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At the speaker’s mercy

As a speaker, you’re in the driver’s seat.
Which can be a problem for your audience.

If you drive too fast, they’ll miss the point.
If it’s too slow, they might fall asleep.
And if you choose a bumpy road,

they‘re probably not going to enjoy the ride.

Reading a book is different because the reader is in control of the pace with which they process the information.

They can slow down,
skip ahead,
flip a few pages back and
re-read some information.

In a speech, the audience can’t do any of that.
They’re at the speaker’s mercy.

As a speaker, being aware of that helps in making the ride more enjoyable and satisfying for your audience.

Keep in mind, though, that not everyone enjoys the same kind of ride. While some audiences love the feeling of a sports car, others prefer the feeling of a well-balanced limousine.

Guaranteed winners

There is no guarantee in sports.

When Roger Federer entered the center court he could never be 100% certain to win the match. No matter how well he prepares, there’s always be the possibility of defeat.

He enters the center court regardless. He plays the match regardless.

Repeat.

There is no guarantee in communication. No matter how well we prepare, our story just might not work for this particular audience. Or there might be a tough question which gets us by surprise.

We enter the stage regardless. We give our talk regardless.

A huge source of misunderstanding is the purpose of preparation. We don’t prepare to eliminate uncertainty. Quite the opposite. We prepare to be able to face uncertainty and give our best despite the scariness of the moment.

Sind Sie stark genug für PowerPoint?

Man muss stark sein, um PowerPoint sinnvoll einzusetzen.

Denn PowerPoint verleitet dazu, weniger klar zu denken. Folien zu füllen. Erst einmal alles drauf zu schreiben, was einem einfällt. Zusammenzusuchen, was man schon aus anderen Vorträgen hat, bevor man verstanden hat, wer da vor einem sitzt, warum sie dort sitzt und was bei ihr hängen bleiben soll. Fülle statt Prägnanz.

PowerPoint verleitet dazu, die falschen Prioritäten zu setzen. Schriftarten zu suchen, Farben zu wählen, Diagramme zu zeichnen, Animationen zu gestalten, Folien zu verschieben, bevor Sie sich Gedanken über den roten Faden gemacht haben und wissen welche Folien dafür überhaupt die richtigen sind. „Sieht gut aus“ statt „ist interessant, relevant und spannend“.

Wenn Sie es zulassen, frisst PowerPoint die gesamte Vorbereitungszeit. Doch jede Sekunde, die Sie in PowerPoint verbringen und die nicht das unmittelbare Ziel hat, mit den Mitteln von PowerPoint Ihren Vortrag klarer oder einprägsamer zu machen, ist eine verschwendete Sekunde. Je früher Sie im Prozess mit PowerPoint beginnen, desto größer ist die Gefahr, dass Sie Zeit dabei verschwenden.

Aber: Wenn Sie stark genug sind, dem zu widerstehen. Wenn Sie erst die wichtigen Fragen beantworten, damit Sie genau wissen, was zu sagen ist und wie Sie es Ihren Zuhörern am besten vermitteln … Dann kann mit PowerPoint aus einer tollen Story eine großartige Präsentation entstehen.

Seien Sie stark!

12 Fragen: 11. Hab ich alles?

Es kann losgehen. Sie haben sich sorgfältig vorbereitet, einen fesselnde Story und tolle Folien. Beamer an! Nur: leider passt der Adapter nicht. Erst Hektik, dann Panik, gefolgt von verzweifelten „Ähs“ und „Öhs“. Vermeiden Sie diesen Last-Minute-Stress, indem Sie sich eine sorgfältige Checkliste machen, auf der Sie alles abhaken, was Sie für Ihren Vortrag brauchen.

Ich mach’ das spontan

Eines der größten Missverständnisse über Spontaneität ist, dass man spontan nur sein kann, wenn man sich nicht vorbereitet. Das Gegenteil ist der Fall. Fähig zu Spontaneität ist gerade derjenige, der auf viele Situationen vorbereitet ist, so dass er auch in unvorbereiteten Situationen mit höherer Wahrscheinlichkeit angemessen reagieren kann.

Ein guter Musiker etwa improvisiert deswegen so gut, weil er sein Handwerk beherrscht, technisch wie theoretisch. Weil er weiß, welche Tonart zu welcher anderen passt, wie man Spannung aufbaut und wie man sie wieder auflöst, was zu tun ist, wenn man mal auf der falschen Note gelandet ist, weil – wie Miles Davis einst sagte – erst die nächste Note sie gut oder schlecht macht. Ein geübter Improvisator hat schon viele falsche Noten gespielt. Er hat viele Kombinationen probiert, die mal funktionieren und mal nicht. Und er lernt daraus. Er verbessert stetig seine Spieltechnik, damit seine Hände wissen, was sie zu tun haben, wenn der Kopf etwas denkt. So ist der Kopf eben frei zu denken und nicht beschäftigt mit Kommandieren. Auch deshalb kann er leichter auf Unvorhergesehenes reagieren, kann auf das Publikum eingehen, mit seinen Mitmusikern interagieren. Gerade weil er gut vorbereitet ist.

Zwar mag auch, wer wenig Erfahrung hat oder sich nicht mit möglichen Fehlern beschäftigt hat, in unerwarteten Situation durchaus angemessen reagieren, möglicherweise auch ganz spontan; manchmal kommt das Gute aus völlig unerwarteter Richtung. Allerdings eben zufällig. Nich verlässlich. Nicht dann, wenn man es braucht.

Spontaneität als verlässlicher Partner

Wenn Spontaneität aber erst dann zum verlässlichen Partner wird, wenn man sich ordentlich vorbereitet hat, warum scheuen dann so viele Vortragende die Vorbereitung? Winden sich, prokrastinieren, reden sich heraus, indem sie sagen „Spontan wirke ich natürlicher“? Lisa Braithwaite vermutet in ihrem Buch „Presenting for Humans“:

I have a theory about why preparation is so painful and difficult for speakers. I think speakers who “wing it” are far more afraid of failure and rejection than those who prepare, although it might seem to be the opposite.

[…]

What happens if you prepare and still fail? That’s the ultimate reality you’re trying to avoid, because perhaps then you’ve really wasted your time. You think, “What’s the point? If I prepare, I still suck, so why bother?”

Indem ich also auf die sorgfältige Vorbereitung verzichte, befreie ich mich von der Last des möglichen Scheiterns. Denn im Zweifel war’s einfach nicht mein Tag. Und überhaupt kann ich im Nachhinein ja auch immer vorbringen: Hätte ich mich mehr vorbereitet, dann hätte ich es ja auch viel besser gemacht. Wenn umgekehrt alles gut läuft, ja dann kann ich sogar stolz auf mich sein, weil ich das alles aus dem Ärmel geschüttelt habe. Denn ich bin eben ziemlich spontan.

Bin ich vielleicht. Oder ich habe einfach nur Glück gehabt.

Darauf möchte ich mich aber nicht verlassen. Ich möchte meinen Kopf frei haben zum Denken. Möchte wissen, was als Nächstes kommt, nicht ständig nach den passenden Übergängen suchen und um Worte ringen. Möchte meinen Kopf nicht belasten mit der Suche nach dem roten Faden. Nicht ständig falsche Töne korrigieren. Ich möchte, dass mein Kopf frei und wach ist, wenn ich im Fall der Fälle spontan reagieren muss, um aus einem unerwarteten, falschen Ton einen richtigen zu machen.

Das Mindeste

Das ist leicht: Zu überprüfen, ob die Informationen in einer Präsentation korrekt sind.

Das ist schwer: Zu überprüfen, ob die Informationen in einer Präsentation verständlich sind.

Aber das Mindeste ist nicht, dass ich keinen Quatsch erzähle. Wenn mir jemand 30 Minuten seiner Zeit schenkt, ist es das Mindeste, dass ich mich verständlich ausdrücke.

Was muss ich alles sagen?

„Ich schau’ erst mal, was ich schon aus anderen Vorträgen habe, und danach fange ich an, Stichpunkte auf den Folien zu sammeln.“

Und dann landen Sie bei 50 Folien. Und stellen fest, dass das beim besten Willen zu viele sind für 20 Minuten.

Also kürzen Sie. Zuerst Folie 23. Schweren Herzens. Denn schließlich haben Sie sich ja Mühe damit gegeben, haben sich schon Gedanken über die Gestaltung gemacht. Und – mal ganz ehrlich – so ganz unwichtig ist dieser Aspekt ja auch nicht. Also lassen wir ihn doch erst einmal drin. Vielleicht bringen wir ihn auch noch auf der nächsten Folie mit unter.

Weiter. Was können wir sonst kürzen …

Das Problem ist: Es gibt immer mehr Interessantes zu sagen, als Sie Zeit zur Verfügung haben. Immer. Deswegen ist Kürzen so schwer. Und deswegen ist Ihr Vortrag auch nach dem Kürzen jedes Mal trotzdem noch zu voll.

Aber was heißt hier eigentlich „interessant“? Interessant für wen? Und warum? Was haben Ihre Zuhörer von all’ den interessanten Sachen, wenn sie sie gar nicht verarbeiten, geschweige denn behalten können? Dann wäre es nur noch interessant für Sie. Aber für sich halten Sie den Vortrag nicht, denn Sie wissen ja schon alles.

Denken Sie deshalb lieber vom Zuhörer her als vom Thema her. Das ist der Schlüssel, um die Komplexität des Themas zu knacken. Was müssen die Zuhörer unbedingt verstehen?

Statt erst einmal alles auf Folien zu sammeln, was Sie haben, stellen Sie vorab – noch bevor Sie überhaupt an PowerPoint o.ä. denken – die Frage: „Wenn meine Zuhörerin meine Botschaft verstehen soll, was ist das Allerwichtigste, das sie verstehen muss?“ Nicht: „Die 30 wichtigsten Sachen“, sondern: „Das Allerwichtigste“. Und dann hangeln Sie sich weiter: „Welche Informationen braucht sie, um das zu verstehen und wie kann ich ihr das in ihren Worten erklären?“

Und so fügen Sie – Stück für Stück – nur das hinzu, was – aus Sicht der Zuhörer – unbedingt in den Vortrag muss. Es landet nur das im Vortrag, was die Zuhörer wirklich brauchen. Sie machen nur Folien zu den Aspekten, die für die Zuhörer tatsächlich relevant sind. Und Sie haben viel Zeit gespart, weil Sie die Folien, die Sie gar nicht brauchen, erst gar nicht machen – und demnach auch nicht wieder kürzen müssen.

Lernen statt Lästern

Werner Herzog über schlechte Filme:

The bad films have taught me most about filmmaking. Seek out the negative definition. Sit in front of a film and ask yourself, “Given the chance, is this how I would do it?” It’s a never-ending educational experience, a way of discovering in which direction you need to take your own work and ideas.

“Given the chance, is this how I would do it?”

Es wäre viel geholfen, wenn nicht immer nur alle lästerten oder meckerten oder dem Chef nach dem Mund redeten. Kritisieren lernen – und sei es bloß still – ist Gold wert. Gelegenheit dazu gibt es genug.

„Warum finde ich den Vortrag langweilig?“, „Warum berührt er mich nicht?“, „Warum finde ich das Diagramm unübersichtlich?“, „Warum bleibt alles abstrakt?“.

Sind es die Folien? Die Art, wie er sein Publikum nicht anschaut? Ist es die fehlende Wertschätzung, weil er glaubt, wir kaufen ihm die Geschichte ab? Ist es die Art, wie sie doziert, statt mit uns zu reden? Ist es sein Vokabular, das mich nicht abholt?

Von schlechten Präsentation, gerade von den nicht gar so schlechten, lässt sich viel lernen. Entscheidend ist aber: Wenn ich an seiner Stelle wäre, wie würde ich es machen?

[Foto: Gorup de Besanez – „Werner Herzog bei den Filmfestspielen Venedig 1991“, Lizenz: CC-BY-SA]

So viel Aufwand für eine Präsentation?

So viel Aufwand für eine Präsentation?

Wenn man es so sehen will. Ich sehe es so: So viel Aufwand für das, was danach kommt. Die nächste Präsentation. Denn diese Präsentation kann mir die Tür für die nächste öffnen.

Warum also so viel Aufwand? Weil Präsentieren eine Chance ist. Die Chance, Menschen zu berühren und etwas zu bewegen. Gehört zu werden. Mundpropaganda auszulösen. Weiterempfohlen zu werden. Aufträge zu bekommen, die mir weitere Chancen eröffnen. Wahrgenommen zu werden.

Wenn ich nur an die Pflicht denke, den Termin zu bewältigen, dann ist alles bloß lästig. Dann „muss ich“ statt „darf ich“.

Ich aber will sogar. Mehr. Also nutze ich diese Chance, damit ich noch eine bekomme. Dann vielleicht sogar eine größere.

Deshalb: Ja, so viel Aufwand!

10 Jahre iPhone-Präsentation

Gestern las ich eine Menge Lobpreisungen für Steve Jobs’ iPhone-Präsentation, die inzwischen als Paradebeispiel für gelungene Produktpräsentationen herhalten darf. Viel wurde dort gesagt über die technische Umsetzung, die Dramaturgie, die angemessene Visualisierung, die überzeugenden Demos, den Humor, und vieles davon kann man bejahen. Aber ich habe drei Aspekte vermisst, die leicht übersehen werden:

  1. Das iPhone wurde insbesondere deswegen zu einem grandiosen Erfolg, weil es ein großartiges Produkt war, das die Welt verändert hat. Großartige Präsentationen sind auch deswegen großartig, weil sie großartiges zu sagen haben.
  2. Steve Jobs platzte sichtlich vor Stolz, als er auf der Bühne stand. Er glaubte jede einzelne Silbe, die er dort oben sagte. Begeisternde Präsentationen begeistern auch deswegen, weil der Redner begeistert ist.
  3. Der Vorbereitungsaufwand für die Präsentation war gewaltig. Monate im Voraus begannen die ersten Vorbereitungen, 5 Tage lang stand Steve Jobs auf der Bühne, um den Vortrag zu üben. Perfekte Präsentationen sind auch deswegen perfekt, weil sie perfekt vorbereitet sind.

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Dr. Michael Gerharz

Dr. Michael Gerharz