab mit der Frage „Wollen Sie mehr erfahren?“. Nur wenn die Mehrheit mit „Ja“ antwortet, geht es weiter. Sie werden erstaunt sein, wie viel Relevantes man in 5 Minuten sagen kann.
  • Nutzen Sie das Saari-Prinzip: Jeder darf jederzeit „Wen kümmert das?“ fragen. Wenn der Vortragende oder der Meetingleiter darauf keine Antwort hat, ist der Vortrag beendet.
  • Verzichten Sie, wie Amazon, auf Vorträge zugunsten einer Study Hall. Statt Vorträgen bereiten die Mitarbeiter Memos vor. Zu Beginn jedes Meetings sind 30 Minuten exklusiv reserviert, um diese Memos zu lesen.
  • Bewerten Sie öffentlich das Meeting sowie den Organisator, z.B. am schwarzen Brett oder im Intranet. So erkennen Sie schnell, wer Meetings so organisiert und führt, dass Sie etwas bringen. Lernen Sie davon.

Resignieren Sie nicht vor langweiligen Meetings, sondern ändern Sie etwas. Und fangen Sie bei sich an.

Für immer

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Guil Zekri betreibt in Köln das Tattoo-Studio Reinkarnation. Sein Business-Mantra lautet:

The most important [rule] is that the customer gets a good tattoo and goes happy home because he will remember this studio for the rest of his life.

Was wäre, wenn das für Ihre Präsentation auch gelten würde? Wenn sich Ihr Publikum für den Rest des Lebens an Ihre Präsentation erinnern würde?

Was wäre, wenn die Präsentation weh tun würde? Wer würde dann trotzdem zu Ihnen kommen? Wer würde Ihre Idee haben wollen? Wer würde sie zeigen wollen? Und wem?

Was würden Sie dann ändern?

Warum tun Sie’s nicht?

Aber das ist doch wichtig!

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Was ist denn hier wichtig?   Erklären Sie Ihrem Publikum lieber das große Ganze als jedes einzelne Mosaiksteinchen.

Aber das ist doch wichtig!

Na und? Ist doch völlig egal, denn Ihr Publikum kann sich nun einmal nicht alles merken, was Sie für wichtig halten.

Aber trotzdem, das kann man einfach nicht weglassen.

Und wieso nicht? Wenn es sich eh keiner merkt?

Weil sonst die Substanz fehlt.

Aha. Die Substanz.

Naja, der Vortrag wird doch sonst zu dünn.

Was soll denn ein dünner Vortrag sein?

Einer, bei dem nur gelabert wird.

Entschuldigung? Der Rest Ihres Vortrags ist nur gelabert?

Nein, natürlich nicht. Aber wenn ich das weglasse, fehlt was.

Natürlich fehlt was. Aber wenn es sich eh keiner merken kann, wen interessiert das dann?

Mich.

Das ist egal.

Und meinen Chef.

Das ist auch egal. Nur Ihr Publikum zählt.

Aber ich habe mir viel Mühe damit gemacht.

Na und? Relevant ist nicht, wie viel Mühe Sie bei der Vorbereitung hatten, sondern nur, wie viel am Ende ankommt.

Und Sie meinen wirklich, ich kann das weglassen?

Sie müssen! Sorgen Sie dafür, dass das, was Sie sagen, so verständlich wie möglich ist und lassen Sie alles weg, was davon ablenkt, also auch all’ die Fakten, die Sie zwar selbst für wichtig halten, auf die Sie stolz sind, oder die Ihnen viel Mühe gemacht haben. Verständnis ist das Ziel, nicht Wissen. Nur das Publikum bestimmt, ob Ihnen das gelingt.

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Was Hänschen nicht lernt…

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So sieht es oft bei Schulreferaten aus. Weil die Lehrer selbst wenig von Präsentationen verstehen, lernen es die Schüler falsch.

Man sollte meinen, dass es in der Wissensgesellschaft zu unseren wichtigsten Fähigkeiten zählt, Ideen verständlich zu erklären und andere für seine Ideen zu begeistern. Ist aber offenbar nicht so, denn es sieht immer noch düster aus in der Ausbildung zum sog. Knowledge Worker. Dort, wo Kommunikation auf dem Lehrplan steht, werden die kommunikativen Fähigkeiten eher verdorben als verbessert. Das ist sogar eher schlimmer geworden, seit in den Schulen Referate mit PowerPoint gehalten werden.

Wer nicht selber denkt, wird verdorben

Schon zu unserer Zeit hatten Referate nichts mit guter Kommunikation zu tun. Im Gegenteil: es war immer eher eine Prüfungssituation und ging selten – eigentlich nie – darum, neue spannende Ideen in die Köpfe der Mitschüler zu pflanzen. Für die Lehrer waren die exakten Jahreszahlen und Fakten wichtiger, als den Schülern beizubringen, wie man die Klasse für ein Thema begeistert. Klar, Fakten kann man ja auch viel leichter prüfen.

An Uni und im Job wird es nicht besser. Weil es falsch vorgelebt wird, wird der Nachwuchs letztlich verdorben.

An der Uni ist es nicht besser. Zwar haben die Professoren und Betreuer wenigstens selbst recht viel Erfahrung im Schreiben und Präsentieren, aber die falsche. Sie machen es selbst nicht gut und sollen es dann anderen beibringen. Dabei kommt dann so etwas heraus wie die 1-7-7-Regel oder, dass man die wichtigsten Punkte auf einer Folie hervorheben soll (anstatt z.B. überhaupt nur das Wichtige drauf zu schreiben).

Wer danach noch nicht verdorben ist, wird spätestens im Unternehmen verdorben, wo man lernt, dass das schon immer so gemacht wurde, dass das so erwartet wird und dass ja schließlich die Präsentation auch Dokumentation und Handout sein soll.

Taugen die Lösungsansätze?

Erkannt ist das Problem schon lange. Die Lösungen überzeugen aber meist nicht. An den Schulen werden heute Präsentationen mit PowerPoint geübt – von Lehrern, die nicht wissen, worauf es dabei ankommt. Stattdessen bekommen die Schüler die ewig falschen Regeln eingebläut.

An den Unis gibt es, teils verpflichtende, Kurse zu Soft Skills – von denselben Professoren oder Assistenten, die auf Konferenzen und in Vorlesungen langweilige und unverständliche Vorträge halten.

Wir brauchen eine flächendeckende Grundausbildung in guter Kommunikation

Was wir brauchen, ist eine Ausbildung, die den Schülern, Studenten und Berufsanfängern beibringt, wie sie ihre Ideen klar kommunizieren und ein Publikum für ihr Thema begeistern; wie sie mit klarer Gestaltung Gedanken sichtbar machen und wie sie auch komplizierte Ideen in Klardeutsch erklären.

Wir brauchen eine flächendeckende Grundausbildung in guter Kommunikation. Nicht nur für die Schüler und Studenten, sondern auch für die Ausbilder.

Das geht nur mit echten Profis. Die HAWK Hildesheim ist da z.B. mit Anke Tröder seit Jahren Vorreiter. Auch an der Uni Osnabrück hat man das erkannt und in diesem Semester solch ein Programm gestartet, für das ich einen Lehrauftrag habe.

Das kann jedoch nur ein Anfang sein. Was wir brauchen, ist eine systematische Ausbildung. Und zwar nicht nur für die Schüler und Studenten, sondern auch – und gerade – für diejenigen, die sie ausbilden. Diese würden übrigens ganz unmittelbar auch persönlich in ihrem Job davon profitieren.

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STOP – oder es knallt

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Vier Buchstaben auf rotem Grund, sonst nichts!  Das STOP-Schild macht richtig, was viele PowerPoint-Folien falsch machen.

Es ist Freitagabend. Im Feierabendverkehr nähern Sie sich einer Kreuzung. Auf einem bunten, achteckigen Schild steht: „Gefährliche Kreuzung! Verkehrsfluss der kreuzenden Hauptstraße nicht stören. Bitte an der unten angebrachten weißen Linie anhalten. Erst fahren, wenn sich eine Lücke im Straßenverkehr ergibt.“ Was in dieser Situation absurd klingt, ist in Meetingräumen Alltag: hoffnungslos vollgeschriebene Folien.

Niemand käme auf die Idee, auf ein STOP-Schild alle Informationen aus der Straßenverkehrsordnung zu schreiben. Das wäre sogar gefährlich, denn es würde die Fahrer ablenken. Warum aber lenken Sie Ihr Publikum mit all den Informationen auf Ihrer Folie ab? Nur weil es nicht um Leben und Tod geht?

Lernen Sie von der Straßenverkehrsordnung präsentieren mit unserem neuen Download: STOP – oder es knallt.

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