SEARCH

Search

Explore

Blog
Podcast
Free Live Event
Self-Assessment
Manifesto
Book

Work with me

Connect

SUBSCRIBE

Search
Close this search box.

Präsentieren ohne Stützräder

Überzeugend Präsentieren: Präsentieren ohne Stützräder

Hand auf’s Herz: Eine Schreibblockade hatten wir doch alle schon mal. Wir haben auf ein leeres Dokument gestarrt, während der Eingabekursor hämisch im Sekundentakt blinkte, als wollte er sagen: Na mach schon, ich warte, die Zeit läuft. Und haben einfach nicht gewußt, wie wir anfangen sollen.

Aber hatten Sie eigentlich auch schon mal eine Schreibblockade mit Powerpoint? Wahrscheinlich nicht. Denn Powerpoint macht es uns so leicht: Es gibt keine leere Seite. Wir öffnen eine neue Datei und werden sorgsam an die Hand genommen. Geben Sie einen Präsentationstitel ein, geben Sie einen Folientitel ein, füllen Sie diese Bulletpointliste. Mission accomplished, Präsentation fertig.

Präsentation gleich Folien?

Aber das ist getrickst. Stimmt, mit Powerpoint, Keynote und Co. ist es einfach, etwas zu erstellen. Irgendetwas eben. Denn Powerpoint gaukelt uns vor, dass es ein einziges Schema gibt, dem wir folgen müssen und hinten kommt dann eine gute Präsentation heraus. Was Powerpoint uns vermitteln ist: Präsentation gleich Folien. Wenn Sie Folien haben, auf denen etwas steht, ist Ihr Vortrag fertig.

Das ist genauso, also gäbe es bei Word nur bestimmte Blöcke, die man füllen dürfte, egal ob Sie einen wissenschaftlichen Artikel, einen Brief oder eine Rede schreiben wollen: Schreiben Sie hier eine Einleitung, machen Sie hier eine Aufzählung, fügen Sie hier eine Anekdote ein. Absurd, oder? Warum sollte eine solche Einheitsgröße also bei Präsentationen funktionieren?

Beginnen Sie mit dem Denken

Fangen Sie nicht mit der Technik an, sondern mit dem Denken. Denken Sie darüber nach, was die eine Botschaft ist, die Ihr Zuhörer auf jeden Fall mit nach Hause nehmen muss. Denken Sie darüber nach, wo Ihrem Publikum der Schuh drückt und wie Ihre Idee, Ihr Produkt oder Ihre Botschaft ihm das Leben leichter macht. Denken Sie darüber nach, welche spannenden Geschichten Sie erzählen könnten, mit denen sich Ihr Publikum identifiziert.

Machen Sie sich Notizen, halten Sie Stichpunkte fest, malen Sie Mindmaps, schreiben Sie Ideen auf Post-its, Schmierzettel, Whiteboards – ganz wie Sie möchten. Das sieht erst mal chaotisch aus, ist aber eher ein “kreatives Chaos”. Denn mit einer solchen Ideensammlung haben Sie eine bessere und vor allem individuellere Grundlage, Ihre Präsentation zu strukturieren, als sie Powerpoint jemals liefern könnte. Jetzt können Sie Ihre Stichpunkte und Ideen anordnen, um- oder neusortieren, Unwichtiges mutig rausschmeißen und Wichtiges ins Zentrum rücken.

Das funktioniert übrigens nicht nur bei Präsentationen, sondern eigentlich bei jeder Art von Text: Eine Schreibblockade lösen Sie am besten damit, all Ihre Ideen zu sammeln und dann solange zu sortieren, bis Ihnen Einstieg, roter Faden und Hauptaussage wie Schuppen von den Augen fallen. Damit liegt der schwierigste Teil schon hinter Ihnen, denn Sie müssen die Puzzleteile anschließend eigentlich nur noch aneinandersetzen.

In welche Richtung fahren Sie?

Präsentationen ohne Powerpoint zu erstellen, ist ein bisschen, wie zum ersten Mal ohne Stützräder Fahrrad zu fahren. Am Anfang ist es ganz schön wackelig und wir fühlen uns auch ein bisschen alleingelassen. Wir haben Angst hinzufallen oder mit voller Fahrt gegen einen Baum zu fahren. Das kann natürlich passieren. Aber wenn wir den Dreh raus haben, merken wir auf einmal, wie frei wir ohne die Stützen sind. Und in wie viele Richtungen man eigentlich fahren kann. Übrigens: Die Kinder von heute lernen nicht mehr mit Stützrädern Fahrradfahren, sondern mit Laufrädern ohne Pedale. Damit sie direkt losdüsen können. Warum benutzen Sie dann noch Stützräder?

Dieser Artikel ist ein Beitrag zur “Blogparade gegen die Schreibblockade” von PR-Doktor Kerstin Hoffmann.

Verwandte Artikel

Schlechte Powerpoint Vorlagen
Wie Opa Ewald über den Erfolg Ihrer Präsentation entscheidet
Angsthase, Pfeffernase
Das Für und Wider von Prezi

Let’s Talk: Der neue Kommunikations-Podcast

Es ist Zeit zu reden. Heute startet mein Podcast „Let’s Talk“, so etwas wie die Tonspur zum Blog. Mit wechselnden Gesprächspartner grabe ich mich tief in alles, was mit Kommunikation und Präsentation zu tun hat.

In der ersten Folge unterhalte ich mich mit einem besonderen Gast: Peter Claus Lamprecht, der vor zwei Wochen sein 25-jähriges Jubiläum gefeiert hat und zu den besten Präsentationsexperten Deutschlands gehört.

Eine Auswahl unserer Themen:

  • Wie bitte? Bildersuche über das Telefon? Welche Vorteile das vor 25 Jahren hatte und heute noch hätte.
  • Was stimmt nicht mit PowerPoint? Und ein einfacher Verbesserungsvorschlag dafür.
  • Wer ist eigentlich schuld an schlechten Vorträgen, der Redner oder das Publikum?
  • Warum die perfekte Präsentationsweisheit zwar überzeugend einfach, aber dennoch falsch ist.

Hören Sie die erste Folge hier direkt an – und vergessen Sie nicht, den Podcast zu abonnieren.

Links zu Let’s Talk

Folge als MP3 herunterladen
Let’s Talk als Podcast abonnieren
Homepage von Let’s Talk

Über Podcasts

Was ist ein Podcast?
Programme zum Hören und Abonnieren von Podcasts

PowerPoint für’s iPhone – eine verpasste Chance

Microsoft Office gibt’s jetzt auch für das iPhone. Spannende Präsentationen kann man damit allerdings nicht erstellen.

Jetzt gibt es also PowerPoint auch auf iPhones, zumindest für Abonennten des Office365-Dienstes. Die gute Nachricht: Das wird nicht dazu führen, dass wir noch mehr schlechte PowerPoint-Vorträge erleben. Denn viel kann man mit dem Programm nicht machen. Eigentlich nur Präsentationen ansehen und den ein oder anderen Text verändern; also z.B. noch die aktuellen Zahlen, die erst unterwegs eingetroffen sind, ersetzen.

Schwächen vermieden

Microsoft hat mit Office Mobile für das iPhone also eine App veröffentlicht, die die Schwächen von Smartphones umschifft. Tippen ist noch immer umständlich, komplexe Menüs wie wir sie von Office kennen, finden auf dem kleinen Display keinen Platz.

Schade ist, dass Sie umgekehrt nicht die Stärken nutzen. Die vielen Zeichen-, Animations– und Foto-Apps zeigen ja, wie intuitiv man mit Smartphones manche Aufgabe erledigen kann, die am PC-Bildschirm mühevoll sind.

Stärken aber auch

Schade allemal, dass man nicht einmal die eigenen Fotos einsetzen kann, z.B. das Foto, dass man noch am Bahnhof auf dem Weg zum Vortrag geschossen hat. Warum kann man nicht wenigstens hier mal einen Pfeil und dort eine Markierung ergänzen? Von einfachen Skizzen ganz zu schweigen, dafür wäre ja der Touchscreen geradezu prädestiniert.

Viel mehr als diese drei Fähigkeiten – Bilder, Markierungen und Skizzen – braucht man gar nicht, um spannende Geschichten zu erzählen. Aber dass Präsentieren bedeutet, Geschichten zu erzählen, hat man in Redmond offenbar noch nicht verstanden.

3 PowerPoint-Weisheiten

Drei vermeintliche PowerPoint-Weisheiten – und was sie wirklich bedeuten:

Jede Folie braucht einen Titel Weil Sie Ihre Gedanken nicht klar genug auf den Punkt bringen, müssen Sie dem Publikum noch einmal eine Zusammenfassung liefern.

Texte sollten schrittweise eingeblendet werden Weil Sie keine Zeit für nützliche Visualisierungen hatten, schreiben Sie einfach all Ihre Gedanken auf die Folie; damit das Publikum davon nicht erschlagen ist, blenden Sie den Text schrittweise ein.

Jede Präsentation braucht eine Agenda Weil Sie keine Kernbotschaft haben, auf die Sie mit einer nachvollziehbaren (und spannenden) Struktur zusteuern können, müssen Sie für das Publikum Wegweiser in Form einer Agenda aufstellen, selbst wenn der Vortrag nur 15 Minuten dauert.

Verwandte Artikel

Schwerpunkt Vorher-Nachher
Sagt der Präsentations-Experte zu seinen Jüngern
Neue Wege
Wie Opa Ewald über den Erfolg Ihrer Präsentation entscheidet

Schlechte PowerPoint-Vorlagen

Warum taugen die meisten PowerPoint-Templates eigentlich nichts, obwohl sie doch von professionellen Designern entworfen werfen? Diese Frage stellte vor kurzem Jan Schultink in seinem IdeaTransplant-Blog. Seine Theorie: Die Designer beginnen an der falschen Stelle, nämlich auf einer leeren Folie, die sie dann mit Dekoration füllen. 

Ich habe mal wahllos auf einer bekannten deutschen Plattform für PowerPoint-Templates irgendein „TOP-Business-Template“ geöffnet:

Eines von unzähligen schlechten PowerPoint-Templates

Wenn ich mir das so ansehe, dann gehen die Probleme sicher noch weit über Schultinks Vermutung hinaus. Denn offenbar fehlt es hier an einem fundamentalen Verständnis für die Anforderungen einer publikumsgerechten Präsentation. Die Vorlagen laden geradezu dazu ein, Textfluten auf die Folien zu schleudern. Platz für Freiflächen, die wichtigen Inhalten erst die richtige Wirkung geben, sucht man vergebens. Statt spannender Stories, in die sich das Publikum hineinversetzen kann, sollen hier Fakten abgehakt werden: der Stoff aus dem langweilige Präsentationen sind.

Schultinks Rat an Unternehmen: Gebt den Designern bestehende Präsentationen, damit sie diese inszenieren können und daraus ein funktionierendes Design ableiten können. Wenn ich mir Vorlagen wie die obigen ansehe, zweifle ich, ob das alleine das Problem schon lösen würde.

Da die meisten Präsentationen eben schon vorher so aussehen wie diese, würde ein hübsches Design wahrscheinlich doch nur zu Variationen des obigen Templates führen. Wichtig wäre vielmehr, dass schon die Vorlagen dazu einladen, publikumsgerechte, leicht zu erfassende Folien zu erstellen.

Dazu gehört mehr, als Text durch ein paar Logos und schicke Farben zu dekorieren. Dazu braucht man ein tiefes Verständnis dafür, wie spannende Präsentationen auf das Publikum wirken. Und hier können auch viele Design-Studios noch eine Menge lernen.

Verwandte Artikel

Indiana PowerPoint
Von Buchtiteln lernen
Corporate Design

Sitzen ein Student und ein Techniker beim Spiegel …

Regelmäßig nutzen die großen Nachrichtenmagazine den allgemeinen PowerPoint-Frust, um in einem Artikel entweder das Übel anzuprangern oder die Gralsbringer der PowerPoint-Alternativen anzupreisen. Am Wochenende versuchte sich der Spiegel wieder in letzterem. Wie war ich von dem Artikel frustiert. Im Einzelnen:

„Einige Studenten tüfteln lange an der perfekten Powerpoint-Präsentation,“
Das ist gut.

„den Studenten Philipp von Hammerstein, 20, beeindruckt das nicht.“
Wer war noch mal dieser Philipp von Hammerstein?

„Er findet diesen Vortragsstil sogar ziemlich langweilig. Folie für Folie, Chart für Chart.“
Die meisten Präsentationen sind so – leider – und zwar unabhängig davon, ob sie mit PowerPoint, Prezi, Flip-Chart oder sonst irgendetwas vorgetragen werden.

„[…] Für seine Präsentationen an der Uni suchte er im Netz nach Alternativen und fand Prezi. „Tolle Sache“, lautet sein Fazit nach rund 15 Präsentationen.“
Wer war noch mal dieser Philipp von Hammerstein?

„Das webbasierte Programm folgt nicht dem klassischen Präsentationsansatz der Diashow, sondern setzt auf eine Art virtuellen Rundgang durch eine Mindmap. […] ’Diese Auffassung von der Präsentation als unbegrenzte Ideensammlung ist das wirklich Neue an Prezi’, sagt Dorothee Wiegand von der Computerzeitschrift „c’t“.“
Wenn es einen Grund gibt, PowerPoint und nicht dem Vortragenden die Schuld für schlechte Vorträge in die Schuhe zu schieben, dann ist es wahrscheinlich die Tatsache, dass PowerPoint von Ingenieuren und Programmierern entwickelt wurde und nicht von Rhetorikern, Dramaturgen und Designern. Und wenn der Spiegel jetzt eine Redakteurin einer Technikzeitschrift zu Rate zieht, dann verheißt das nichts Gutes (Nichts gegen c’t, ich war selbst lange Zeit interessierter Leser. Auch nichts gegen Informatik, das hab ich ja selbst studiert.).

Aber zur Sache: Die unbegrenzte Präsentationsfläche ist sicher eine der attraktivsten Angebote von Prezi. Umgekehrt ist gerade die wenig zielgerichtete „Ideensammlung“ auf Bullet-Point-Folien einer der Gründe, warum PowerPoint-Präsentationen oft so ermüdend sind. Die Nutzer packen alles, was sie zu einem Thema wissen auf die Folien. Warum sollte die „unbegrenzte Ideensammlung“ bei Prezi da anders sein? Gute Vorträge hält nur, wer sich über seine Botschaft klar wird, einen interessanten roten Faden findet und seine Informationen klar und verständlich strukturiert – und zwar unabhängig vom Werkzeug.

„In der Praxis sieht die Arbeit mit Prezi vor allem bunt aus:“
Oh ja.

”[…] Wie bei einer Kamerafahrt schwenkt das Programm von Aspekt zu Aspekt und zoomt je nach Bedeutung der einzelnen Punkte stärker herein.“
Oooh ja – oh nein.

„Ein Nachteil: Es gibt keine direkte Excel-Anbindung. “Tabellen lassen sich nicht so bequem einbinden”, erklärt Wiegand.“
Wie gesagt: Techniker. Also wenn die fehlenden Excel-Tabellen das einzige Problem von Prezi sind, dann frag’ ich mich doch, warum ich so viele nervende Prezis sehe.

„[…] Bei Programmen à la Powerpoint könne man sich an den Folien entlanghangeln, sagt Philipp von Hammerstein.“
Wer war noch mal dieser Philipp von Hammerstein?

„Bei Zooming-Presentations müsse der Vortrag freier und flexibler gestaltet werden. “Der Redner muss sich in seinem Thema sehr gut auskennen.” Wer beim Vortragen schüchtern sei, für den seien solche Programme weniger geeignet.“ “
Wer sich in seinem Thema nicht sehr gut auskennt, sollte sich vor allen Dingen erst einmal mit seinem Thema beschäftigen, bevor er die Zeit anderer bei schlechten Vorträgen stiehlt. Wer sein Thema nicht gut kennt, der macht schlechte Vorträge, unabhängig vom verwendeten Werkzeug.

„Dorothee Wiegand sieht die Grenzen von Zooming Presentations auch in der Zielgruppe: Diese Art der Präsentation sei “hipp, cool und jung”, sagt sie und eigne sich daher eher für für [sic!]kreative Branchen, beispielsweise in der Werbung. Eine Business-Präsentation mit vielen Zahlen würde sie damit eher nicht machen.“
Ach ja, Excel fehlt ja, also kann man mit Prezi keine seriösen Business-Präsentationen machen, sondern nur hippe Präsentationen von Kreativen. Was für ein Quatsch ist das denn? Gerade diese Business-Präsentationen sind es doch, die den PowerPoint-Frust verursachen. Und als ob es nicht auch coole Typen außerhalb der Werbebranche gibt.

Ich schimpfe ja oft genug über Prezi. Aber sicher nicht, weil man damit nicht sinnvoll Zahlen präsentieren könnte. Viele Zahlen sind eh nichts für Folien. Wenn ich für meine Kunden nach sorgfältiger Abwägung eine Prezi erstelle, dann deswegen, weil sich das Thema dafür eignet, nicht weil die Zielgruppe hippe Träumer sind, die eh nicht an seriösen Informationen interessiert sind.

Der Rest des Spiegel-Artikels ist belangloses Geplänkel über Online-Alternativen zu PowerPoint (SlideRocket ist zweifellos ein nettes Werkzeug).

World’s Best Presentation Contest 2010

Auf slideshare wurden am Wochenende die Gewinner des diesjährigen World’s Best Presentation Contest bekannt gegeben. In diesem Jahr kann man zwei Trends beobachten.

Das gestalterische Niveau zumindest der Top-Beiträge nimmt zu und ist mittlerweile auf einem hohen Level angekommen. Besonders auffällig ist, dass viele Präsentationen sich prägnanter Schriftarten und Farbschemata bedienen. Das alles dürfte nich zuletzt auch der Verdienst von zahlreichen hervorragenden Büchern und Blogs zu dem Thema sein, allen voran sicher Garr Reynolds und Nancy Duarte.

Zweitens haben die meisten Siegerbeiträge einen deutlich sensationalistischen Anstrich. Sie versuchen mehr zu beeindrucken als zu überzeugen. Das äußert sich bei den meisten Präsentationen in einer wahren Flut von Zahlen und Fakten, meist in astronomischen Größenordnungen. Also die Sorte an Fakten, bei denen man denkt: „Krass, so viel“, ohne sich dabei wirklich vorstellen zu können, was diese Zahlen tatsächlich bedeuten. Vielleicht sehen wir aber auch in diesem Bereich dank Büchern wie Nancy Duartes resonate im nächsten Jahr genau so große Fortschritte wie im gestalterischen Bereich.

Gewonnen hat übrigens diese Präsentation über das Rauchen:

Verwandte Artikel
slideshare Best Presentation Contest 2009

 

Das Für und Wider von Prezi

Prezi-LogoPrezi ist ein Präsentationsprogramm, das zur Visualisierung einen grundlegend anderen Ansatz als PowerPoint verfolgt. Anstatt eine Reihe von Folien zu erstellen, die sequentiell, also Folie für Folie, abgespielt werden, werden bei Prezi sämtiche Inhalte auf einer prinzipiell unbegrenzten Fläche angeordnet. Wie mit einer Kamera kann man dann die Inhalte „abfahren“ sowie herein- und herauszoomen.

Das Programm genießt einen ziemlichen Hype und daher verwundert es nicht, dass immer mehr Prezi-Präsentationen aus dem Boden sprießen. Leider warte ich bis heute auf ein wirklich überzeugendes Beispiel. In vielen Fällen leiden die Präsentationen gar unter dem ständigen hin- und hergezoome.

Warum man mit Prezi nicht besser präsentiert

Das wichtigste vorweg: Prezi ist ein Werkzeug wie auch PowerPoint, und zwar mit dem Zweck, Ihre Präsentationen visuell zu unterstützen. Keines der beiden Programme zeigt Ihnen, wie Sie eine spannende Präsentation erstellen, die auf den Punkt kommt, Inhalte verständlich erklärt und einen sinnvollen roten Faden hat. Sie sind wie die Sägen für den Schreiner, das eine die Stichsäge, das andere die Kreissäge – beide wichtig, aber keine baut einen Schrank.

Wer also glaubt, er baue eine überzeugende Präsentation, indem er einfach ein anderes Tool verwendet, das zufällig ein paar schicke Zoom-Effekte an Bord hat, der ist auf dem Irrweg. Und genau das ist das Problem bei all den Prezi-Präsentationen, die mir so über den Weg laufen.

Die allermeisten davon haben sich vom „Zoom-Effekt“ locken lassen, sind aber letztlich doch nichts anderes als Sequenzen von Bildern und Fakten. Zwar sind sie nicht mit PowerPoint in eine Folge von Folien gebracht, sondern auf einer Fläche mehr oder weniger sinnvoll verteilt worden. Allerdings wird dann doch sequentiell Bild für Bild und Fakt für Fakt herumgezoomt. Wenn die Story bei PowerPoint nicht stimmte, stimmt sie dann bei Prezi aber immer noch nicht. Um im Bild zu bleiben: wenn die Maße nicht stimmen, wird der Schrank nicht dadurch gerade, dass Sie die Säge wechseln.

Warum man mit Prezi schlechter präsentiert

Das führt dazu, dass ich mir in Prezi-Präsentation oft vorkomme wie in einer übermäßig animierten PowerPoint-Präsentation, auch nicht besser als drehende, zappelnde und zischende Überblendeffekte, die wir bei PowerPoint eigentlich schon weitgehend hinter uns gelassen haben.

Dabei ist sich die Wissenschaft hier schon lange einig. Alles, was reine Dekoration ist und nichts zum Verständnis beiträgt, ist im Zweifel eher schädlich für das Verständnis der Zuhörer; Ausnahme: die Animation trägt zum Verständnis bei und ist gerade nicht bloße Dekoration.1 Daraus folgt: wer Prezi nur deswegen benutzt, weil er es „irgendwie schicker“ findet als PowerPoint, der schadet seiner Präsentation möglicherweise mehr als er ihr nutzt.

Wann man mit Prezi besser präsentiert

Wer allerdings genau gelesen hat, der weiß jetzt auch, wann Prezi nicht nur eine Alternative, sonder wohl sogar die bessere Wahl ist; dann nämlich, wenn die Zoom-Animationen einen inhärenten Bezug zum präsentierten Inhalt haben, z.B.

  • bei einer Maschine, bei der die Zuhörer zunächst das grobe Funktionsprinzip verstehen sollten, bevor man detailliert die einzelnen Baugruppen analysiert.
  • bei einem Zeitstrahl, entlang dessen man wichtige Ereignisse bespricht.
  • in einem Beziehungsgeflecht, das man zunächst als Ganzes beschreibt, bevor man in die einzelnen Elemente eintaucht.
  • ganz allgemein da, wo es ein zusammenhängendes Big Picture gibt, in das man hineintauchen kann, um Details zu erforschen.

Umgekehrt sollten Sie sich aber auch nichts vormachen: das meiste davon bekommen Sie genau so gut in PowerPoint hin, solange eben die Story stimmt.

Möglicherweise gibt es noch einen weiteren Nutzen für Prezi. Es zwingt Sie nämlich dazu, Ihre Gedanken anders zu sortieren als PowerPoint. Sie können erst einmal alle Ihre Gedanken und Inhalte auf die Fläche schreiben und anschließend sortieren und sinnvoll strukturieren. Das ist sicher um einiges flexibler als die Folienstruktur von PowerPoint. Ob das allerdings einer analogen Vorbereitung überlegen ist, wage ich gleich mal zu bezweifeln.

Falls Sie Beispiele für überzeugende Prezi-Präsentationen kennen, freue ich mich über einen Hinweis in den Kommentaren.

Verwandte Artikel
Die Endlosfolie
Das Geheimnis einer kleinen Box
Schwerpunkt Vorher-Nachher
Schwerpunkt Kreativität

1Nachzulesen u.a. in Andrew Abelas empfehlenswerten Buch Advanced Presentations by Design

 

Projektleiter sollten Kommunikation zur Priorität Nr. 1 erheben (Interview)

Porträt Stefan Hagen

Dr. Stefan Hagen ist Managementberater und Projektmanager. Er beschäftigt sich neben dem reinen Projektmanagement schwerpunktmäßig mit Unternehmensentwicklung und Marketing 2.0. Sein Projektmanagement-Blog gehört zu den meistgelesenen Blogs über dieses Thema.

Wenn es eine Sache gibt, die Stefan Hagen auf die Palme bringt, dann ist das der Satz: “Das haben wir schon immer so gemacht.” Denn er ist immer auf der Suche nach neuen Wegen und besseren Lösungen.

Das gilt auch für die Kommunikation in Projekten. Er legt selbst sehr großen Wert auf überzeugende Präsentationen und gibt im folgenden Interview wertvolle Tipps für die erfolgreichere Kommunikation in Projekten.

Michael Gerharz:
Projektorientiertes Arbeiten ist in den meisten Unternehmen zum Alltag geworden. Trotzdem ist die Erfolgsquote im Projektmanagement nachweislich schlecht, in manchen Unternehmen sogar miserabel. Warum ist das so?

Stefan Hagen: Meine These: Mangelhafte Kommunikation ist mit Abstand die wichtigste Ursache, warum Projekte in der Praxis so häufig scheitern. Dabei wäre es doch gar nicht so schwer, besser, verständlicher und auch verbindlicher zu kommunizieren.

Der Projektleiter bzw. die Projektleiterin sollte Kommunikation zur Priorität Nr.1 erheben. Kein Thema in Projekten ist wichtiger. Idealerweise haben Sie mindestens alle 2-3 Tage Kontakt zu ihren Teammitgliedern. Natürlich ist die persönliche Kommunikation in der Regel am wirkungsvollsten. Aber auch ein kurzes Telefonat, eine Skype-Konferenz oder eine e-Mail können hilfreich sein. Bei größeren Projekten sollten Sie sich mindestens alle 14 Tage zu einer kurzen Statusbesprechung treffen.

Michael Gerharz: Warum sind diese regelmäßigen Besprechungen so wichtig?

Stefan Hagen: Olaf Hinz sagt „auf Deck bleiben“ dazu – übrigens ein empfehlenswertes Buch. Ihre Teammitglieder müssen spüren, dass Sie sich aktiv um das Projekt kümmern. Gemeint ist aber kein unmotiviertes oder gar manipulatives Nachfragen. Vielmehr geht es darum, gerade kritische Themen aktiv und möglichst frühzeitig anzugehen. Klingt vielleicht trivial, ist es aber nicht. Denn aktives Kommunizieren erfordert manchmal auch viel Energie, Kraft und sogar Mut.

Michael Gerharz: Woran hapert es denn nach deiner Erfahrung in der Projektkommunikation am meisten?

Stefan Hagen: Kommunikation scheitert häufig deshalb, weil zu viele Themen parallel diskutiert werden. Die Kunst der erfolgreichen Projektführung besteht auch darin, aus der Vielzahl der Themen die wichtigsten Dimensionen zu identifizieren, die Wahrnehmung der Teammitglieder immer wieder auf diese Kernthemen zu fokussieren und dadurch Komplexität zu reduzieren.

Denn gute Projektleiter/innen geben klare Kommunikationsstrukturen vor. Sie stellen Sachverhalte, Aufgaben, Probleme, Risiken, Termine, Aufwände etc. für ihre Teammitglieder transparent, verständlich und übersichtlich dar. Und sie sind stets bereit, neue Erkenntnisse, Meinungen und Informationen einfließen zu lassen.

Michael Gerharz: Dennoch sind es gerade diese Statusberichte, die für viel Frust sorgen, weil sie oft in einschläfernden Präsentationen enden. Woran liegt das?

Stefan Hagen: Projekte sind offensichtlich besonders anfällig für schlechte, langweilige und überladene Präsentationen. Denn häufig geht es um technische Themen mit einer Vielzahl von Detailinformationen. Und um alle Beteiligten „ausreichend zu informieren“, werden sie mit Dutzenden von Präsentationsfolien gequält. Stundenlang, monoton, einschläfernd.

Wir müssen erkennen, dass gute Präsentationen als aktiver Dialog mit dem Publikum konzipiert sind. Dies ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die einiges an Übung erfordert. Denn es ist wesentlich einfacher, 50 Folien herunter zu lesen, als eine interessante Präsentation in Dialog-Form zu gestalten. „Zutaten“ einer guten Projektpräsentation sind u.a.: Bilder, Beispiele, Geschichten, Analogien, Übersichten, gut strukturierte Handouts, Aktivierung durch Fragen oder auch interaktive Elemente wie kurze Videos.

Michael Gerharz: Wie könnte man abgesehen von besseren Präsentationen die Kommunikation in Projekten noch verbessern?

Stefan Hagen: „Wahr ist nicht, was A sagt, sondern was B versteht.“ Was Paul Watzlawick vor vielen Jahren so trefflich formuliert hat, ist heute aktueller denn je. Denn wir müssen erkennen, dass sich Menschen ihre individuelle Wirklichkeit konstruieren. Erst wenn wir es schaffen, „gemeinsame Bilder“ zu kreieren, haben wir überhaupt eine Chance, auf dasselbe Ziel hinzuarbeiten.

Schaffen Sie geräumige, angenehme Kommunikationsräume mit möglichst großen Visualisierungsflächen. Halten Sie ein Meeting auch mal im Stehen ab. Und: Visualisieren Sie auch mal mittels Computer und Beamer – wenn Sie sich damit wohl fühlen.

Ich persönlich verwende sogar hauptsächlich Computertools in der Kombination mit einem Beamer. Denn die Erstellung von MindMaps, Wirkungsgefügen, Prozessskizzen, Modellen und ähnlichen Darstellungen funktioniert mit dieser Methode unschlagbar effizient. Aber natürlich nur, wenn man die Tools beherrscht.

Auch Social-Media-Tools wie Blogs und Wikis oder Collaboration Tools wie Basecamp, ZCOPE, Mindmeister oder auch Google Docs können, wenn Ihre Unternehmens-Policy den Einsatz zulässt einen wirklichen Sprung in der Effizienz Ihrer Projektkommunikation auslösen.

Verwandte Artikel
Erfolgreichere Meetings
Wer bin ich eigentlich?
Neue Wege
Auf der Serviette erklärt

Spread the Word

Dr. Michael Gerharz

Dr. Michael Gerharz