Vorbereitung Archive - Page 2 of 9 - The Art of Communicating

Dringend vs. wichtig

Die meisten Präsentierenden priorisieren das Dringende über das Wichtige.

Nehmen wir Folien. Folien sind immer dringend. Folien sind inzwischen praktisch ein Synonym für „Vortrag“. Statt zu sagen, man müsse noch einen Vortrag vorbereiten, sagt man, man müsse noch Folien machen. Folien sind sichtbarer Fortschritt. Habe ich Folien, habe ich einen Vortrag. Scheinbar.

Doch sind Folien kein Vortrag. Folien sind Folien.

Ob ich einen Vortrag habe, hängt davon ab, ob ich etwas zu sagen habe, ob das, was ich zu sagen habe, zu meinem Publikum passt, und ob ich das, was ich zu sagen habe, so sagen kann, dass es bei meinem Publikum etwas bewirkt.

Habe ich mich Hals-über-Kopf in das Dringende gestürzt, dann habe ich vielleicht nicht nur Zeit verloren, in der ich mich um das Wichtige hätte kümmern können. Ich habe die Zeit vielleicht sogar vergeudet. Möglicherweise war das Dringende nämlich weder wichtig noch überhaupt nötig. Oder nicht in dieser Form nötig. Ob es nötig ist, weiß ich oft erst, nachdem ich das Wichtige getan habe.

Das Tückische am Dringenden ist, dass es suggeriert, dass die Zeit zu knapp sei. Und wenn die Zeit knapp ist, schaffe ich möglicherweise nicht mehr, alles zu erledigen, was ich gerne erledigen würde. Also schleicht sich langsam die Angst an. Je knapper die Zeit, desto näher kommt sie.

Doch ist die Zeit stets knapp. Es gibt stets etwas, das noch dringender scheint. Es gibt stets mehr Tätigkeiten, die dringend sind, als solche, die wichtig sind.

Wenn die Zeit knapp ist, gilt deshalb erst recht, in dieser Zeit zuerst das Wichtige zu erledigen. Habe ich die Wahl, konzentriere ich mich immer zuerst darauf, meine Botschaft zu finden, suche nach Aufhängern im Publikum, spinne einen roten Faden – und wenn ich dabei zu dem Schluss komme, dass Folien wichtig sind, dann mache ich Folien. Aber zur rechten Zeit mit dem rechten Ziel.

Dringend ist nämlich eigentlich das, was wichtig ist, um sein Ziel zu erreichen. Und die eigentliche Herausforderung besteht darin, sich nicht darüber täuschen zu lassen, was das ist.

Keine Zeit

„Ich habe einfach nicht genug Zeit für meine Präsentationen. Wir müssen so viele machen, dass wir unmöglich in jede einzelne davon viel Zeit investieren können.“

Klar, und dann machen Sie lieber jedes einzelne Mal eine mittelmäßige Präsentation anstatt einmal eine Knallerpräsentation.

Keine Zeit zu haben, ist eine Entscheidung.

Angebot fertig machen, Mails checken, Meeting, Mails checken, Kaffeepause, Entwicklungsbesprechung, Präsentation zusammenschustern, Facebook, Mails checken, Mittagspause, Schwätzchen auf dem Gang, noch eine Präsentation, Mails checken, ein Bericht, noch ein Angebot, bei alledem ständig online im Mitarbeiter-Chat, …

Wer keine Zeit hat, eine Präsentation so vorzubereiten, dass sie ein Knaller wird, der meint damit, dass ihm alles, was er in der Zeit tut, während der er nicht die richtige Präsentation vorbereitet, wichtiger ist. Der meint damit auch, dass er sich lieber dreimal ein bisschen anstrengt, um dann vielleicht einmal zu gewinnen, statt sich einmal richtig anzustrengen, um dann ziemlich sicher zu gewinnen.

Sich Zeit zu nehmen für das „Richtige“, bedeutet insbesondere, „Nein“ zu sagen; „Nein“ zu anderen Tätigkeiten, „Nein“ zu anderen Präsentationen, vielleicht sogar „Nein“ zu anderen Aufträgen.

Ob es das wert ist, einen anderen Auftrag zu riskieren, weil man seine Zeit in den einen Auftrag investiert, in den man sich richtig reinhängt? Den anderen vielleicht sogar von vorne herein auszuschlagen?

Diese Entscheidung muss jeder selbst treffen. Klar ist allerdings: Es ist eine Entscheidung. Es ist schon viel gewonnen, wenn man sie bewusst trifft.

Nur mal schnell

Es geht niemals bloß darum, nur mal schnell ein paar Daten zu präsentieren. Lesen können alle selber. Es geht immer darum, zu ordnen, zu filtern, zu pointieren. Warum so und nicht anders? Was ist bemerkenswert? Was irrelevant?

Wer informieren soll, der soll gerade nicht vorlesen, aufzählen, herunterbeten. Es ist seine Verantwortung, den Überblick zu wahren in dem ganzen Kuddelmuddel aus Daten und Fakten. Die richtigen Fragen zu stellen und die richtigen Schlüsse zu ziehen. Den Blick für das Wesentliche zu haben. Zu verstehen. Orientierung zu bieten. Zusammenzufassen. Zu kritisieren. Aufmerksam zu machen. Nicht 100 Seiten Statistiken zu zeigen, sondern die eine Zahl, die alles auf den Punkt bringt.

Wer das gut macht, der spart seinen Zuhörern Zeit statt sie zu verschwenden wie der, der das „nur mal schnell“ macht.

Kommt es auf den ersten Eindruck an?

Das wär doch was. Ich konzentriere mich in meiner Vorbereitung ganz besonders auf die ersten Sekunden: Wie betrete ich die Bühne? Wie begrüße ich das Publikum? Wo stehe ich? Was tue ich mit meinen Armen? Ein wohlplatzierter erster Satz. Und schon hab’ ich das Publikum im Sack, so weit, dass es fast schon egal ist, was ich danach noch erzähle.

Letztes Jahr schien eine Studie zur Wirkung von TED-Vorträgen diese Folklore über den ersten Eindruck endlich zu bestätigen. Vanessa Van Edwards hatte 760 Teilnehmer gebeten, TED-Vorträge u.a. nach dem ersten Eindruck zu bewerten. Ihre Schlussfolgerung war eindeutig:

Our research suggests that we decide if we like the TED talk in the first 7 seconds — and it has very little, if nothing to do with words.

Ist das also endlich die Bestätigung, dass der erste Eindruck – nur 7 Sekunden – entscheidet und es dabei sogar nur auf die Körpersprache ankommt?

Nein. Natürlich nicht. Diese Schlussfolgerung wäre mindestens sehr voreilig. Die Studie zeigt eben nicht, dass diese Interpretation gerechtfertigt wäre.

Was hat Van Edwards gemessen?

Van Edwards hat die Testpersonen in zwei Gruppen unterteilt. Eine Gruppe sah nur 7-Sekunden-Ausschnitte der Vorträge, die andere Gruppe Vorträge in ihrer gesamten Länge. Anschließend sollten die Personen die Vorträge bewerten.

Das Ergebnis war eindeutig: Die Vorträge, die in der Gesamtlänge am besten bewertet wurden, wurden auch schon nach den ersten sieben Sekunden am besten bewertet, selbst dann, wenn der Ton ausgeschaltet war.

Folgt daraus, dass die ersten 7 Sekunden entscheiden?

Folgt daraus, dass die ersten sieben Sekunden entscheiden? Nein. Viel naheliegender ist nämlich, dass die Kausalität genau umgekehrt ist. Gute Vorträge sind normalerweise auch schon in den ersten 7 Sekunden gut und das Publikum ist in der Lage, das schnell zu erkennen. Anders ausgedrückt: Menschen, die tolle Vorträge halten, strahlen das auch schon in den ersten Sekunden durch ihre Körpersprache aus.

Vor zwanzig Jahren gab es ein ganz ähnliches Experiment zur Bewertung von Hochschulprofessoren (PDF). 1993 zeigten die Psychologen Nalini Ambady und Robert Rosenthal Studenten in mehreren Versuchsreihen kurze Videoausschnitte von Vorlesungen. Anschließend sollten die Studenten eine Bewertung der Professoren abgeben. Die Wissenschaftler wollten testen, wie kurz die Videoausschnitte sein dürfen, um immer noch dieselbe Einschätzung der Professoren zu erzeugen wie eine Studentenumfrage nach Abschluss des gesamten Semesters.

Ambady und Rosenthal fanden heraus, dass wenige Sekunden reichen, um gar ein ganzes Semester vorherzusagen. Auch diese Studie wurde damals häufig so interpretiert, dass Studenten in Bewertungen anscheinend nur auf Äußerlichkeiten achteten. Ambady und Rosenthal selbst sahen das in ihrer Schlussfolgerung allerdings so:

Not only do we possess the remarkable ability to form impressions of others … but, perhaps more remarkably, the impressions that we form can be quite accurate.

Wer gut vorbereitet ist, ist es normalerweise auch in den ersten Sekunden

Das klingt schon ganz anders. Ambady und Rosenthal vermuteten, dass der erste Eindruck deswegen so auffallend stark mit dem späteren Gesamteindruck übereinstimmt, weil wir – genauer gesagt: die Studenten damals – tatsächlich ziemlich gut darin sind, aus dem ersten Eindruck akkurate Rückschlüsse auf den Gesamteindruck zu ziehen.

Mit anderen Worten: Ja, der erste Eindruck zählt. Aber nicht in dem Sinn, dass das Publikum danach das Hirn ausschaltet und von diesem ersten Eindruck geblendet wäre. Der erste Eindruck zählt deswegen so stark, weil er eben normalerweise tatsächlich mit dem Gesamteindruck übereinstimmt. Wer gut vorbereitet ist, ist es auch in den ersten Sekunden – übrigens auch in anderen 7-Sekunden-Ausschnitten.

Daraus zu folgern, dass der erste Eindruck alles entscheidet, ist nicht zulässig. Kann man nach einem schlechten ersten Eindruck noch einen tollen Vortrag halten? Auf jeden Fall. Kann man einen schlechten Vortrag mit einem genialen ersten Eindruck retten? Eher nicht. Soll man sich Gedanken über den Einstieg machen? Natürlich. Ist das wichtiger als der Rest? Ziemlich sicher nicht.

Es gibt keine Abkürzung

Nicht, wer einen besonders guten Einstieg hat, punktet beim Publikum, sondern wer beim Publikum punktet, tut das normalerweise schon in den ersten Sekunden. Wer sich gut vorbereitet hat, ein tolles Produkt hat, an das er selbst glaubt, eine runde Story, mit der er sich wohlfühlt, der strahlt das normalerweise während seines gesamten Vortrags aus.

Auf der anderen Seite hat das Publikum anscheinend eine gute Antenne dafür, ob der Vortrag etwas taugt oder eine Pfeife vor ihm steht. Kann man es täuschen? Möglicherweise. Reicht dafür der erste Eindruck nachhaltig aus? Ich glaube nicht.

Es gibt daher noch immer keine Abkürzung. Wer einen tollen Eindruck hinterlassen will, muss wohl einen tollen Vortrag vorbereiten. Natürlich ist es sinnvoll, sich dabei Gedanken über den ersten Eindruck – Einstieg und Auftreten – zu machen. Alles andere wäre ein schlechter Rat. Schon alleine, weil es auch Ihnen selbst ein besseres Gefühl gibt, wenn schon der Anfang Ihres Auftritts souverän funktioniert. Aber genau so ein schlechter Rat wäre es, sich auf einen tollen ersten Eindruck zu verlassen.

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PowerPoint „Ink to Shape“

PowerPoint unterstützt jetzt in Windows 10 und auf dem iPad Zeichenstifte. Damit ist es möglich, Folien mit Apple Pencil & Co oder notfalls mit dem Finger zu skizzieren. PowerPoint wandelt dabei auf Wunsch die Skizzen in „ordentliche“ Formen wie Kreise, Rechtecke, Pfeile etc. um, die dann wie normale PowerPoint-Objekte weiterbearbeitet werden können, um z.B. Farbe, Form und Position zu ändern.

Ich halte das für eine der nützlichsten Erweiterungen in PowerPoint seit langem, insbesondere für die Entwurfsphase und für die Erstellung visueller Folien.

Schneller Folien entwerfen

Wir reden uns seit Jahren den Mund fusselig: Startet die Vortragsvorbereitung analog. Überlegt euch erst, welche Folien ihr braucht und wie sie aussehen müssen, bevor ihr PowerPoint startet. Erst wenn ihr wisst, was ihr gestalten sollt, kann das effektiv und effizient klappen.

Vielleicht müssen wir das bald gar nicht mehr sagen. Die Stiftunterstützung ermöglicht es nämlich, den Entwurfsschritt zwar digital in PowerPoint, aber gefühlt trotzdem analog durchzuführen.

Der größte Gewinn dabei ist wohlmöglich, dass die Hürde der komplizierten Office-Benutzeroberfläche aus dem Spiel genommen wird. Tastatur und Maus waren nie ideal, um visuelle Folien zu gestalten. Das ist ein Grund dafür, dass es in PowerPoint stets einfacher war, Folien mit Bullet-Points zu überfüllen, als übersichtliche Visualisierungen zu gestalten. Es war für viele Nutzer schlicht kompliziert(er) zu visualisieren.

Mit der Stifteingabe ändert sich das. Ich muss nicht mehr suchen, wo ich eine bestimmte Form finde. Ich muss nicht mit der Maus jonglieren, um einen Kreis an der richtigen Stelle zu zeichnen. Ich zeichne ihn einfach. Und wenn ich ihn zu klein gezeichnet habe, ziehe ich ihn mit den Fingern einfach größer. Sehr intuitiv.

Zwar ist das nicht analog, aber es fühlt sich, zumindest mit dem Apple Pencil auf dem iPad Pro, wie Skizzieren auf Papier an.

Einfacher visualieren

Weil PowerPoint die Skizzen sofort und zuverlässig in saubere PowerPoint-Objekte wie Kreise, Pfeile, Rechtecke, Rauten etc. umwandelt, entstehen dabei Visualisierungen, für die sich niemand mehr zu schämen braucht (nicht dass das früher nötig gewesen wäre, aber Tatsache ist auch, dass vielen ihre Zeichenfähigkeiten peinlich sind).

Damit wird es viel einfacher, visuelle Folien zu gestalten als früher. War es früher auf dem PC mit Tastatur und Maus einfacher, Folien mit Bullet Points zu gestalten, ist es inzwischen auf dem Tablet mit einem Stift genau umgekehrt. Plötzlich ist es einfacher, Visualisierungen zu gestalten als Text auf Folien zu schreiben.

Ein natürlicherer Prozess

Visuelle Folien werden zur „natürlichen“ Herangehensweise. Weil nach der Umwandlung alles bearbeitbar ist, muss es aber nicht bei den Skizzen bleiben. Bilder ersetzen, exakter positionieren, Visualisierungen ergänzen, Weitergeben an die Grafikabteilung zur Überarbeitung, alles das ist unverändert möglich. Weil ich die Skizzen aber schon in PowerPoint vorliegen habe, entfällt der Schritt, alles noch einmal neu anlegen zu müssen.

PowerPoint hat mit den beiden Neuerungen Morph und Ink to Shape in der Bedienerfreundlichkeit zwei große Schritte vorwärts gemacht. Folien auf dem Tablet zu gestalten ist inzwischen mindestens so einfach, wenn nicht einfacher als auf dem PC, dabei viel natürlicher und es unterstützt den Nutzer besser als zuvor darin, visuelle Folien zu gestalten, die den Vortrag unterstützen statt ihn zu ersetzen.

Dem Publikum gefallen

All my big mistakes are when I try to second-guess or please an audience. My work is always stronger when I get very selfish about it. – David Bowie

Klar kann man versuchen, zu erraten, was dem Publikum gefallen wird. Sinnvoll ist es nicht. Nicht, wenn man es ernst meint mit seiner Kunst.

Kein Publikum dieser Welt kann ahnen, welche Kunst noch in einem Künstler steckt. Würde ein Künstler sich daran ausrichten, was dem Publikum gefällt, er müsste sich zwangsläufig beschränken. Das Publikum weiß schlicht nicht, was ihm gefallen würde. Es weiß nur, was ihm bereits gefällt.

Strebt man danach, dem Publikum zu gefallen, legt man die falschen Maßstäbe an. Zu niedrige. Man ist zu vorsichtig. Betritt neue Wege nicht mutig. Was, wenn der Weg nicht gefällt?

Hätte Miles Davis nur danach gefragt, was dem Publikum gefällt, er hätte niemals „Bitches Brew“ aufgenommen, Eddie van Halen nie sein „Eruption“-Solo gespielt, Strawinsky nicht „Le Sacre du Printemps“ komponiert. Nein, wer nur darauf schielt, zu gefallen, der geht nicht weit genug.

Woher soll das Publikum wissen, was ihm gefällt?

Woher soll das Publikum auch wissen, was ihm gefällt? Es versteht nicht annähernd so viel von der Kunst, wie man selbst. Weiß nicht, welcher Song noch möglich wäre. Es kann ja meist nicht einmal erklären, was ihm gefällt. Es also fragen? Das kann nicht funktionieren.

Ist man deshalb selbstsüchtig? Künstler wie Miles Davis, Eddie van Halen oder Igor Strawinsky mochten auf sich gestellt sein. Nur für sich arbeitend. Nur das eigene Urteil als Maßstab akzeptierend. Es geht ihnen nur um das Kunstwerk, das keinem anderen Zweck dient, als vollendet zu sein. Deswegen nannte Bowie seinen Ansatz „selfish“.

Aber was ist mit den anderen Künstlern? Den Entwicklern und Kreativen in den Unternehmen? Für sie gilt dasselbe und sie sind dabei gerade nicht selbstsüchtig.

Hätte Apple danach gestrebt, es den Kunden recht zu machen, wäre das iPhone nicht entstanden. Niemand hätte ein Smartphone ohne Tastatur gewollt, wenn man ihn gefragt hätte. Auch nicht, wenn man es ihm gezeigt hätte. Hätte Apple bloß gefallen wollen, sie hätten ein hübscheres Handy entwickelt, kein vollkommen neues.

Unternehmen sind gerade nicht selbstsüchtig, wenn sie Bowies Ansatz wählen. Denn es geht ihnen nicht um das Kunstswerk als solches. Produkte und Ideen existieren als Lösung für ein Problem. Kein Kunde versteht dieses Problem so gut wie der sorgfältige Entwickler. Zwar ist er in gewisser Weise genau so auf sich alleine gestellt wie andere Künstler. Aber er entwickelt nicht für sich.

Dem Publikum zu gefallen, ist zu unambitioniert

Die beste Lösung findet er dann, wenn er das Publikum versteht, wenn ihm die Bedürfnisse der Kunden am Herzen liegen. Nicht dann, wenn er danach fragt, was den Kunden gefallen würde, sondern wenn er es gerade nicht tut, weil er schonungslos nach der besten statt der gefälligsten Lösung sucht. Dann macht er es ihnen nicht recht, sondern richtig. (Und damit am Ende trotzdem auch recht.)

Natürlich gilt das auch für Ihre Vorträge. Wie sollte das Publikum beurteilen, ob es etwas über String-Theorie lernen möchte, wenn es gar nicht weiß, was das eigentlich genau ist und wieso es nicht nur spannend, sondern hochrelevant für ihr Problem ist? Wie kann es beurteilen, ob ein Vortrag ohne Folien richtig wäre, wenn es nur öde PowerPoint-Vorträge kennt?

Nein, dem Publikum zu gefallen, ist zu unambitioniert. Das Richtige zu tun, darauf kommt es an. Und Sie sind die Person, die am besten beurteilen kann, ob Ihre Idee vollendet ist, weil niemand das Problem, das Sie lösen, so gut verstanden hat wie Sie.

Wenn es eine gute Lösung ist, dann wird sie gefallen. Wenn es richtig ist, dann auch recht.

Eine Alternative zur CI-Polizei

In vielen größeren Unternehmen kommt immer dann, wenn eine PowerPoint-Präsentation extern gehalten werden soll, die Corporate-Identity-Polizei. Meist in der Marketingabteilung angesiedelt, achtet sie penibel darauf, dass das PowerPoint-Template eingehalten wird und nichts falsches auf den Folien steht.

Die CI-Polizei ist eine Angstbehörde. Eigentlich dafür zuständig, dass das Unternehmen nach außen ein stimmiges, einheitliches Bild abgibt, übt sie ihre Pflicht normalerweise rein destruktiv aus, sucht nicht nach konstruktiven Verbesserungsvorschlägen, sondern verbietet lediglich alles, was abweicht. Was formal passt, darf bleiben. Ob es etwas taugt oder nicht, wird normalerweise nicht hinterfragt.

Natürlich ist es sinnvoll, dass ein Unternehmen nach außen einen einheitlichen Eindruck von sich abgibt. Aber was wäre, wenn die Abteilung, die dafür zuständig ist, nicht destruktiv, sondern konstruktiv an diese Aufgabe heranginge? Nicht bloß Formalitäten prüfte, sondern Inhalt. Nicht bloß freigäbe, sondern optimierte.

Ist das nicht der Job desjenigen Mitarbeiters, der die Präsentation erstellt? Natürlich. Aber welcher Mitarbeiter ist denn Präsentationsprofi?

Was also wäre, wenn es statt – meinetwegen auch zusätzlich zu – der CI-Polizei eine „Klarheits“-Abteilung gäbe, die man nicht gezwungenermaßen fragen muss, sondern die man gerne und freiwillig einbindet, weil sie eine echte Hilfe ist? Die vom Publikum her denken würde, nicht aus Angst heraus, dass jemand etwas falsches sagt, sondern aus dem Wunsch heraus, Verständnis und Begeisterung der Zuhörer zu wecken? Was, wenn das Ziel dieser Abteilung statt „so wenig falsch wie möglich“ lautete: So interessant wie möglich. So spannend wie möglich. So verständlich wie möglich?

In Unternehmen redet man viel von Content Marketing und Storytelling, meint es aber auf der Mitarbeiterebene nicht ernst damit. Dabei sind z.B. im B2B oft gerade Präsentationen der Mitarbeiter das Gesicht des Unternehmens. Die Mitarbeiter, die diese Präsentationen konzipieren und halten, sollten entsprechend unterstützt werden. In Wahrheit sind sie häufig auf sich alleine gestellt. Schlimmer noch: Sie sollen fragwürdige Regeln befolgen und müssen Ratschläge von Kollegen und Chefs berücksichtigen, selbst wenn die noch weniger von Präsentationen verstehen.

Verlage leisten sich ganz selbstverständlich Lektoren, deren Aufgabe es ist, die Texte der Autoren lesbarer, interessanter und spannender zu machen. Die Webseite des Unternehmens, die Broschüren, Presseberichte, Social Media werden ganz selbstverständlich von professionellen Redaktionen betreut. Bei Präsentationen würde es sich ebenfalls lohnen, damit der Eindruck des Unternehmens nicht nur formal einheitlich, sondern exzellent und wertschätzend gegenüber den Kunden, Partnern, Händlern – kurz: den Zuhörern – ist.

Klar, das wäre dann kein Praktikanten-Job mehr. Da müsste jemand sitzen, der sich schnell in die Themen der Mitarbeiter hineindenken kann. Der die richtigen Fragen stellen kann. Der sich in das Publikum hineinversetzen kann. Der schnell kreative Lösungen entwickelt. Der Präsentation so gut verstanden hat, dass er nicht beim ersten „Ja, aber“ einknickt, dabei aber nicht bloß den Besserwisser spielt. Jemand, dem die bestmögliche Präsentation am Herzen liegt.

Die Anfangsinvestionen wären hoch, der langfristige Gewinn aber auch.

Ich muss noch Folien machen.

Wenige Menschen müssen, wenn sie die diesen Satz sagen, Folien machen. In Wahrheit müssen Sie noch einen Vortrag vorbereiten. Und das hat erst einmal mehr mit Denken und weniger mit Machen zu tun.

Man muss darüber nachdenken, wer da eigentlich vor mir sitzt. Woran diese Personen glauben und was sie wissen. Wie das, was ich zu sagen habe, dazu passt. Wie ich ihre Sprache spreche. Wie ich sie neugierig mache. Wie ich ihre Neugier ständig steigere. Wie ich sie zum Aha bringe.

All das hat mit Folien erst einmal nichts zu tun. Folien sind oft eine Entschuldigung dafür, über diese Fragen nicht so klar nachzudenken, wie es sinnvoll wäre. Denn Folien sind „sichtbar“. Daher erwecken „viele Folien“ den Anschein von viel Arbeit – für manche gar, um sich vor sich selbst zu rechtfertigen: viel geschafft, heute. Die eigentliche Arbeit steckt allerdings oft gerade in den „unsichtbaren“ Anteilen des Vortrags, in den Gedanken, die ich mir gemacht habe.

Am Ende kommt es nämlich nicht darauf an, ob mein Vortrag nach viel Arbeit aussieht, sondern darauf, was sich in den Köpfen des Publikums nachhaltig verändert hat. Erst wenn ich zu dem Schluss komme, dass mir das mit Folien besser gelingt, dass ich also mit Folien einen besseren Vortrag halte als mit anderen Mitteln, muss ich Folien machen. Und auch in diesem Fall muss ich sie erst dann machen, wenn ich weiß, an welcher Stelle meines Vortrags ich eine Folie brauche und wofür genau.

Mist, ich muss einen Vortrag halten und kann kein PowerPoint.

Neulich auf einer Party. Als sie erfuhr, dass ich Unternehmen berate, überzeugend zu präsentieren, klagte sie mir ihr Leid: „Ich habe mich für einen wichtigen Vortrag im nächsten Jahr gemeldet. Aber ich habe überhaupt gar keine Ahnung von PowerPoint.“

„Wie schön,“ sagte ich. „Das ist eine sehr gute Voraussetzung für einen tollen Vortrag.“ Sie dachte offensichtlich, ich meine das ironisch. Tat ich nicht.

Ich erklärte ihr, dass das vergleichbar sei mit jemandem, der ein Buch schreiben möchte, aber keine Ahnung von Word hat. Würde das Buch auch nur ein Quentchen spannender durch Word? Natürlich nicht.

Hilft Word dabei, Kapitel kenntlich zu machen, weil ich manches fett schreiben kann? Klar. Ist es nützlich, Seitenzahlen und ein automatisches Inhaltsverzeichnis zu haben? Natürlich. Kann ich ein spannendes Buch ohne Word schreiben? Sehr gut sogar.

Bei PowerPoint ist es ebenso. Es mag viele Situationen geben, in denen es nützlich ist. Notwendig ist es nie. Im Gegenteil.

PowerPoint hemmt sogar viele Menschen, die es nicht gewöhnt sind, Folien zu gestalten und als Unterstützung für Ihren Vortrag zu nutzen. Wenn sich diese Menschen an den PowerPoint-Vorträgen orientieren, die sie kennen (meist die von der üblen Sorte), schreiben auch sie viel Text auf die Folien – die vermeintlich „wichtigen“ Punkte.

Und dann? Steht es einmal drauf, wird es zum Fahrplan der Präsentation. Dann stehen sie vor Publikum und müssen sich an diesen Fahrplan halten. Punkt für Punkt. Das versteift.

Dabei sind diese Menschen eigentlich ganz lockere Typen. Sobald eine Nachfrage kommt, auf die sie frei antworten müssen, wird der Vortrag lebhaft. Sie erzählen Anekdoten, erklären mit Händen und Füßen, lächeln … Und nach der Zwischenfrage? Geht es unbeholfen weiter mit dem Bullet-Point-Fahrplan.

Es gibt viele Situationen, in denen eine Folie hilfreich ist. Bilder, für die ich viele Worte bräuchte, um sie zu beschreiben. Emotionen, die ich manchmal mit einem Bild schneller auslösen kann als mit einer Geschichte. Oder komplexe Zusammenhänge, die durch eine Animation viel leichter zu erfassen sind als mit Worten.

Aber deswegen muss ich mich nicht durch PowerPoint hemmen lassen, wo es nicht nötig ist. Und schade wäre es, wenn man sich in der Vorbereitung hemmen lässt, einen interessanten roten Faden zu spinnen, nur weil man glaubt, dass man den Vortrag als typische PowerPoint-Präsentation gestalten muss. Muss man nicht.

Wer keine Ahnung von PowerPoint hat, sollte das zu seinem Vorteil nutzen. Der Blick ist dann nicht eingeschränkt auf das, was in PowerPoint „üblich“ oder „machbar“ ist, sondern er darf frei wandern.

Brauchen wir PowerPoint-Alternativen?

Tim Themann argumentiert in diesem sehr lesenswerten Beitrag, warum er glaubt, dass wir im Augenblick PowerPoint-Alternativen nicht brauchen. Seinem Fazit stimme ich nur bedingt zu:

Echte Innovation in Richtung des Publikums ist – unabhängig vom Software-Werkzeug – sehr schwierig; der Beamer als Hardware-Werkzeug determiniert sehr stark die Darstellungsform. Wir brauchen m. E. keine alternativen Werkzeuge, sondern innovatives Präsentieren, innovatives Referieren, – und das kann man nicht einfach kaufen und schnell mal eben installieren, sondern sich nur kreativ erarbeiten und mühsam lernen und üben.

Die Ursache für die Flut schlechter Präsentationen sind oft schlechte Gewohnheiten, falsche Ziele und egoistische Motive. Statt zu fragen: „Was nützt dem Publikum?“, fragen viele Vortragende: „Wie kann ich mir die Arbeit erleichtern?“. Statt zuzuhören, senden viele Vortragende ihre Nachrichten unreflektiert und ohne zu hinterfragen, wer da eigentlich vor ihnen sitzt und wie das, was sie senden, zu den Empfängern passt. Sie wollen „verkaufen“ statt „helfen.“ Sie sind schlicht unhöflich.

Insofern hat Tim recht, wenn er innovatives Präsentieren vor allem mit der Person des Referenten verbindet. Dessen Einstellung und dessen Werte haben den größten Einfluss auf das Ergebnis der Präsentation, während selbst gute Werkzeuge in den Händen von Dilettanten wertlos sind.

Allerdings: PowerPoint ist kein gutes Werkzeug, schon gar nicht das perfekte Werkzeug, als dass er es bezeichnet. Es verleitet nämlich viel zu viele Menschen, die gar keine Dilettanten sind, trotzdem dazu, dilettantische Präsentationen zu erstellen. In diesem Sinn ist PowerPoint ein schlechtes Werkzeug.

PowerPoint ist kompliziert, verwirrend und umständlich. Statt aus dem Weg zu gehen, stellt es sich in den Weg. Zu oft sucht man eine Funktion an der falschen Stelle, benötigt zu viele Klicks oder findet als Laie eine Funktion erst gar nicht. Nach meiner Erfahrung nutzen die meisten Menschen PowerPoint immer noch so wie vor 20 Jahren. Deshalb gestalten Sie die selben grauenvollen Folien. Zu viel Text, das ist leicht in PowerPoint, und unübersichtliche Visualisierungen, das ist für viele nicht leicht zu ändern.

Ein gutes Werkzeug würde es Menschen, die nur wenig von Gestaltung und Visualisierung verstehen, ermöglichen, dennoch hilfreiche Ergebnisse zu erzielen, solange sie die persönlichen Voraussetzungen mitbringen: Wer etwas zu sagen hat, wem das Publikum am Herzen liegt, wer Wert darauf legt, dass das Publikum ihn versteht, den sollte ein gutes Werkzeug dabei bestmöglich unterstützen. Wenn ich einen guten roten Faden habe (ein Drehbuch), wenn ich mir Gedanken über die nötigen Visualisierungen (das Storyboard) gemacht habe, dann sollte es mit PowerPoint leicht sein, das auch umzusetzen.

Nach meiner Erfahrung ist es das für viele gerade nicht. Die Menschen haben selbst dann noch Schwierigkeiten, mit PowerPoint ein zufrieden stellendes Ergebnis zu erzielen, wenn sie, noch bevor sie PowerPoint starten, genau wissen, was sie sagen wollen und welche Visualisierung sie dabei unterstützen würde.

Natürlich darf man nicht erwarten, dass ein Werkzeug jeden zum Profi-Designer macht. Aber genau so wie es heute schwer ist, unscharfe Fotos zu machen, wenn ich weiß, was ich fotografieren will, sollte es schwer sein, schlechte Folien zu gestalten, wenn ich weiß, was ich sagen will. Jeder, der einen Plan hat, sollte ihn so leicht wie möglich umsetzen können.

Hier darf man eben doch den schwarzen Peter an PowerPoint schieben. Klar, es gibt für fast alles Tipps und Tricks und Hacks und Workarounds. Aber wer möchte denn erst stundenlang durch Foren grasen oder einen Experten befragen, nur weil er Hilfslinien präzise positionieren möchte.

Inwiefern Software, die nicht PowerPoint heißt, an dieser Situation etwas ändern kann, ist zumindest fraglich, auch darin stimme ich Tim zu. Alternativen haben einen schweren Stand gegen die allgegenwärtige Präsenz von PowerPoint im Unternehmensumfeld. Allerdings gibt es aus anderen Richtungen eine Entwicklung, die nicht mehr aufzuhalten ist. Mit der Verbreitung von Smartphones und Tablets kommt eine Menge spezialisierter Apps, die es früher einfach nicht gab. PowerPoint ist schon lange nicht mehr das einzige Mittel, um Präsentationen zu erstellen und zu halten. In meinen Workshops sitzen heute Menschen, die auf ihrem Hauptcomputer, einem iPad, gar kein PowerPoint installiert haben. Menschen, die nicht in oder für große Unternehmen arbeiten, kommen heute bei Präsentationen sehr gut ohne PowerPoint aus.

Die Tür für Alternativen ist so weit geöffnet wie nie zuvor, weil sich die typische Arbeitsumgebung der Menschen ändert. Ich hoffe sehr, dass dadurch Werkzeuge eine Chance haben, die es leichter machen, eine gute Story sinnvoll visuell zu unterstützen.

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