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Jetzt geht’s den Werbeverweigerern an den Kragen

DU SOLLST MIR ZUHÖREN! Als ob ein Vortrag daduch spannender würde, dass man das Publikum zum Zuhören zwingt …

ProSiebenSat1 reicht’s. Sie haben genug von Werbeverweigerern, die mit Programmen à la AdBlocker Werbung auf Webseiten unterbinden. Schon bald darf man auf den Webseiten von Pro7, SAT1 und Co. Videos nicht mehr im Vollbild ansehen, wenn man einen solchen Werbeblocker einsetzt.

Warum? »Werbeverweigerung bedroht […] auf lange Sicht den Content und viele Arbeitsplätze. Das müssen wir den Nutzern bewusst machen.« sagte Thomas Port, Digitalgeschäftsführer der zuständigen Konzerntochtet Seven-One-Media letzte Woche in einem Interview mit dem Fachblatt HORIZONT. Außerdem ergäben die monatlichen Meinungsumfragen, dass die Werbung erträglich sei.

Das Problem? Für die Werbeverweigerer ist sie offenbar nicht erträglich. Da können die Umfragen noch so sehr das Gegenteil zeigen. Es zählt, was die Zuschauer tun, nicht das, was sie sagen.

Es ist das gute Recht von Seven-One-Media, die Verweigerer für ihre »Taten« zu »sanktionieren«. Erträglicher wird die Werbung aber nicht dadurch, dass man Menschen, die sie unerträglich finden, dazu zwingt, sie zu ertragen. Deshalb schützen diese Maßnahmen auf Dauer auch keine Arbeitsplätze. Und das ist gut so, denn Arbeitsplätze, die ihre Grundlage darin haben, andere Menschen zu nerven, sind nicht schützenswert.

Dass es einen anderen Weg gibt, zeigt – übrigens schon seit Jahren – die TED-Organisation. Auch TED finanziert seine Webseite durch Werbeeinnahmen. Allerdings mit einem Unterschied: Die Werbung wird nach einem Video gezeigt. Deshalb muss die Werbung so interessant sein, dass die Zuschauer sie freiwillig schauen. Sonst schalten sie ab. Wenn sie die Werbung langweilig finden, ist sie langweilig. Ende der Diskussion.

Auch Sie haben kein Mitleid verdient, wenn Ihre Präsentation langweilig ist. Niemand wird für Sie das Publikum auf die Stühle im Vortragssaal fesseln. Und auch das ist gut so. Denn es ist das gute Recht des Publikums, bei einem langweiligen Vortrag mit dem Smartphone zu surfen oder den Raum zu verlassen.

Wenn Sie möchten, dass man Ihnen zuhört, dann halten Sie einen spannenden Vortrag.

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Ist das nicht der Hammer?

Der T-Bone TBII ist der beste Hammer der Welt. Aber wenn man einen Schraubenzieher braucht, ist er leider nutzlos.

Er ist der Hammer. Er ist einfach DER Hammer. Elegant, leichtgewichtig und präzise. Durch seine Titankonstruktion in Verbindung mit einem wechselbaren aufgerauhten Stahlkopfaufsatz ist er erheblich leichter als ein vergleichbar schlagkräftiger Stahlhammer. Mit seiner magnetischen Spitze erlaubt er den Einhandbetrieb, z.B. um sich mit der anderen Hand festzuhalten, während man auf einer Leiter steht. Sein ergonomischer Griff liegt in der Hand, als hätte man nie etwas anderes gehalten. Er ist der Stiletto TiBone. Und Sie merken schon: Er ist der Rockstar unter den Hammern. Deshalb kostet er auch 263 US Dollar.

Nur blöd…

… wenn man gar nichts hämmern, sondern etwas schrauben will. Dann ist der TiBone in all seiner Perfektion leider vollkommen nutzlos. Denn er ist vieles. Aber er ist eben kein Schraubenzieher.

Und was hat das mit Präsentieren zu tun?

Wenn man so will, ist Powerpoint auch so ein perfekter Hammer. Powerpoint kann ein ideales Werkzeug für viele Situationen sein. Zum Beispiel, für einen klassischen Einer-zu-Vielen Vortrag, der mit Bildern, Text oder Zahlen veranschaulicht wird. (Unter der Voraussetzung natürlich, dass ich es richtig mache. Denn nur weil ich einen super Hammer habe, kann ich ja auch noch lange kein Haus bauen.)

Ein perfektes Werkzeug ist aber nichts wert, wenn man es für die falsche Aufgabe verwendet. Zum Beispiel ist Powerpoint in Meetings oder Verkaufsgesprächen, in denen es darum geht, sich auszutauschen und zu diskutieren, Angesicht zu Angesicht, in den allermeisten Fällen fehl am Platz. Während Powerpoint-Folien in einem klassischen Vortrag Ihre Botschaft einprägsamer machen können, bewirken sie in gewünschten Dialogsituationen oft das Gegenteil. Denn dann starren alle auf die Projektionsfläche, anstatt einander in die Augen. Ihr Publikum wird automatisch eher konsumieren als interagieren.

Fest steht:

Ein Vortrag muss immer mit den Werkzeugen umgesetzt werden, die Sie als Vortragenden und Ihre Ziele unterstützen. Und manchmal muss man dafür eben hämmern und manchmal muss man schrauben.

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Das kann ich schon ganz alleine!

Überzeugend Präsentieren: Das kann ich schon ganz alleine!

Stellen Sie sich folgende Situation vor. Sie sitzen an Ihrem Schreibtisch, vor Ihnen der druckfrische Quartalsbericht. Sie beginnen zu lesen. Doch neben Ihnen sitzt Kollege Schmitz und sagt Ihnen, wie schnell oder langsam Sie an dieser oder jener Stelle lesen können, wie lange Sie ein Diagramm betrachten dürfen und wie schnell Sie umblättern müssen. Nervig, oder? Ich möchte wetten, nach zwei Minuten haben Sie den Bericht samt Kollegen Schmitz in die Ecke gepfeffert.

Eine Präsentation ist jedoch genau das! Fast nirgendwo müssen wir Inhalte so fremdbestimmt konsumieren, wie bei einer Präsentation. Der, der da vorne steht, hat die Hosen an, er bestimmt Tempo und Takt, Reihenfolge und roten Faden – wir als Zuhörer haben nur zwei Möglichkeiten: Zuhören oder abschalten. Friss oder stirb.

Dabei ist uns Fremdbestimmt sein von Grund auf zuwider. Schon als Dreijährige wussten wir: „Ich kann das schon ganz alleine!“ Wenn wir das Gefühl haben, jemand drängt uns seinen Willen auf, werden wir trotzig. Damit wird jede Präsentation auch zum Spagat. Sie wollen Ihre Botschaft überbringen, ohne, dass Ihr Zuhörer das Gefühl hat, dass ihm etwas aufgedrängt wird. Sie wollen, dass er eine halbe Stunde auf seinem Stuhl sitzt und Ihnen aufmerksam zuhört. Dafür müssen Sie ihm etwas bieten, dass ihn überzeugt, dass es eine gute Idee war, Ihnen eine halbe Stunde seiner Zeit zu schenken und Ihnen zuzuhören.

Präsentieren wie im Actionfilm

Seien Sie sich über eines im Klaren: Sie werden niemals alle unter einen Hut kriegen. Den einen interessiert Aspekt A ganz besonders, darüber hat er schließlich seine Abschlussarbeit geschrieben. Der andere würde Aspekt B am liebsten ganz überspringen, denn der hat ihn noch nie gejuckt. Dem einen geht es zu schnell, dem anderen zu langsam. Sie können niemandem in den Kopf gucken und selbst wenn, müssten Sie 20, 50, 100 oder noch mehr verschiedene Vorlieben, Vorwissen und Auffassungsgaben in einer einzigen Präsentation gleichzeitig bedienen. Unmöglich.

Versuchen Sie viel lieber, Ihr Publikum möglichst wenig spüren zu lassen, dass es fremdbestimmt wird. Als Beispiel: Wie oft saßen Sie schon in einem spannenden Actionfilm und fühlten sich fremdbestimmt, weil Ihnen die Kameraeinstellungen nicht passte, der Schnitt oder die Dialoge? Darauf haben Sie gar nicht geachtet? Genau. Machen Sie es genauso wie der Actionfilm. Erzählen Sie Geschichten und fesseln Sie Ihr Publikum. Denn dann denkt niemand mehr: Gähn, langweilig, nächste Folie bitte. Dann denken alle: Spannend! Und wie geht es weiter?

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Wann geht’s denn endlich los?

Eigentlich wollten meine Kinder nur Aristocats schauen. Doch vorher mussten sie 2 Minuten Vorspann ertragen.

„Papa, wann geht’s denn endlich los?“ Meine Kinder werden sichtlich ungeduldig. Ich, ehrlich gesagt, auch: „Papaaa! Spul’ doch einfach vor.“

Früher oder später gewöhnt man sich als Erwachsener daran. Also nicht an das Quengeln, sondern an die ewig langen Vorspänne vor den Filmen. Früher war’s ja noch viel schlimmer. Mehr als zwei Minuten lang wurden Namen über Namen mit mehr oder weniger unterhaltsamer Musik aufgelistet. Für meine Kinder zu lang. Für mich auch.

Der richtige Einstieg …

Irgendwann wurde der Vorspann zur eigenen Kunstform. Die Kunst besteht darin, schon mit dem Vorspann die Zuschauer in die richtige Stimmung zu bringen und von der ersten Sekunde in Bann zu ziehen. Mit anderen Worten: die langweilige Aufzählung möglichst publikumsschonend zu verpacken.

Doch es gab auch Revoluzzer, die diese Beweihräucherung hinterfragt haben. Regisseure, die der Meinung waren, die Zuschauer sollten von der ersten Sekunde an ganz in den Film eintauchen. Francis Ford Coppola zum Beispiel bei Apocalypse Now, George Lucas bei Star Wars oder Clint Eastwood bei seinen Film ab 1982.

… kann schon mal 250.000$ kosten

Doch falls Sie meinen, man könne als Regisseur einfach so auf den Vorspann verzichten, dann täuschen Sie sich. Der Vorspann ist ein großes Politikum. Die amerikanische Regisseurvereinigung, die Verträge mit allen großen Hollywood-Studios hat, schreibt penible Regeln für den Vorspann vor.

George Lucas musste 250.000$ Strafe zahlen, weil er bei Star Wars keinen klassischen Filmvorspann zeigen wollte.

Für Star Wars legte sich George Lucas mit der Vereinigung an. Nachdem er bei den ersten beiden Star-Wars-Teilen bis auf den Filmnamen komplett auf Namensnennungen im Vorspann verzichtete, verhängte die Vereinigung eine Strafe von 250.000$.

250.000$, weil Schauspielernamen, Regisseur und Kameramann erst am Ende des Films genannt wurden. Lucas bezahlte und trat aus der Vereinigung aus. Das kann (oder will) sich nicht jeder leisten. Und so mögen diese Regeln ein Grund sein, warum es bis heute so wenige Filme gibt, die auf den Vorspann verzichten.

Meine Kinder finden Vorspänne trotzdem langweilig. Sie wollen den Film sehen.

Nach 10 Minuten ist bei Daimler immer noch nichts passiert

Bei großen Veranstaltungen und Präsentationen ist es übrigens noch schlimmer. Die beginnen nämlich auch meistens damit, dass der Vorstand, der Bürgermeister, der Sponsor, der Alterspräsident und seine Frau und wer-weiß-noch-alles begrüßt werden. So wie bei der Weltpremiere der neuen S-Klasse. Nach 5 Minuten ist die erste Begrüßungsrunde endlich vorbei, nach 10 Minuten ist immer noch nichts passiert:

Ist das spannend? Nein. Interessiert das jemanden? Schwer vorstellbar, erst recht, wenn das Produkt wirklich erstklassig ist. Wären die In-Zukunft-nicht-mehr-Begrüßten gekränkt? Sie würden es verkraften. Ist das noch zeitgemäß? Ich finde nicht. Diese langweiligen Beweihräucherungen gehören zu den Dingen, von denen jeder glaubt, es gehe nicht ohne, aber die am Ende doch niemand vermisst.

Nutzen Sie den Einstieg sinnvoll

Hatte Daimler wirklich 10 Minuten lang nichts spannenderes über ihr neues Flagschiff zu sagen? Und wenn nicht Daimler, so hoffe ich, dass wenigstens Sie in Ihren ersten 10 Minuten etwas spannderes zu sagen haben.

Nutzen Sie die wertvolle Zeit Ihres Publikums sinnvoll, mit einem Einstieg, der von der ersten Sekunde an fesselt (und nennen Sie meinetwegen die „wichtigen“ Personen auf der allerletzten Folie oder im Programmheft).

Nutzen Sie Ihre Zeit.

[Foto George Lucas: flickr/brunkfordbraun]

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Ein Windows ohne Fensterbrüller

Eine große Leinwand macht nocht keine spannende Präsentation. Die Windows-8-Präsentation war langweilig.

Ein Unternehmen von der Größe Microsofts krempelt man nicht mal so eben um. Mit dem Start von Windows 8 versucht Microsoft aber genau das. Seit Jahresbeginn hat sich das Unternehmen ein komplett neues Erscheinungsbild gegeben, alle wichtigen Produkte im neuen Design neu aufgelegt und mittlerweile baut es gar Computer, die Surface-Tablets.

Mich beeindruckt, wie radikal Microsoft dabei vorgeht: Klare Linien statt kreisch-bunter Vista-Oberflächen. Anders als so mancher Konkurrent äffen sie dabei nicht einfach nach, was Apple vormacht. Sie entwickeln ihr Design und setzen es konsequent über alle Produkte um.

Ob das neue Windows etwas taugt, weiß ich (noch) nicht. Aber zur Präsentation kann ich etwas sagen. Und die war leider nicht so mutig wie die neuen Produkte.

Auch wenn sie erheblich größer daherkam, Microsofts Präsentation war eine typische (und das meine ich nicht im besten Sinne) PowerPoint-Präsentation: Bullet-Points, langweilige Dramaturgie und viel erklären, wenig zeigen. Der Reihe nach:

Eine Aufzählung ist eine Aufzählung ist eine …

Auch wenn sie sich viel Mühe mit ihrem Design geben, PowerPoint ist offenbar zu tief in Microsofts DNA verankert. Im Vergleich zu früher sind die Folien zwar schlichter, aber: eine Aufzählung ist eine Aufzählung ist eine Aufzählung ist … langweilig (dass sie die Punkte vor der Aufzählung weglassen, macht es auch nicht besser). Storys: Keine. Roter Faden: ja, aber Spannungsbogen: leider nein. Starke Bilder: Fehlanzeige. 

So entstehen keine Bilder im Kopf. Microsoft nennt zwar viele, viele Vorteile von Windows 8. Aber was das für mich bedeutet, muss ich mir schon selber überlegen. Vergleichen Sie mal, wie Microsoft die neue Tablet-Version von Windows präsentiert, und wie Amazons den Kindle präsentiert. Bei Microsoft: Aufzählung und Fakten. Bei Amazon: Starke Bilder und Alltags-Situationen, die auf einen Blick den Produktvorteil zeigen, statt ihn bloß zu sagen.

So entstehen keine Bilder im Kopf. Was „Windows experience on ARM“ bedeutet, muss ich mir z.B. selbst überlegen.

Show, don’t tell: Eine Folie aus der letzten Kindle-Präsentation von Amazon. Dieses Bild sagt braucht keine Worte und jeder kann sich in die Situation hineindenken.

Das Problem: Es gab keinen Fensterbrüller

»Fensterbrüller« ist ein anderes Wort für »Küchenzuruf« und den hat sich Microsoft offenbar nicht richtig überlegt. Vorteile zählen sie viele auf, allein: hängen bleiben sie bei mir nicht. Was soll ich meinem Nachbarn aus dem Fenster zubrüllen? Was meiner Frau in die Küche zurufen? Da ist sich Microsoft offenbar selbst nicht sicher. »Windows re-imagined« ist der schwache kleinste Nenner, den die Werbespots rufen. Vergleichen Sie das mal mit Apple. Die neuen MacBook Pros? Retina-Display. MacBook Air? Das dünnste Laptop der Welt.

Kein echter Fensterbrüller: „Windows re-imagined: from the chipset to the experience.“ Technisch und ohne Emotionen: so etwas erzäht man nicht weiter.

So sieht ein Fensterbrüller aus. Steve Jobs bei der Vorstellung des MacBook Air.

Wer seinen Küchenzuruf kennt, der findet die passenden Bilder. Steve Jobs zog damals das MacBook Air aus einem Briefumschlag. Die Botschaft: Das Gerät ist so dünn, es passt sogar in einen Umschlag. Doch Microsoft konnte sich nicht dazu durchringen, die eine entscheidende Botschaft auf den Punkt zu bringen. Und so bestätigt die Präsentation den Eindruck, den so mancher Test ergab: ambitioniert, vielversprechend, aber noch nicht am Ziel.

Ballmers Freud war groß

„You will absolutely not love Windows 8.“ Ein Freud’scher Fehler, der nicht passieren darf.

Ein echtes „Highlight“ gab es dennoch. Kurz vor Ende der Präsentation unterlief Microsofts Chef, Steve Ballmer, eine üble Freud’sche Fehlleistung, indem er sagte: »You will absolutely not love Windows 8«. Das sollte bei einer so wichtigen Präsentation nicht passieren.

Na gut, das sei ihm verziehen. Schlimmer finde ich ohnehin, dass anscheinend die guten alten Zeiten der Rampensau-Werbung vorbei sind. So wie dieses Windows-95-Promo-Video, das Microsoft seinerzeit an Händler verschickte. Oder dieser Spot mit Steve Ballmer zur Windows-XP-Einführung:

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Die Vertriebspräsentation

Privat nicht anders als geschäftlich: Vor der Glotze ist es langweilig und man lernt sich nicht richtig kennen.

„Frau Schmitz, die Herren von der Brommel GmbH sind da.“
„Danke, schicken Sie sie herein und holen Sie Herrn Meyer dazu.“

„Hallo, Herr Schröder. Schön, dass Sie den Weg zu uns gefunden haben.“
„Guten Tag, Frau Schmitz. Schön, Sie kennenzulernen. Darf ich vorstellen: Das ist Herr Blauwein, einer unserer Projektmanager.“
„Guten Tag, Herr Blauwein. Ah, da kommt ja auch Herr Meyer, mein Partner in der Geschäftsführung. Dann können wir ja beginnen“

Schröder: „Sehr gut. Wir haben für den Anfang ein paar Folien über uns mitgebracht, damit sie uns besser kennenlernen. Dauert nicht lange. Wollen Sie sie sehen?“
Schmitz: „Äh, mh, ja … natürlich.“
Schröder: „Gut, dann werf’ ich mal mein Laptop an.“

Schau’ mir in die Augen …

Da sitzen sich also vier erwachsene Menschen gegenüber. Und statt sich in die Augen zu blicken, haben sie nichts besseres zu tun, als eine halbe Stunde auf eine Leinwand zu starren, während einer einen Monolog hält. Natürlich dauert es immer lange – erst recht, wenn es angeblich nicht lange dauert.

Wer sich kennen lernen möchte, der starrt doch nicht auf eine Wand. So lernt man sich nicht kennen. Man erfährt höchstens, wie der andere sich selber sieht.

… und lass uns reden.

Frau Schmitz hätte sagen sollen: „Lieber nicht, lassen Sie uns unterhalten.“ Dabei kann sie Herrn Schröder und Herrn Blauwein in die Augen sehen. Sie können über Dinge reden, die wirklich wichtig sind, statt das Foto vom Firmensitz zu bewundern. Sie können schnell zum Punkt kommen, statt eine vorgefertigte Liste von Bullet Points vorzulesen. Sie können einen Stift in die Hand nehmen, um erste Ideen zu skizzieren. Und sie können viel schneller erkennen, ob sie die gleiche Sprache sprechen.

Noch besser hätte Herr Schröder gar nicht erst seine PowerPoint ausgepackt, sondern von sich aus das Gespräch angeboten. Wichtige Diagramme kann er ja als Ausdruck mitbringen. Der bleibt dann auch beim Kunden, vielleicht sogar mit ein paar Notizen, die sie während des Gesprächs gemeinsam hineingeschrieben haben.

Beamer-Präsentationen helfen bei großen Gruppen. Aber sie sind nichts für kleine Gruppen. Schauen Sie sich lieber ins Gesicht und unterhalten Sie sich. Ach ja: seine Botschaft auf den Punkt bringen und einen stimmigen roten Faden weben, das muss man natürlich trotzdem ;-)

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Wie war der Urlaub?

Irgendwann trauen wir uns doch zu fragen.

„Und wie war der Urlaub?“
„Echt spitze. Ich weiß gar nicht, wo ich anfangen soll. Am besten zeigen wir euch ein paar Bilder – natürlich nur wenn ihr wollt.“

Was haben wir wirklich für eine Wahl… „Na klar, wollen wir.“
Und genau davor hatten wir Angst: „Sorry, wir sind leider noch nicht dazu gekommen, die Bilder auszusortieren.“

Nach zwei Stunden sind wir immer noch nicht durch. Vom fehlenden Koffer (ganz lustige Anekdote) über das riesige Appartement (an jedem Tag mindestens zehnmal fotografiert) bis zur minutiösen Auflistung aller Frühstücksbuffets (hier hört der Spaß auf) … kein Detail bleibt uns erspart.

Die Business-Dia-Show

Konferenzteilnehmer döst während eines Vortrags

Zwei Tage später beim Business-Meeting: „Wir haben ein paar Folien über unser Unternehmen mitgebracht, dauert nicht lange. Wollen Sie sie sehen?“

Was haben wir wirklich für eine Wahl… und es folgt die Standardpräsentation, die eine halbe Stunde lang alle Produkte des Unternehmens in allen Einzelheiten aufzählt.

Goldene Hollywood-Regel

Es gibt nichts langweiligeres als eine Geschichte in allen Details zu erzählen. Ganz besonders gefährlich wird das, wenn es Ihre eigene Geschichte ist, denn meist sind dabei für Sie persönlich tatsächlich alle Details irgendwie bedeutsam. Nicht jedoch für Ihr Publikum (selbst wenn es Ihre engsten Freunde sind).

Beim Dia-Abend ist das ja noch irgendwie verständlich (wenn auch bisweilen anstrengend), denn niemand erwartet von seinen Freunden ernsthaft, dass sie sich darauf minutiös vorbereiten. Aber um Ihre Botschaft bei Ihren Geschäftspartnern zu platzieren?

[Foto: flickr.com/jarkko]

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Projektleiter sollten Kommunikation zur Priorität Nr. 1 erheben (Interview)

Porträt Stefan Hagen

Dr. Stefan Hagen ist Managementberater und Projektmanager. Er beschäftigt sich neben dem reinen Projektmanagement schwerpunktmäßig mit Unternehmensentwicklung und Marketing 2.0. Sein Projektmanagement-Blog gehört zu den meistgelesenen Blogs über dieses Thema.

Wenn es eine Sache gibt, die Stefan Hagen auf die Palme bringt, dann ist das der Satz: “Das haben wir schon immer so gemacht.” Denn er ist immer auf der Suche nach neuen Wegen und besseren Lösungen.

Das gilt auch für die Kommunikation in Projekten. Er legt selbst sehr großen Wert auf überzeugende Präsentationen und gibt im folgenden Interview wertvolle Tipps für die erfolgreichere Kommunikation in Projekten.

Michael Gerharz:
Projektorientiertes Arbeiten ist in den meisten Unternehmen zum Alltag geworden. Trotzdem ist die Erfolgsquote im Projektmanagement nachweislich schlecht, in manchen Unternehmen sogar miserabel. Warum ist das so?

Stefan Hagen: Meine These: Mangelhafte Kommunikation ist mit Abstand die wichtigste Ursache, warum Projekte in der Praxis so häufig scheitern. Dabei wäre es doch gar nicht so schwer, besser, verständlicher und auch verbindlicher zu kommunizieren.

Der Projektleiter bzw. die Projektleiterin sollte Kommunikation zur Priorität Nr.1 erheben. Kein Thema in Projekten ist wichtiger. Idealerweise haben Sie mindestens alle 2-3 Tage Kontakt zu ihren Teammitgliedern. Natürlich ist die persönliche Kommunikation in der Regel am wirkungsvollsten. Aber auch ein kurzes Telefonat, eine Skype-Konferenz oder eine e-Mail können hilfreich sein. Bei größeren Projekten sollten Sie sich mindestens alle 14 Tage zu einer kurzen Statusbesprechung treffen.

Michael Gerharz: Warum sind diese regelmäßigen Besprechungen so wichtig?

Stefan Hagen: Olaf Hinz sagt „auf Deck bleiben“ dazu – übrigens ein empfehlenswertes Buch. Ihre Teammitglieder müssen spüren, dass Sie sich aktiv um das Projekt kümmern. Gemeint ist aber kein unmotiviertes oder gar manipulatives Nachfragen. Vielmehr geht es darum, gerade kritische Themen aktiv und möglichst frühzeitig anzugehen. Klingt vielleicht trivial, ist es aber nicht. Denn aktives Kommunizieren erfordert manchmal auch viel Energie, Kraft und sogar Mut.

Michael Gerharz: Woran hapert es denn nach deiner Erfahrung in der Projektkommunikation am meisten?

Stefan Hagen: Kommunikation scheitert häufig deshalb, weil zu viele Themen parallel diskutiert werden. Die Kunst der erfolgreichen Projektführung besteht auch darin, aus der Vielzahl der Themen die wichtigsten Dimensionen zu identifizieren, die Wahrnehmung der Teammitglieder immer wieder auf diese Kernthemen zu fokussieren und dadurch Komplexität zu reduzieren.

Denn gute Projektleiter/innen geben klare Kommunikationsstrukturen vor. Sie stellen Sachverhalte, Aufgaben, Probleme, Risiken, Termine, Aufwände etc. für ihre Teammitglieder transparent, verständlich und übersichtlich dar. Und sie sind stets bereit, neue Erkenntnisse, Meinungen und Informationen einfließen zu lassen.

Michael Gerharz: Dennoch sind es gerade diese Statusberichte, die für viel Frust sorgen, weil sie oft in einschläfernden Präsentationen enden. Woran liegt das?

Stefan Hagen: Projekte sind offensichtlich besonders anfällig für schlechte, langweilige und überladene Präsentationen. Denn häufig geht es um technische Themen mit einer Vielzahl von Detailinformationen. Und um alle Beteiligten „ausreichend zu informieren“, werden sie mit Dutzenden von Präsentationsfolien gequält. Stundenlang, monoton, einschläfernd.

Wir müssen erkennen, dass gute Präsentationen als aktiver Dialog mit dem Publikum konzipiert sind. Dies ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die einiges an Übung erfordert. Denn es ist wesentlich einfacher, 50 Folien herunter zu lesen, als eine interessante Präsentation in Dialog-Form zu gestalten. „Zutaten“ einer guten Projektpräsentation sind u.a.: Bilder, Beispiele, Geschichten, Analogien, Übersichten, gut strukturierte Handouts, Aktivierung durch Fragen oder auch interaktive Elemente wie kurze Videos.

Michael Gerharz: Wie könnte man abgesehen von besseren Präsentationen die Kommunikation in Projekten noch verbessern?

Stefan Hagen: „Wahr ist nicht, was A sagt, sondern was B versteht.“ Was Paul Watzlawick vor vielen Jahren so trefflich formuliert hat, ist heute aktueller denn je. Denn wir müssen erkennen, dass sich Menschen ihre individuelle Wirklichkeit konstruieren. Erst wenn wir es schaffen, „gemeinsame Bilder“ zu kreieren, haben wir überhaupt eine Chance, auf dasselbe Ziel hinzuarbeiten.

Schaffen Sie geräumige, angenehme Kommunikationsräume mit möglichst großen Visualisierungsflächen. Halten Sie ein Meeting auch mal im Stehen ab. Und: Visualisieren Sie auch mal mittels Computer und Beamer – wenn Sie sich damit wohl fühlen.

Ich persönlich verwende sogar hauptsächlich Computertools in der Kombination mit einem Beamer. Denn die Erstellung von MindMaps, Wirkungsgefügen, Prozessskizzen, Modellen und ähnlichen Darstellungen funktioniert mit dieser Methode unschlagbar effizient. Aber natürlich nur, wenn man die Tools beherrscht.

Auch Social-Media-Tools wie Blogs und Wikis oder Collaboration Tools wie Basecamp, ZCOPE, Mindmeister oder auch Google Docs können, wenn Ihre Unternehmens-Policy den Einsatz zulässt einen wirklichen Sprung in der Effizienz Ihrer Projektkommunikation auslösen.

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Die 1-7-7-Regel für PowerPoint-Folien

Jahresbudgets sind eine praktische Sache. Sie fördern Eigenverantwortung, bringen das Geld dahin, wo es benötigt wird und bedarfsgerecht ausgegeben werden kann und geben allen Beteiligten Planungssicherheit. Nur: Sparsamkeit fördern sie nicht. Budgets neigen dazu, ausgegeben zu werden. Wer am Ende des Jahres noch Geld übrig hat, sorgt schleunigst dafür, es auch noch rechtzeitig auszugeben – die Furcht, im nächsten Jahr weniger zu bekommen, steckt allen im Nacken. Wer ein Budget hat, gibt also statt maximal eher mindestens so viel Geld aus wie erlaubt, und so wird aus einer Maximalregel eher eine sinnentstellte Minimalregel.

Die 1-7-7-Regel für PowerPoint-Folien ist auch so eine sinnentstellte Regel. Was vielleicht einmal gedacht war, um das allerschlimmste zu verhindern, nämlich von oben bis unten mit ganzen Sätzen voll geschrieben Folien, hat sich mittlerweile verselbständigt und findet sich in unzähligen Präsentationsratgebern als sinnvolles Maß für die Textmenge auf Folien. Aus einer Maximalempfehlung ist auf diese Weise eine sinnentstellte Minimalregel geworden:

Die 1-7-7-Regel für PowerPoint-Folien: Häufig empfohlene Regel für übersichtliche Folien: Immer nur ein Gedanke pro Folie, Sieben Punkte/Folie, sieben Wörter/Zeile. Diese Folie folgt der 1-7-7-Regel. Haben Sie schon einmal einen Vortrag gehört, der aus solchen Folien bestand? Wie fanden Sie denn das?

Das Problem: diese Regel ist schlicht unbrauchbar und in den meisten Fällen ein schlechter Rat. Der Präsentationsexperte Andrew Abela bezeichnet in seinem Buch Folien mit sieben Zeilen à sieben Wörtern gar als „die schlimmstmöglichen Folien“. Aber wo kommt diese Regel eigentlich her? Vermutlich geht sie zurück auf die Fehlinterpretation einer wissenschaftlichen Veröffentlichung des Psychologen George Miller aus dem Jahr 1956: The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information. In dieser Studie zeigte Miller, dass es anscheinend eine Grenze von ca. 7 (±2) Elementen gibt, die unser Arbeitsgedächtnis aufnehmen kann, z.B. sieben Ziffern, Wörter usw. (mittlerweile gibt es hierzu detailliertere Untersuchungen).

Wie auch bei Mehrabians Körpersprache-Studie beruht jedoch auch hier die Übertragung der Studienergebnisse auf Präsentationen auf einem grandiosen Missverständnis. Millers Regel sagt – wie der Autor selbst schreibt – nichts, wirklich gar nichts aus „über die Fähigkeit einer Person, gedruckte Texte zu verstehen.“ Der bekannte amerikanische Informationsforscher Edward Tufte bringt das so auf den Punkt:

Millers Regel sagt nichts über die Menge an Informationen aus, die in einer Präsentation gezeigt werden sollen (solange die Folien nicht aus nonsense-Silben bestehen, die das Publikum sich merken und einem Psychologen aufsagen soll).

So weit so gut. Aber dass Millers Erkenntnisse nicht auf Präsentationen übertragbar sind, bedeutet ja noch nicht, dass die 1-7-7-Regel nicht vielleicht doch sinnvoll sein könnte.

Ist sie aber nicht, und zwar aus einem einfachen Grund: Der Mensch ist nicht besonders gut im Multitasking. Zwar können wir unterschiedliche Tätigkeiten gut parallel ausführen, z.B. können wir uns unterhalten, während wir spazieren gehen. Wir können auch Bilder betrachten und gleichzeitig einem Text zuhören, z.B. wenn wir einen Film ansehen. Diese Tätigkeiten benutzen aber jeweils unterschiedliche Kanäle in unserem Gehirn. Wir können aber nicht zwei Tätigkeiten in demselben Kanal gleichzeitig durchführen. Und genau das ist gefordert, wenn auf Folien viel Text steht. Das Publikum muss dann dem Vortragenden zuhören und gleichzeitig die Texte lesen, also zwei Tätigkeiten durchführen, die denselben Kanal verwenden.

Pasted Graphic

Der Biologe John Medina setzt in seinem Buch Brain Rules noch eins drauf: Menschen sind offenbar nicht in der Lage, überhaupt ihre Aufmerksamkeit verschiendenen Dingen gleichzeitig zuzuwenden. D.h. wenn wir Dinge gleichzeitig tun, dann tun wir nur eines davon bewusst, die anderen unbewusst. Medina bringt das auf den Punkt:

Um es ganz offen zu sagen: Die Wissenschaft zeigt, dass wir nicht multitaskingfähig sind. Wir sind biologisch unfähig, mehrere aufmerksamkeits-intensive Einflüsse gleichzeitig zu bearbeiten.

Das wichtigste Argument, das häufig für die 1-7-7-Regel genannt wird, nämlich dass die Stichpunkte eine prägnante Betonung der wichtigsten Inhalte einer Präsentation darstellen, ist damit völlig wertlos, weil das Publikum sie gar nicht angemessen verarbeiten kann. Das bedeutet dann wohl im Umkehrschluss, dass die einzige Möglichkeit, 1-7-7-Folien überhaupt sinnvoll einzusetzen, darin besteht, sie vorzulesen. Wer aber so etwas schon einmal erlebt hat, der wird sich mit ziemlicher Sicherheit an dieses Gefühl erinnern:

langweilig - über die 1-7-7-Regel eingeschlafen

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Dr. Michael Gerharz

Dr. Michael Gerharz