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Vorher-Nachher Archive - Dr. Gerharz - Überzeugend Präsentieren

Im Einsatz geht es heiß her

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Wenn der Alarm geht, muss alles ganz schnell gehen. Acht Minuten haben Sie im Schnitt, um am Einsatzort zu sein. Da bleibt wenig Zeit zum Nachdenken, jeder Handgriff muss sitzen. In Windeseile haben Sie Helm und Ausrüstung angelegt und dann sitzen Sie auch schon im Fahrzeug. Noch unterwegs bekommen Sie erste Informationen zum Schadensausmaß: Eine Fabrikhalle brennt. Vermutlich sind alle Arbeiter schon draußen, doch das ist nicht sicher, jemand muss also rein in die brennende Halle …

Natürlich wissen Sie, dass Sie auf Ihrem anstehenden Vortrag diese angespannte Atmosphäre mit Bildern gut transportieren können. Sie suchen also Einsatzbilder, vielleicht haben Sie sogar selbst ein paar von einer Übung auf Ihrer Festplatte. Also basteln Sie Ihre Folie …

Zu viele zu kleine Bilder, ablenkende Texte

… und wundern sich, warum die Atmosphäre nicht so rübergekommen ist, wie Sie es sich erhofft hatten.

Zu viel des Guten

Sie wollten ganz auf Nummer sicher gehen, haben also gleich fünf Bilder ausgewählt, die Ihre Aussage unterstützen sollen. Und um Ihre Aussagen wirklich klar zu machen, haben Sie auch noch Ihre wichtigsten Punkte auf die Folie geschrieben.

Problem 1: Jedes einzelne Bild wird in seiner Wirkung geschwächt. Die Zuhörer müssen fünf Bilder verarbeiten, allesamt so klein, dass man erst einmal genauer hinschauen muss (und dabei nicht zuhören kann). Die viel zu kleinen Bilder werden durch den schrillen gelben Kasten in den Hintergrund gedrängt und keines kann seine Atmosphäre wirklich entfalten.

Problem 2: Die Erzählung rückt in den Hintergrund, weil die Zuhörer durch die vielen Stichpunkte und die vielen Bilder abgelenkt werden, die Sie erst einmal betrachten und verstehen müssen.

Problem 3: Die Folie ist nüchtern rational anstatt emotional, weil sie faktenbasiert ist. Sie spricht von dem „durchschnittlichen Ereignis“ und zählt auf anstatt von einem konkreten Erlebnis zu erzählen.

Weniger ist mehr

Warum trauen Sie Ihrer eigenen Begeisterung so wenig über den Weg? Lassen Sie die Bilder richtig wirken, indem Sie Ihnen den nötigen Raum dazu geben und alles überflüssige von der Folie entfernen.

Bilder brauchen Raum zum Wirken

Fesseln Sie dann die Zuhörer durch Ihre Erzählung, genau so, wie Sie sie Ihrem besten Freund erzählen würden. Wenn Sie dann die Zuhörer erreicht haben, können Sie Ihre Fakten in angemessener Kürze immer noch loswerden.

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Was schon im Ansatz kaputt ist, rettet auch ein wenig Farbe nicht. Auf dieser Folie, die ich neulich (so ähnlich) in einem Vortrag sah, sollen die farblich markierten Flächen helfen, die Folie übersichtlicher zu machen und die vier Aspekte visuell zu trennen:

Pasted Graphic 11

Gedacht war die Färbung sicher zur besseren Strukturierung der vier Teilaspekte, vermutlich nachdem der Autor festgestellt hat, dass die Folie ohne die Farben ziemlich unübersichtlich war, das hätte nämlich so ausgesehen:

Pasted Graphic 12

Leider hat er damit nicht die Ursachen, sondern lediglich die Symptome bekämpft. Anstatt durch (im Grunde genommen) bedeutungslose Farben, die eher willkürlich und quietschbunt daherkommen (und auch im übrigen Vortrag nicht weiter verwendet wurden), hätte er mit ein paar grundlegenden Designregeln viel mehr erreicht. Aber zunächst machen wir uns einmal auf die Suche nach den Ursachen der Unübersichtlichkeit:

1. Großbuchstaben sind nicht gut lesbar

Vermutlich um die Wichtigkeit jeder einzelnen Empfehlung zu betonen, wurde der komplette Text in Großbuchstaben gesetzt. Problematisch ist dabei vieles: Erstens verliert jede Auszeichnung ihre Bedeutung, wenn alles ausgezeichnet ist. Wenn alles wichtig ist, wird letztlich alles unwichtig. Zweitens sind Texte in Großbuchstaben schwer lesbar, weil ihnen eine visuelle Struktur fehlt. Das erkennt man z.B. hier:

Pasted Graphic 15

Da alle Großbuchstaben gleich hoch sind, nimmt sie das Auge aus der Ferne als einen großen Block wahr. Normale Text wechseln dagegen Groß- mit Kleinbuchstaben ab, die wiederum Ober und Unterlängen haben. Dadurch erhalten Wörter eine Struktur, die z.B. auch beim Überfliegen eines Textes hilft, die Bedeutung der Worte zu erfassen, ohne genau zu lesen.

2. Es fehlt Kontrast

Kontrast hilft dabei, wichtige von weniger wichtigen Informationen zu trennen. Auf dieser Folie besteht der einzige Kontrast jedoch in der Verwendung von Aufzählungspunkten, durch die Überschriften von Inhalten getrennt werden. Wenn jedoch alles mehr oder minder gleich aussieht, hat das Auge keine Stützpunkte, an denen es sich orientieren kann, um die Struktur und Hierarchie der Inhalte zu erkennen. Es bleibt letztlich nichts anderes übrig, als die Folie von oben nach unten zu lesen. (So ziemlich das Schlimmste, was einem Vortragenden passieren kann, denn in der Zeit hört sein Publikum ihm nicht zu.)

Mit zwei leichten Modifikationen hätte man hier also erheblich mehr erreicht als durch die Farbflächen, z.B. so:

Pasted Graphic 14

Die Strukturierung der Inhalte erfolgt hier letztlich durch das Designprinzip der Nähe, indem zusammengehörige Dinge auch räumlich nah beieinander stehen. Die Hierarchie der Inhalte wird durch das Designprinzip des Kontrastes erreicht, indem die vier Überschriften deutlich hervorstechen. Wer lieber dem Vortragenden zuhört als zeilenweise Text zu lesen, behält hierdurch gleichtzeitig eine gute Orientierung. Letztlich stellt das Prinzip der Wiederholung sicher, das gleiches auch gleich aussieht. Sämtliche Überschriften sind in der gleichen Schrift und der gleichen Farbe gehalten, so dass man auch keine Bedeutung in unterschiedlichen Farben suchen muss, wo keine ist.

Verwenden würde ich die Folie so übrigens trotzdem nicht, allenfalls als Handout, denn während des Vortrags kann man sich all das ohnehin nicht merken. Im Zweifel wird man durch das Lesen der Texte eher davon abgehalten, den (wichtigeren) Worten des Vortragenden zuzuhören.

Möglichkeiten, das besser zu machen, gibt es aber nahezu beliebig. Ich glaube sogar, dass man hier eine Folie gar nicht unbedingt gebraucht hätte. Viele der Informationen sind völlig naheliegend. Spannender und einprägsamer könnte es daher sein, anstatt eines Monologes den Dialog mit dem Publikum zu suchen, z.B. über typische Vorurteile zu diskutieren oder weitere Möglichkeiten des Einsparens zu besprechen, die vielleicht gar nicht auf der eigenen Liste standen. Sicher, dafür sollte man dann schon ziemlich gut vorbereitet sein. Aber ist das ein Argument?

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In dieser dreiteilligen Artikelserie gebe ich Tipps, Ihre bestehende Präsentation so zu verbessern, dass Ihr Publikum Ihre Botschaft versteht, Ihnen aufmerksam zuhört und sich die Kernaussage auch merkt.

Strichmännchen hinter Rednerpult

Nach meinen Ratschlägen aus den letzten beiden Wochen, haben Sie Ihre Präsentation möglicherweise von überflüssigem Ballast befreit und in eine spannende Struktur gebracht. Jetzt könnten Ihre Zuhörer noch ein paar Anker gebrauchen, mit denen Sie sich Ihre Botschaft besser merken können. Ich frage also weiter:

Warum sind Sie eigentlich selbst von Ihrer Idee begeistert?

Immerhin beschäftigen Sie sich intensiv mit Ihrem Vortragsthema. Das würden Sie nicht tun, wenn Ihnen das keinen Spaß bereiten würden und wenn Sie keinen Sinn darin sehen würden.

Hatten Sie vielleicht ein Schlüsselerlebnis?

Vielleicht der Moment, an dem Sie erkannt haben, dass alle anderen Lösungen aus einen einfachen Grund nicht funktionieren. Oder ein Erlebnis im Bus, das Ihnen einen ganz neuen Anwendungsfall für Ihr Produkt gezeigt hat. Oder ein Zitat, das Ihnen die Augen geöffnet hat.

Warum scheuen Sie sich dann, auch Ihrem Publikum davon zu berichten?

Ich weiß, Ihre Präsentation soll seriös wirken und Ihr Publikum verlangt handfeste Argumente. Und in der Tat sind Fakten wichtig, um Ihre Glaubwürdigkeit zu stützen. Aber merken kann sich diese Fakten ohnehin keiner. Sehr gut merken kann man sich aber überzeugende Geschichten, denn sie erleichtern es Ihren Zuhörern, Ihre Ideen zu verbildlichen und sie in Ihre Gedankenwelt einzuordnen.

Warum bringen Sie also die Fakten nicht durch Geschichten in einen Kontext, der für Ihre Zuhörer relevant ist?

Nicht dass Sie mich falsch verstehen: Ihre handfesten Argumente sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Präsentation, aber verstehen Ihre Zuhörer wirklich bei allen Ihren Argumenten unmittelbar, welche Bedeutung sie für Ihr Problem haben. Vielleicht hilft dabei aber das ein oder andere Bild, die ein oder andere Geschichte oder ein Beispiel aus der Praxis. Wenn Sie jetzt einwenden, dass Sie doch schon Beispiele nennen, frage ich zum Abschluss:

Nehmen Sie sich denn auch die Zeit, Ihre Beispiele zu erläutern?

Machen Sie eine Geschichte daraus. Sagen Sie nicht „Zum Beispiel A, B, C“, sondern nehmen Sie sich eines dieser Beispiel heraus und erläutern es ausführlicher, zeigen wie Ihre Argumente sich dort auswirken; welche überraschenden Ergebnisse sich vielleicht gerade in diesem Beispiel zeigen. Das kann man sich merken, die einfache Aneinanderreihung vieler nur aufgezählter Beispiele dagegen nicht.

Und wie kommen Sie nun von Ihrer bestehenden Präsentation dahin? Im Grunde reichen diese drei Schritten:

  1. Sammeln Sie Beispiele, Geschichten oder Bilder, die Ihre Argumente veranschaulichen.
  2. Wählen Sie die besten aus, das sind vielleicht am Ende zwei oder drei.
  3. Nehmen Sie sich in Ihrer Präsentation die Zeit, diese Beispiele auch zu erläutern (natürlich spannend mit den Empfehlungen der letzten Woche).

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Strichmännchen hinter Rednerpult

Wenn Sie meine Ratschläge aus der letzten Woche befolgt haben, dann sollte Ihre Präsentation jetzt von überflüssigem Ballast befreit sein und in bis zu drei größere Argumente geteilt sein. Heute geht es darum, Ihre Argumente möglichst spannend zu sortieren. Sicher ist das nicht die einzige Möglichkeit, aber gut umzusetzen. Ich hätte also nochmal ein paar Fragen:

Welches Problem Ihrer Zuhörer lösen Sie eigentlich?

Ihre Kernbotschaft haben Sie ja bereits auf den Punkt gebracht. Aber Ihre Zuhörer interessiert das nur, wenn sie auch erkennen, welchen Bezug die Informationen aus der Präsentation zu ihren eigenen Interessen haben. Dabei geht es nicht notwendigerweise um materielle Vorteile („Mit dieser Idee sparen wir im Jahr 100.000€“), sondern z.B. auch um völlig immaterielle Dinge (Ihre Zuhörer wollen vielleicht einfach etwas über Ihr Thema lernen). Irgendwie müssen Sie das Ihren Zuhörern veranschaulichen, also:

Womit wecken Sie das Interesse Ihrer Zuhörer?

Je eher Ihre Zuhörer erkennen, dass Ihre Präsentation relevant für sie selbst ist, desto eher werden Sie am Ball bleiben. „Prima“, werden Sie jetzt vielleicht sagen, „deswegen habe ich ja am Anfang eine Gliederungsfolie.“ Aber mal ehrlich:

Wann haben Sie zum letzten Mal einer Gliederungssfolie entgegengefiebert?

Gliederungsfolien sind so ziemlich das Gegenteil eines spannenden Präsentationseinstiegs und in den seltensten Fällen wirklich informativ. Viel hilfreicher ist es, Ihren Zuhörern am Anfang einen Aufhänger zu geben, der ihr Interesse weckt: eine aktuelle Frage, eine verblüffende Anekdote, eine herausfordernde These, in jedem Fall aber irgendetwas, was ein Fragezeichen in den Köpfen Ihrer Zuhörer hinterlässt.

Der Psychologe Robert Cialdini hat einmal gesagt: „Der Aha!-Effekt ist viel größer, wenn ihm ein Huh?-Effekt vorausgeht.“ Mit anderen Worten ist die Bereitschaft, sich Informationen zu merken größer, wenn die Zuhörer vorher selbst das Verlangen nach diesen Informationen entwickelt haben. Netter Nebeneffekt: Haben die Zuhörer erst einmal das Verlangen nach einer Antwort entwickelt, fiebern sie dieser auch eher entgegen. Sie hören also gebannter zu, die Spannung steigt. Versuchen wir es also noch einmal:

Welche Frage brennt Ihren Zuhörern am stärksten unter den Nägeln?

Wenn Sie diese Frage gleich zu Beginn ins Spiel bringen, können Sie in der Präsentation auf deren Beantwortung hinarbeiten. Das heißt übrigens nicht unbedingt, dass Sie die Antwort bis zum Schluss schuldig bleiben müssen. Gerade bei einer überraschenden Antwort mag die Erklärung der Antwort und deren Herleitung genauso spannend sein, wie die eigentliche Antwort. Entscheidend ist, dass Sie vor jeder Teil-Antwort und jedem Zwischenschritt wieder das Verlangen danach in Ihren Zuhörern wecken:

Wecken Sie in Ihren Zuhörern das Verlangen nach Informationen?

Eine naheliegende Möglichkeit, das zu tun, besteht in der Konflikt-Auflösungs-Schleife. Dabei folgt auf die Auflösung einer Frage die nächste Gegenfrage, die wiederum das Verlangen nach der nächsten Auflösung auslöst usw., etwa so: „Wir haben das Problem A. Mit unserem neuen Verfahren können wir … Aber erzeugt das nicht Problem B? Nein, denn … Und wie funktioniert das? Wir haben…“ usw.

Sie erhalten so automatisch sinnvolle Übergänge. Anstatt Fakten einfach aneinander zu reihen, machen Sie einfach eine Story draus

Und wie kommen Sie nun von Ihrer bestehenden Präsentation dahin? Im Grunde reichen diese drei Schritten:

  1. Löschen Sie Ihre Gliederungsfolie.
  2. Beginnen Sie Ihre Präsentation mit der Frage, die Ihren Zuhörern am stärksten unter den Nägeln brennt.
  3. Reihen Sie nicht Fakten an Fakten, sondern strukturieren Sie Ihre Argumente in einer Konflikt-Auflösungs-Schleife.

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Wissenschaftler haben zwei ganz große Sorgen: Vollständigkeit und Seriosität. Beides führt zu einem tiefen Misstrauen gegenüber modernen Präsentationsmethoden. Denn wenig Text auf den Folien bedeutet, dass man nicht alles aufschreiben kann, und eine visuell anspruchsvolle Darstellung, die statt auf Text auf anschauliche Abbildungen setzt, hat leicht den Anschein von „unseriösem Marktgeschrei“.

Patrick Peschlow

Dass es sich hier aber überhaupt nicht um Widersprüche handelt, macht der heutige Gastbeitrag von Patrick Peschlow sehr deutlich. Er steht unmittelbar vor seiner Promotion im Fach Informatik und beschäftigt sich mit komplexen Problemen der Simulation von Computernetzen. Dass er fachlich auf höchstem Niveau forscht, weiß ich noch aus gemeinsamen Tagen an der Universität Bonn. In seinen Vorträgen gelingt es ihm jedoch, selbst komplexe Themen einfach darzustellen, indem er die Folien gezielt als Hilfsmittel zur Veranschaulichung einsetzt – anstatt sich wie andere zum Sklaven voll beschriebener Folien zu machen.

Wie Patrick Peschlow den in der skeptischen Wissenschaftswelt mutigen Schritt zu klareren Präsentationen getan hat und welche Reaktionen er dabei erfahren hat, schildert er in seinem Artikel.

Weniger Ist Mehr

von Patrick Peschlow

Wir schreiben November 2000, mein drittes Semester an der Uni Bonn. Eine Woche noch bis zu meinem Vortrag beim Proseminar „Internetprotokolle“. Meine erste Präsentation mit Powerpoint. Doch bislang lächelt mich nur eine leere Folie an. Ein Einstieg muss her, und zwar bald.

Ich wähle schließlich einen Ansatz, den Sie vielleicht kennen: Orientiere Dich an dem, was Du kennst und was Dir gefällt. Denn bereits in meinem ersten Semester hatte ich in einer Vorlesung ein Foliendesign kennengelernt, das mir gut gefiel; mit bunten Elementen, einer übersichtlichen Anordnung und einer detaillierten Darstellung der Inhalte. Tatsächlich gefielen mir die Vorlesungsfolien sogar so gut, dass ich oft auf den Besuch der Vorlesung verzichtet und stattdessen lieber zu Hause die Folien studiert habe. Keine Frage: Die Folien meiner ersten Powerpoint-Präsentation sollten sich an diesen tollen Vorlesungsfolien orientieren.

Der Vortrag lief gut und ich war zufrieden – so zufrieden sogar, dass ich bei meinem nächsten Vortrag dasselbe Design erneut verwendete. Beim übernächsten Vortrag auch. Und dann erneut, und so weiter. Ob Seminar-, Praktikums-, Diplomarbeits- oder Promotionsvortrag, ob Projekt- oder Konferenzpräsentation, meine Vortragsvorbereitung war stets die gleiche: Die Folien vom letzten Vortrag nehmen, sie von den alten Inhalten befreien und mit neuen Inhalten füllen. Trotz der Vielzahl an Präsentationsgelegenheiten hielt ich also genau genommen jedes Mal den gleichen Vortrag, nur eben mit anderen Inhalten. Ob das Design der Vorlesungsfolien für meine Vorträge überhaupt geeignet war, darüber hatte ich mir nie Gedanken gemacht. Aber sehen Sie selbst. Hier ist eine kleine aber repräsentative Auswahl von Folien aus meinen Präsentationen der Jahre 2000 bis 2007:

Vorher-Folie 2001Vorher-Folie 2003Vorher-Folie 2004

Als Leser dieses Blogs werden Sie vermutlich direkt bemerken: Auf den Folien ist zu viel Text! Und zu viel Text auf Folien bringt eine Reihe von Nachteilen mit sich. Vor allem zwei dieser Nachteile habe ich während meinen Präsentationen regelmäßig erfahren.

  1. Ich habe mich gewissermaßen zum „Sklaven“ meiner Folien gemacht, d.h. ich fühlte mich genötigt, alle auf den Folien erwähnten Punkte auch tatsächlich zu erläutern. Einfach zur nächsten Folie zu wechseln würde ja bedeuten, dass ich etwas ausgelassen hätte. Und wer möchte schon etwas Wichtiges in seinem Vortrag auslassen? Da es auf der Folie steht, muss es ja wichtig sein. Oder?
  2. Ich habe ein ums andere Mal erlebt, dass die Zuhörer versuchen, gleichzeitig den Text auf meinen Folien zu lesen und mir zuzuhören. Aus meiner eigenen Erfahrung weiß ich gut, dass man dabei aber in der Regel leider weder das eine noch das andere schafft.

Dennoch habe ich nie negatives Feedback zu einer meiner Präsentationen erhalten. Und wieso auch? Ich hatte stets ordentliche Folien vorbereitet, die ich dann gehalten habe. Es waren halt typische Powerpoint-Präsentationen, und was soll man von diesen schon erwarten?

Erst Anfang 2008 habe ich – in erster Linie dank diesem Blog, den Michael gerade gestartet hatte – zum ersten Mal bewusst über den Sinn und Zweck von Präsentationen nachgedacht. Schnell setzte sich eine wichtige Erkenntnis durch: Bei einer Präsentation besteht mein oberstes Ziel darin, den Zuhörern meine Botschaft erfolgreich zu vermitteln. Mein Vortrag soll es den Zuhörern so leicht wie möglich machen, diese Botschaft zu verstehen. Die Folien sind dabei nur ein Hilfsmittel, um den Vortrag zu unterstützen.

Diese Erkenntnis war für mich der Auslöser, mein Foliendesign zu ändern. Und zwar so, dass die Folien mich bei meinem Vortrag nicht mehr einschränken, geschweige denn mit mir um die Aufmerksamkeit meines Publikums konkurrieren würden. Ich entschied mich für eine Verschlankung meiner Folien anhand des Mottos „Weniger ist mehr“. Es sollte nur noch auf Folie kommen, was ich für meinen Vortrag auch tatsächlich benötige. Der Vortrag selbst sollte wieder im Mittelpunkt stehen. Sehen Sie hier eine Auswahl von Folien aus Präsentationen, die ich seit 2008 gehalten habe:

Nachher-Folie 1Nachher-Folie 2Nachher-Folie 3

Bei einer Konferenzpräsentation im April 2008 ergab sich für mich die erste Gelegenheit zum Praxistest. Zusätzlich zu den schlankeren Folien wendete ich noch eine kleine Technik an, mit der ich mein Publikum vom ersten Moment an auf mein Thema fixieren wollte. Ich brachte einfach die Kernbotschaft meines Vortrags direkt auf die erste Folie:

Einleitungsfolie

Begonnen habe ich meine Präsentation mit den Worten: „Wenn Sie auch nur eine Sache aus meinem Vortrag mitnehmen, dann soll es diese hier sein.“ Danach habe ich die Botschaft auf der Folie kurz erläutert. Erst anschließend begann ich meinen eigentlichen Vortrag über die konkreten Inhalte des Konferenzpapers. Auf der letzten Folie habe ich dann die Kernbotschaft erneut gezeigt.

Im Anschluss an die Präsentation erhielt ich unerwartetes Feedback. Einer der Zuhörer kam zu mir und lobte mich für die Klarheit der Darstellung, ein anderer wiederum bezeichnete meine erste Folie als „extrem effektiv“. Später erklärte mir ein weiterer Zuhörer sogar, dies sei eine der besten Präsentationen gewesen, die er in den letzten Jahren auf einer Konferenz gesehen hätte. Allein diese drei Reaktionen zeigten mir schon: Die Änderungen hatten sich gelohnt. Und dabei waren sie so einfach gewesen.

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Strichmännchen hinter Rednerpult

Wenn Sie präsentieren, dann tun Sie das, damit Ihre Zuhörer Ihre Ideen besser verstehen, damit sie also nach der Präsentation schlauer sind als vorher. Wenn Sie diesen Artikel lesen, dann sind Sie vielleicht der Meinung, dass Ihnen das noch nicht optimal gelingt. Damit sich das ändert, stelle ich Ihnen einfach einmal ein paar Fragen:

Was genau sollen Ihre Zuhörer eigentlich nach Ihrer Präsentation besser verstanden haben?

Strichmännchen lehnt an Plakat

Ich meine nicht, was sie alles im Einzelnen erfahren werden, sondern die ein oder zwei Kernaussagen, an die sie sich auch nach einer Woche noch erinnern sollen. Ich meine so etwas wie „Mit einem verstärkten Engagement in Social Media erreichen wir wichtige Multiplikatoren noch gezielter“ anstatt all der Statistiken, die das belegen; oder „Mit dem ABC-Verfahren können wir den Stromverbrauch für unsere Maschinen um die Hälfte reduzieren“ anstatt all den komplexen technischen Details des Verfahrens; oder „Die einhellige Meinung der Experten zu diesem Thema lautet: Lassen Sie die Finger davon“ anstatt sämtlicher Zitate im Wortlaut.

Strichmännchen mit erhobenem Arm vor Diagramm

Was also ist Ihre Kernbotschaft?

Wenn Sie das auf den Punkt bringen können, dann hat Ihre Präsentation damit im Grunde genau eine Aufgabe: Ihre Zuhörer von dieser Kernbotschaft zu überzeugen. Alles was Sie in Ihrer Präsentation sagen, dient im Idealfall dazu, Ihren Zuhörern den Zugang zu dieser Kernbotschaft zu erleichtern. Daraus ergibt sich unmittelbar die nächste Frage:

Welche Informationen benötigen Ihre Zuhörer, um die Kernbotschaft zu verstehen?

Strichmännchen mit verschränkten Armen

Ganz im Ernst: welche Informationen helfen Ihren Zuhörern wirklich, Ihre Schlussfolgerungen zu verstehen – und was ist möglicherweise nur schmückendes, gar überflüssiges, Beiwerk. Die Frage lautet ganz bewusst nicht: Was gibt es alles zu Ihrem Thema zu wissen? Das mag vielleicht für Sie als Experte interessant sein, vielleicht auch für Ihre Zuhörer, nachdem Sie von Ihrer Idee überzeugt sind. Aber Ihr Vortrag ist höchstwahrscheinlich nicht der Ort, Ihre Zuhörer mit Informationen zu überfluten, sondern ganz bewusst auszuwählen, was Ihrer Botschaft wirklich nützt. Also, jetzt mal ehrlich:

Welche Informationen benötigen Ihre Zuhörer wirklich, um die Kernbotschaft zu verstehen?

Strichmännchen mit erhobenem Daumen

Gut, Sie haben sich also durchgerungen, alles Überflüssige über Bord zu werfen, auch wenn es schwer gefallen ist. Eine Frage aber hätte ich noch:

Was sind die (bis zu) drei wichtigsten Argumente, die zu Ihrer Kernaussage führen?

Selbst wenn Sie sich radikal beschränken, werden Sie immer noch eine Menge Wichtiges zu sagen und das sollten Sie strukturieren. Sicher nicht die einzige Möglichkeit, aber eine sehr übersichtliche und verständliche ist es, Ihre Inhalte in bis zu drei größeren Argumenten zusammen zu fassen. Damit können Sie eine einfache und nachvollziehbare Argumentationskette aufbauen, haben aber gleichzeitig genügend Spielraum für Spannungsbögen (um die es in der nächsten Woche geht).

Und wie kommen Sie nun von Ihrer bestehenden Präsentation dahin? Im Grunde reichen diese drei Schritten:

  1. Löschen Sie alle Folien, die Ihre Zuhörer nicht unbedingt brauchen.
  2. Löschen Sie nun alle Folieninhalte, die Ihre Zuhörer nicht unbedingt brauchen.
  3. Gruppieren Sie die restlichen Informationen zu drei wesentlichen Argumenten.

Im Ernst, löschen Sie! Wenn Ihre Zuhörer die Informationen nicht unbedingt benötigen, warum belasten Sie sie dann damit und erschweren damit möglicherweise den Blick auf die wirklich wichtigen Informationen?

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Der Titel verrät es, in den kommenden drei Wochen dreht sich hier alles um den Weg von langweiligen PowerPoint-Präsentationen hin zu überzeugenden Vorträgen. Neben Tipps aus meiner eigenen Feder berichten drei erfahrene Vortragsredner über ihre Vorher-Nachher-Wege und lassen uns an den Erfahrungen teilhaben, die sie dabei gemacht haben. Den Anfang macht heute der Mobilfunk-Experte Ralf Klüber.

Foto von Ralf Klüber

Ralf Klüber beschäftigt sich seit mehr als zehn Jahren mit der strategischen Entwicklung von Mobilfunknetzen, zunächst für Vodafone, heute als gefragter freier Berater verschiedener Unternehmen. Zu seinem täglichen Geschäft gehört es seit jeher, komplizierte Ideen und Entscheidungsprozesse anschaulich und überzeugend zu präsentieren. Und von Beginn an hat er darauf mehr Wert gelegt als andere und nach neuen Wegen gesucht, seinen Kunden den Zugang zu seinen Ideen noch leichter zu machen.

Einige seiner Erfahrungen, die mit einem Satz Buntstifte begannen, schildert er im folgenden Beitrag.

Powerpoint am Übergang vom Mittelalter zur Neuzeit

von Ralf Klüber

01_ClipArt

Wer kennt sie nicht, die Ritter aus dem Land des Powerpoints. Ganze Heerscharen von Strichmännchen füllten unzählige Folien in den späten 90ern. Folien die damals noch wirkliche Folien für Tageslichtprojektoren waren.

Folien zu dieser Zeit waren dominiert von Text. Als Auflockerung dienten ClipArts und die Darreichungsform von Textinhalten variierte maximal durch die Farbe und Form der Spiegelstriche vor den so genannten Bulletpoints. Doch Bulletpoints können töten. Angela R. Garber nannte das in ihrem im Jahre 2001 erschienen Artikel Death by Powerpoint. Der Artikel erschien zwar am 1. April, war aber durchaus ernst gemeint. Zu viele Informationen und Folien die vom Vortrag eher ablenken als ihn unterstützen.

Mittlerweile sind wir in der Neuzeit angekommen. Die Ritter sind ausgestorben und in der Neuzeit gibt es iStockphoto.de, slide:ology, PresentationZEN und überzeugend-präsentieren.de. Doch damals, was stand damals zur Verfügung?

02_FaberCastellStifte

Gerade neu beim ersten Arbeitgeber bestellte ich mir Ende der 90er einen 12er Satz Buntstifte von Faber-Castell. Das damals noch analoge Bestellformular kam zurück vom Abteilungsleiter. „Sind wir hier im Kindergarten?“ stand handschriftlich neben der Aufforderung zu einem Termin bei ihm. In der Probezeit schon aufgefallen war mein Fazit. Das Gespräch mit dem Abteilungsleiter war dann halb so schlimm. Die Buntstifte wurden bestellt.

Meine Aufgabe war es, für eine Software eine Schulung neu aufzubereiten. Insgesamt Stoff für vier Tage. Ich wollte sicherstellen, dass die Kursteilnehmer den zweiten Tag erlebten. Also was tun gegen „Death by Powerpoint“?

Keine ClipArts!

Ich erstellte mir mit den Buntstiften auf einem weißen Blatt Papier ein paar Icons – ein Auto, eine Basisstation, ein Handy – und scannte sie ein. Nachdem die Angst vor dem weißen Blatt verflogen war, gingen weitere Zeichnungen recht locker von der Hand.

03_Beispiel Icon

Die Zeichnungen verfehlten ihren Zweck nicht. Handgemalt lockerten sie die Vorträge auf und stachen zwischen den ClipArts der anderen Referenten deutlich hervor. Handgemalte Symbole waren damals mein Weg aus der Misere.

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Wenn ich mir mit dem Wissen von Garr Raynolds und Nancy Duarte die hier gezeigten zehn Jahre alten Slides betrachte, dann erscheinen sie mir wie aus einer anderen Zeit. Aus dem Übergang vom Mittelalter zur Neuzeit der Powerpoint Zeitrechnung. Trotzdem finden sich Teile der Konzepte wieder. Urteilen Sie selbst.

Powerpoint in der Neuzeit

Seit damals haben mich die Klassiker von slide:ology und presentationzen stark beeinflusst. Mittlerweile bin auch ich in der Neuzeit von Powerpoint angekommen. Als technischer Berater in der Telekommunikation gehört es zu meinen Aufgaben, komplexe Sachverhalte ansprechend auf den Punkt zu bringen.

Drei Punkte, die mir persönlich bei Folien wichtig sind, möchte ich Ihnen nicht vorenthalten.

1. Action Title: Sprechen Sie in ganzen Sätzen

Ich empfehle, auf jeder Slide anstatt dem üblichen kurzen Folientitel einen kompletten Satz zu schreiben. Er soll den Inhalt der Folie komplett beschreiben und er besteht aus maximal zwei Zeilen. Das zwingt zu einer Kernaussage pro Folie. Wenn es nicht möglich ist, den kompletten Inhalt in zwei Zeilen zu beschreiben, dann ist das ein untrügliches Zeichen für Handlungsbedarf. Um den Inhalt ansprechend zu vermitteln, wird mehr als eine Folie benötigt.

Wie oft hatten Sie schon eine Präsentation für sagen wir 60min vorbereitet. Sie sitzen im Vorzimmer des Kunden und die Sekretärin bietet Ihnen schon den dritten Kaffee an. Der Kunde weilt noch im Meeting davor und kommt 30 Minuten zu spät. Ihr Meeting beginnt mit den Worten: „Ich muss leider schon in 15 Minuten zum nächsten Meeting, legen Sie los!“.

Wenn Sie sich mit Action Title vorbereitet haben, dann können Sie ganz gelassen bleiben. Sie gehen die Action Title für die einleitenden Folien ihrer Story nur kurz durch. Falls Ihr Zuhörer die Kernaussage im Action Title sofort akzeptiert, gehen Sie weiter zur nächsten Folie. Falls nicht, nutzen Sie die weiteren Informationen um Ihn abzuholen.

Speziell für technische Präsentationen mit komplexen Sachverhalten, Tabellen und Diagrammen ist diese Vorgehensweise zu empfehlen.

2. Visual Anchors: Veranschaulichen Sie die Struktur Ihres Vortrags

Kennen Sie auch die Agenda-Folien mit Bulletpoints? Im Extremfall werden sie alle paar Folien mit der nächsten hervorgehobenen Zeile gezeigt. Wirklichen Mehrwert liefern solche Folien für den Zuhörer nicht.

Mein Alternativansatz lautet Visual Anchors: versuchen Sie die Struktur eines Themas visuell darzustellen. Denken Sie zum Beispiel an einen Prozess. Der Prozess besteht aus einer Initialisierungsphase, einer Durchführungsphase und einer Konsolidierungsphase. In der Durchführungsphase dominieren zwei Teilprozesse mit verschiedenen Einzelschritten.

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Warum diesen Prozess nicht einfach darstellen und diese Darstellung als Piktogramm auf den darauf folgenden – die Teilschritte beschreibenden Folien – wieder verwenden? Sie helfen dem Zuhörer die Struktur ihres Vortrages zu verstehen und zeigen im zu jeder Zeit, in welchem Teil Ihrer Präsentation Sie sich befinden.

3. Excel ist oft das erste, jedoch selten das beste Mittel der Wahl

In technischen Präsentationen dominieren Zahlen und andere numerische Inhalte. Diese ansprechend darzustellen ist wichtig, um die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu behalten und die wesentlichen Botschaften effizient zu vermitteln.
Ein Säulendiagramm in Excel ist schnell erstellt. Auch hier gilt der Grundsatz, dass Sie beim Erstellen der Folien schwitzen müssen und nicht ihre Zuhörer während des Vortrags.

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Hinweis: Die Zahlen sind fiktiv.

Wie haben Sie den Übergang vom Mittelalter in die Neuzeit des Powerpoint erlebt?
Die Tipps hier im Blog und die vielen auch hier besprochenen Bücher helfen Ihnen, in der Neuzeit mit Ihren Präsentationen aus dem Powerpoint-Einerlei hervorzustechen. Jede gute Präsentation ist ein Schritt nach vorne und setzt Sie weiter von Ihren Kollegen und Mitbewerbern ab.

Viel Erfolg dabei.
Ihr Ralf Klüber (ralf@klueber-telconsult.de)

Vorher-Nachher: Zitate

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Zitate sind ein oft verwendetes Stilmittel in Präsentationen, etwa um die Glaubwürdigkeit einer These zu unterstreichen, um Analogien aufzuzeigen oder weil einfach jemand anderes den Kern einer Aussage treffend auf den Punkt gebracht hat. Auf einer Folie umgesetzt sieht man Zitate häufig so oder ähnlich, gewissermaßen als Fazit einer Aufzählung:

Vorher-Folie mit dem Zitat:

Diese Darstellung verspielt aber viel von der möglichen Wirkung des Zitats. Das Zitat muss sich visuell hinten anstellen und buhlt um die Aufmerksamkeit mit den Aufzählungspunkten, die im Grunde nichts wesentliches hinzufügen. Im Gegenteil: Anstatt das Zitat als wirksame Zusammenfassung stehen zu lassen, die den Folieninhalt prägnant auf den Punkt bringt, wird die Wirkung verwässert, weil zu viele Informationen gleichberechtigt nebeneinander stehen. Am Ende bleibt so möglicherweise gar nichts hängen.

Ganz anders sieht es aus, wenn das Zitat selbständig wirken kann und die restlichen (ohnehin redundanten) Informationen dem mündlichen Vortrag überlassen werden. So kann man in aller Ruhe die Bedeutung der These erläutern, während gleichzeitig eine einprägsame Darstellung des Zitats das Abspeichern der Aussage fördert, etwa so:

Nachher-Folie mit dem Zitat:

Um zu dieser Darstellung zu gelangen, sind nur wenige Schritte nötig. Zunächst habe ich ein passendes Foto des Zitat-Urhebers gesucht. In diesem Fall war das der Jazz-Musiker Thomas Siffling während eines Live-Konzerts. Natürlich sollten Sie dabei um Erlaubnis fragen oder die Foto-Lizenz prüfen.

Farbwahl für die Nachher-Folie

Danach habe ich das Layout des Zitats an das Foto angepasst. Für die Farbwahl habe ich mich an den Farben des Fotos orientiert. Tipps dazu habe ich in einem früheren Artikel zur Farbwahl gegeben. Außerdem habe ich die beiden Wörter „Kreativität“ und „Umsetzung“ deutlich hervorgehoben, vergleichbar einem geschriebenen Text, in dem man die beiden Wörter mit einem Textmarker markiert hätte. Letzlich ist das eine Umsetzung des Design-Prinzips Kontrast. Das Kontrast-Prinzip besagt, dass sich alles, was nicht gleich ist, sehr deutlich unterscheiden soll. Und genau das habe ich berücksichtigt. Für diese Folie habe ich die beiden Kernwörter sehr deutlich hervorgehoben, indem ich sie fett gesetzt, größer gestellt und in einer Kontrastfarbe gesetzt habe. Die Schriftart ist übrigens die frei erhältliche Yanone Kaffeesatz.

Ausrichtung für die Nachher-Folie

Abschließend habe ich das Zitat an den Formen des Fotos ausgerichtet. Sieht man genau hin, dann gibt es in dem Foto drei prägnante Linien, die durch den Kopf, die Trompete und den rechten Unterarm gegeben sind. Den Text habe ich parallel zur Trompeten-Linie ausgerichtet. So fügt sich der Text nicht nur farblich sondern auch durch seine Form harmonisch in das Foto ein. Die schräge Schriftlinie gibt dem Zitat außerdem eine Dynamik, die in krassem Kontrast zum starren gelben Kasten der Ursprungsfolie steht, in dem das Zitat gewissermaßen statisch eingesperrt war.

Zusammenfassend habe ich die Wirkung des Zitats also verbessert, indem ich es einem passenden emotionalen Foto zugeordnet habe und Farbwahl sowie Ausrichtung an die visuelle Sprache des Fotos angepasst habe. Diese Folie ist erheblich einprägsamer als die Ursprungsfolie, die vermutlich im Einheitsbrei der übrigen Folien einer herkömmlichen Präsentation untergegangen wäre. Die neue Folie komplementiert den mündlichen Text erheblich besser, da sie für sich steht und Platz für die Konzentration auf den Vortrag lässt. Versuchen Sie doch auch einmal etwas ähnliches bei dem nächsten Zitat, das Sie auf eine Folie schreiben.

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Vorher-Nachher: One Minute Madness

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Bei größeren wissenschaftlichen Konferenzen finden in der Regel mehrere Vorträge parallel statt, um ein möglichst breites Themenspektrum abzudecken. Das bedeutet, dass sich die Besucher anhand des Programms und der Vortragstitel entscheiden müssen, welche Vorträge sie besuchen – und dabei auch das ein oder andere Mal eine schlechte Wahl treffen. In letzter Zeit kommt jedoch eine spannendere Methode in Mode: die One Minute Madness. Bei dieser Veranstaltung am Morgen eines jeden Tages, haben alle Vortragenden Gelegenheit, das Publikum in (ungefähr) einer Minute neugierig auf ihren Vortrag zu machen.

Vor kurzem erhielt ich einen Hilferuf für eine solche Veranstaltung, bei der es nur eine einzige Regel für die One Minute Madness gab:

Jede Präsentation dauert exakt 45 Sekunden und enthält genau eine Folie, die danach automatisch wechselt.

Grund des Hilferufs war diese offensichtlich ungeeignete Folie:

Vorher-Folie für die One-Minute-Madness-Präsentation

Die Folie wirkt ein bisschen, als versuche man, einen Film im Schnelldurchlauf zu schauen; alles Wichtige aus dem 30-minütigen Vortrag soll in die 45 Sekunden gepackt werden. Das ist hier jedoch schon alleine deswegen zum Scheitern verurteilt, weil man nicht den Hauch einer Chance hat, diese Inhalte in so kurzer Zeit überhaupt zu erfassen, geschweige denn zu verstehen (ganz abgesehen davon, dass man selbst bei starker Vergrößerung nicht einmal alle Inhalte entziffern kann).

Die gute Nachricht ist dabei: Wenn es möglich wäre, den Inhalt eines 30-minütigen Vortrags komprimiert in 45 Sekunden zu erzählen, dann wäre der Vortrag ja überflüssig. Daher gilt: in der One Minute Madness geht es einzig und alleine darum, Appetit zu machen auf den eigentlichen Vortrag und nicht darum, alles vorwegzunehmen. Genau drei Fragen sind also für die Zuhörer zu beantworten: Interessiert mich das Thema? Wenn ja: Wo und wann findet der Vortrag statt?

Klar ist damit: die Folie muss Ort und Zeit enthalten. Außerdem wird ein Aufhänger benötigt, der Spannung für den eigentlichen Vortrag weckt. Mehr nicht. Also reduziert sich die Aufgabe darauf, eine spannende Frage zu finden, die die Zuhörer neugierig auf mehr macht – und eben nicht darauf, sämtliche Inhalte möglichst komprimiert zu verpacken.

In dem gegebenen Fall war eine Analogie recht schnell gefunden: „stille Post“ (engl. chinese whisper). Wenn man das in eine kleine Geschichte verpackt, sind die 45 Sekunden schnell gefüllt. Nämlich so:

1. Ausgangslage: Laut Programmheft sind heute Teilnehmer aus mindestens 18 verschiedenen Ländern anwesend.
2. Problem: Ich habe mich gefragt: Wie würde man in diesem Rahmen wohl „stille Post“ spielen?
3. Lösung: Irgendwie müsste man sicher eine gemeinsame Sprache finden, wahrscheinlich wäre das Englisch.
4. Übertragung: Wir haben ein ähnliches Problem, wenn wir eine Netzwerkverbindung zwischen zwei Rechnern über viele verschiedene Netze hinweg reservieren möchten. Leider gibt es hier keine Weltsprache „Englisch“. Deswegen haben wir das System „Harmony“ entwickelt, das eine Vielzahl existierender Netzwerkreservierungssysteme nahtlos miteinander verbindet.
5. Einladung Wenn Sie diese Sprache lernen möchten, lade ich Sie zu meinem Vortrag um 16:45 Uhr im Raum „Ford“ ein.

Visualisieren kann man das auf verschiedene Weise, z.B. rein typografisch:

Nachher-Folie für die One-Minute-Madness:

Zu den größten Sorgen eines Wissenschaftlers zählt der Vorwurf, etwas nicht vollständig beschrieben zu haben. Bei der One Minute Madness geht es jedoch ganz bewusst um Unvollständigkeit und darum, bei den Zuhörern das Verlangen nach der vollständigen Informationen zu wecken. Und ja: das darf man ruhig „Werbung“ nennen.

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Vorher-Nachher: Mitarbeitermotivation

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Mit dieser Folie wollte ein Machinenbauer seine Mitarbeiter auf mehreren Infoveranstaltungen motivieren, noch stärker als bisher auf die Arbeitsqualität zu achten und im Rahmen einer Qualitätsoffensive Verbesserungsvorschläge zu entwickeln.

Vorher-Folie: Projekt Qualitätsoffensive

So recht motivierend wirkt die Folie jedoch nicht – und dafür gibt es vor allem einen Grund: sie ist viel zu abstrakt. Was bedeuten denn 6,3% Nachlaufkosten? Die eigentliche Motivation der Mitarbeiter geschieht höchstens indirekt, und zwar durch eine Ermahnung: „Damit sind wir aber noch nicht am Ziel“. Auch die Begründung mit dem Anspruch der Qualitätsführerschaft wirkt wie ein Selbstzweck.

Wir haben uns letztlich entschieden, die Ansprache der Mitarbeiter völlig umzukrempeln und gar nicht mit Geschäftszielen zu argumentieren. Anstatt zu ermahnen, sollte die neue Gestaltung motivieren und anspornen, und zwar mit den Leistungen, die bereits erzielt wurden. Das klare Ziel der Folien sollte sein, die Mitarbeiter zum Handeln und Mitdenken anzuregen. Beispielhaft zeige ich das für die Veranstaltung der Azubis.

Nachdem zum Einstieg deutlich gemacht wird, welchen (negativen) Einfluss Qualitätsmängel auf das Unternehmen haben, wird sofort gelobt, dass in den vergangenen zwei Jahren die Qualität drastisch verbessert und die Hälfte der Reklamationskosten eingespart werden konnte. Das gelang nur deshalb, weil die engagierten Mitarbeiter ihre Ideen und Beobachtungen nicht für sich behalten haben, sondern in 20 Projekten echte Verbesserungen entwickelt haben.

Nachher 1: Jede Reklamation kostet GeldNachher 2: 20 Projekte in 2 Jahren

Der Clou bei der Präsentation besteht nun darin, echte Stories mit echten Gesichtern zu erzählen. Auf den folgenden Folien werden nämlich beispielhaft einige der Verbesserungsvorschläge erzählt und Fotos von den Ideengebern gezeigt – in diesem Fall von Azubis:

Nachher 3: Annette Krämer: 15.000€Nachher 4: Jürgen Hochfeld: 120.000€
Nachher 5: Maria Kreutzmann: 23.000€Nachher 6: Und du?

Auf diese Weise können sich die Mitarbeiter viel leichter mit der Qualitätsoffensive identifizieren. Sie kennen die Personen, die die Ideen entwickelt haben und können anschließend mit ihnen reden („Wie hast du das gemacht?“). Gleichzeitig werden die Ideengeber gelobt und damit gute Leistung belohnt. Es wird sichtbar, dass Engagement im Unternehmen nicht einfach verpufft, sondern echte Wirkung und Anerkennung erzielt.

Das Wichtigste jedoch ist, dass das abstrakte Projekt Qualitätsoffensive in viel anschaulichere einzelne Geschichten verpackt wird, die einen unmittelbaren Bezug zum Arbeitsalltag der Mitarbeiter haben. Die beispielhaften Geschichten wirken dabei gleichzeitig als Ideenanstoß und zeigen, wie einfach es sein kann, selbst etwas zu tun. Die letzte Folie mit der Frage „Und Du?“ ist schließlich die explizite Aufforderung, dies auch zu tun. Natürlich darf auch das keine Ermahnung sein, sondern sollte Aufmunterung sein: „Wenn Du eine Idee hast, dann erzähl’ Sie uns! Wir hören zu!“.

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