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Folien Archive - Dr. Gerharz - Überzeugend Präsentieren

Wozu eigentlich Folien?

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Es gibt nur einen vernünftigen Grund dafür, dass Menschen in einem Raum zusammenkommen, um einem anderen Menschen bei einer Präsentation zuzuhören: Die Präsenz des Vortragenden fügt etwas hinzu, dass durch den reinen Inhalt und die Darstellung auf den Folien alleine nicht transportiert werden kann.

Der Grund für eine Präsentation vor Menschen ist der Redner.

Wäre das nicht so, könnte man genauso gut ein Dokument verschicken.

Welche Rolle spielen also Folien? Dokumentation des Gesagten? Gedankenstütze für den Redner? Unterstreichung dessen, was er sagt?

Nein. Nichts davon. Als Dokumentation des Gesagten, also als Handout, müssen Folien viel Text enthalten und schaden daher im Vortrag. Folien, die Gedankenstütze für den Redner sind, lenken die Zuhörer bloß vom Redner ab. Dafür gibt es sinnvollere Optionen. Als Unterstreichung dessen, was der Redner sagt, sind Folien unnötig, wenn der rote Faden stimmt und wenn der Redner artikuliert und betont vorträgt.

Wofür also dann Folien? Nicht für den Vortragenden, sondern für die Zuhörer. Eine Folie ist für die Zuhörer dann sinnvoll – und nur dann – wenn sie dem Vortrag etwas hinzufügt, was ich als Redner nicht oder nicht so gut liefern kann. Eine Folie brauche ich im Vortrag z.B. dann, wenn sie etwas konkret sichtbar macht, was durch meine Worte abstrakt bliebe, weil es sich die Zuhörer nicht vorstellen können. Ich brauche sie, wenn sie einen Vergleich zwischen Größen begreifbar macht, der durch die reine Beschreibung vage bliebe. Ich brauche sie, um Emotionen auszulösen, für die ich – wollte ich sie mit einer Geschichte auslösen – erheblich länger bräuchte, um sie auszulösen. Ich brauche sie, wenn sie etwas klarer machen, als ich es mit Worten beschreiben könnte. Ich brauche sie, um etwas nachzuweisen, was man mir sonst nicht glauben würde.

Drei Fragen hat jeder Zuhörer: Betrifft mich das? Glaub’ ich das? Versteh’ ich das? Wenn eine Folie hilft, eine dieser drei Fragen besser zu beantworten, als es durch meinen mündlichen Vortrag möglich wäre, dann sind Folien (oder ein anderes Medium) sinnvoll. Sonst nicht.

Buchempfehlung: „PowerPoint und Prezi: Sehr gut präsentieren“ von Peter Claus Lamprecht

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Ein schöner Zufall: Gleichzeitig mit meinem AHA-Effekt ist ein Präsentationsbuch von meinem Freund und Kollegen Peter Claus Lamprecht erschienen, das sich explizit an Einsteiger richtet und sie in die – sinnvolle – Bedienung von PowerPoint und Prezi einweiht.

PowerPoint – Fluch und Segen

PowerPoint macht es leicht, großartige Folien zu erstellen. Aber es macht es noch leichter, grauenvolle Folien zu erstellen.

Dank PowerPoint ist jemand, der noch nie eine Präsentation gehalten hat, in der Lage, eine hochprofessionelle Präsentation mit beeindruckenden visuellen Darstellungen zu erstellen. Zu den großen Errungenschaften von PowerPoint gehörte von Anfang an die Demokratisierung des Designs. Kaum ein anderes Programm hat so vielen Menschen so mächtige Grafikwerzeuge in die Hand gegeben, die vergleichbar einfach zu bedienen sind. Vor PowerPoint brauchte man gelernte Grafikdesigner, um halbwegs brauchbare Visualisierungen zu erstellen. Heute braucht man in vielen Fällen nur ein paar Klicks in PowerPoint.

Doch ebenfalls dank PowerPoint endet das meist in einem Desaster. Schlecht gestaltete, unübersichtliche, überfrachtete und didaktisch völlig ungeeignete Folienschlachten. Viel zu viel Text, Grafikelemente sind wie Kraut und Rüben auf der Folie verteilt, nichts ist ausgerichtet, nichts ist gestaltet. Weil PowerPoint es so leicht macht, Chaos zu erzeugen. Es lädt ein, Text auf die Folien zu schreiben statt zu visualisieren. Und all die mächtigen Grafikwerzeuge stehen ohne Anleitung zur Verfügung. Nebeneinander, ungeordnet, ständig verfügbar, ständig den Eindruck vermittelnd: benutz mich – während ordnende Elemente wie Führungslinien, Raster, Folienmaster usw. oft mühsam gesucht werden müssen und gerade nicht leicht zu verstehen oder bedienen sind.

Ein Ratgeber mit einer starken Meinung

Endlich gibt es mit „PowerPoint und Prezi: Sehr gut präsentieren“ ein Buch, dass hier gerade denen hilft, die es am dringendesten brauchen, nämlich denen, die noch nie oder lange nicht präsentiert haben. Gerade die orientieren sich oft an dem, was sie in anderen Präsentationen sehen, eifern also den schlechten Beispielen nach. Und stehen dann noch hilfloser vor den eigentlich sinnvollen Werkzeugen von PowerPoint.

Peter Claus Lamprecht tut in seinem Buch aus der Stiftung-Warentest-Reihe „Digitale Welt für Einsteiger“ das, was eigentlich schon PowerPoint tun sollte. Er nimmt die Nutzer an die Hand und er lässt die unzähligen Fähigkeiten von PowerPoint (und Prezi) eben nicht umkommentiert nebeneinander stehen. Es ist ein Ratgeberbuch mit einer starken Meinung. Und das hat gefehlt.

Der eigentliche Anleitungsteil des Buches ist hervorragend, gerade für Einsteiger. Leicht nachvollziehbar, klar strukturiert, auf das Wesentliche reduziert. Schon hier ist es besser als die unzähligen anderen PowerPoint-Ratgeber auf dem Markt. Doch der Grund, warum ich in Zukunft dieses Buch empfehlen werde statt anderer Ratgeber, sind gerade die Teile, die diese Anleitung ins rechte Licht rücken. Die Meinung.

Von Anfang an stellt Peter Claus klar, welchen Platz PowerPoint und Prezi in einer Präsentation haben und welchen Sinn Folien erfüllen. Erst die Botschaft, dann die Struktur und erst zum Schluss die Folien, das ist die richtige Reihenfolge. Denn erst zum Schluss kann man beantworten, wozu man genau diese Folie an genau jener Stelle im Vortrag benötigt.

Wer zum ersten Mal oder seit langer Zeit einmal wieder eine PowerPoint- oder Prezi-Präsentation erstellen muss, für den ist „PowerPoint und Prezi: Sehr gut präsentieren“ daher das Ratgeber-Buch der Wahl, um in die beiden Werkzeuge einzusteigen, und eine sinnvolle Ergänzung zum AHA-Effekt.

Was muss ich alles sagen?

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„Ich schau’ erst mal, was ich schon aus anderen Vorträgen habe, und danach fange ich an, Stichpunkte auf den Folien zu sammeln.“

Und dann landen Sie bei 50 Folien. Und stellen fest, dass das beim besten Willen zu viele sind für 20 Minuten.

Also kürzen Sie. Zuerst Folie 23. Schweren Herzens. Denn schließlich haben Sie sich ja Mühe damit gegeben, haben sich schon Gedanken über die Gestaltung gemacht. Und – mal ganz ehrlich – so ganz unwichtig ist dieser Aspekt ja auch nicht. Also lassen wir ihn doch erst einmal drin. Vielleicht bringen wir ihn auch noch auf der nächsten Folie mit unter.

Weiter. Was können wir sonst kürzen …

Das Problem ist: Es gibt immer mehr Interessantes zu sagen, als Sie Zeit zur Verfügung haben. Immer. Deswegen ist Kürzen so schwer. Und deswegen ist Ihr Vortrag auch nach dem Kürzen jedes Mal trotzdem noch zu voll.

Aber was heißt hier eigentlich „interessant“? Interessant für wen? Und warum? Was haben Ihre Zuhörer von all’ den interessanten Sachen, wenn sie sie gar nicht verarbeiten, geschweige denn behalten können? Dann wäre es nur noch interessant für Sie. Aber für sich halten Sie den Vortrag nicht, denn Sie wissen ja schon alles.

Denken Sie deshalb lieber vom Zuhörer her als vom Thema her. Das ist der Schlüssel, um die Komplexität des Themas zu knacken. Was müssen die Zuhörer unbedingt verstehen?

Statt erst einmal alles auf Folien zu sammeln, was Sie haben, stellen Sie vorab – noch bevor Sie überhaupt an PowerPoint o.ä. denken – die Frage: „Wenn meine Zuhörerin meine Botschaft verstehen soll, was ist das Allerwichtigste, das sie verstehen muss?“ Nicht: „Die 30 wichtigsten Sachen“, sondern: „Das Allerwichtigste“. Und dann hangeln Sie sich weiter: „Welche Informationen braucht sie, um das zu verstehen und wie kann ich ihr das in ihren Worten erklären?“

Und so fügen Sie – Stück für Stück – nur das hinzu, was – aus Sicht der Zuhörer – unbedingt in den Vortrag muss. Es landet nur das im Vortrag, was die Zuhörer wirklich brauchen. Sie machen nur Folien zu den Aspekten, die für die Zuhörer tatsächlich relevant sind. Und Sie haben viel Zeit gespart, weil Sie die Folien, die Sie gar nicht brauchen, erst gar nicht machen – und demnach auch nicht wieder kürzen müssen.

Ich muss noch Folien machen.

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Wenige Menschen müssen, wenn sie die diesen Satz sagen, Folien machen. In Wahrheit müssen Sie noch einen Vortrag vorbereiten. Und das hat erst einmal mehr mit Denken und weniger mit Machen zu tun.

Man muss darüber nachdenken, wer da eigentlich vor mir sitzt. Woran diese Personen glauben und was sie wissen. Wie das, was ich zu sagen habe, dazu passt. Wie ich ihre Sprache spreche. Wie ich sie neugierig mache. Wie ich ihre Neugier ständig steigere. Wie ich sie zum Aha bringe.

All das hat mit Folien erst einmal nichts zu tun. Folien sind oft eine Entschuldigung dafür, über diese Fragen nicht so klar nachzudenken, wie es sinnvoll wäre. Denn Folien sind „sichtbar“. Daher erwecken „viele Folien“ den Anschein von viel Arbeit – für manche gar, um sich vor sich selbst zu rechtfertigen: viel geschafft, heute. Die eigentliche Arbeit steckt allerdings oft gerade in den „unsichtbaren“ Anteilen des Vortrags, in den Gedanken, die ich mir gemacht habe.

Am Ende kommt es nämlich nicht darauf an, ob mein Vortrag nach viel Arbeit aussieht, sondern darauf, was sich in den Köpfen des Publikums nachhaltig verändert hat. Erst wenn ich zu dem Schluss komme, dass mir das mit Folien besser gelingt, dass ich also mit Folien einen besseren Vortrag halte als mit anderen Mitteln, muss ich Folien machen. Und auch in diesem Fall muss ich sie erst dann machen, wenn ich weiß, an welcher Stelle meines Vortrags ich eine Folie brauche und wofür genau.

PowerPoint im Konzertsaal

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Franz Liszt, Klaviersonate in h-moll. Der Beamer ist startklar, PowerPoint läuft. Folie 1/Agenda: Exposition, Langsamer Satz, Scherzo, Reprise. Dann kann’s richtig losgehen. Folie 2:

Beginn von Franz Liszts Klaviersonate in h-moll

Absurd, nicht wahr? Welcher Pianist würde im Konzert die Noten an die Wand projizieren? Das Publikum wäre sofort abgelenkt, wenn es versuchte, mitzulesen, statt sich auf den Fluss der Musik einzulassen.

Absurd, nicht wahr?

Bei Vorträgen gilt häufig das Gegenteil. Da erscheint es vielen absurd, die Noten nicht zu projizieren. Die in PowerPoint getippten BulletPoints sind jedoch meist nichts anderes als die Noten, die dem Redner helfen, seinen Vortrag in der richtigen Reihenfolge zu spielen. Nicht gedacht für die Zuhörer, sondern gemacht für den Redner. Schlimmer noch: Statt den Vortrag zu perfektionieren, investieren die Redner die Zeit in ein hübsches Layout der Noten. Oder sie fügen die Noten aus unterschiedlichen Stücken zusammen und biegen die Dramaturgie unter Ächzen und Krächzen zurecht, bis es halbwegs zusammenpasst.

Solange Sie keine Noten haben, die die Dimension des Vortrags erweitern, z.B. indem Sie durch ein Bild die richtigen Assoziationen schneller wecken, als Sie es mit Worten könnten, lassen Sie den Beamer lieber aus. Verstehen Sie mich nicht falsch: Perfektionieren Sie die Noten, so intensiv es Ihnen möglich ist. Aber zeigen müssen Sie sie nicht.

Allerdings: Wenn die Noten gut sind, dann wird der Vortrag möglicherweise (nicht notwendigerweise) noch viel besser durch die richtige visuelle Unterstützung. Dann können Sie den Beamer ruhig wieder anschalten.

Niveau bei Nacht

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Geradlinig, aber ungewöhnlich. Die neue Niveau Serif von Hannes von Döhren.

Als wir sie sahen, wussten wir: die isses. Geradlinig, und doch ungewöhnlich, dadurch vielleicht ein bisschen geheimnisvoll, in jedem Fall aber mit Niveau.

Die neue Schriftfamilie Niveau Serif, letzte Woche veröffentlicht von Hannes von Döhren, ist wie geschaffen für eines unserer aktuellen Projekte: eine ungewöhnliche, vielleicht ein bisschen geheimnisvolle Präsentation über „Die Nacht“:

Night

Wie wir es immer tun, haben wir die Schriftfamilie, um sie besser kennenzulernen, gleich mal in ein paar ganz unterschiedlichen Anwendungen ausprobiert:

The power of color

In the end, it’s not going to matter how many breaths you took, but how many breaths you took away.

Lass die Pickel sprießen

Diese „Fingerübungen“ sind für uns wichtig, um immer wieder frische Ideen auszuprobieren; um auch alte Ideen noch einmal in neuem Licht zu betrachten; um Vorhandenes mit Neuem zu kombinieren. Oft entspringen daraus wiederum Ideen für ganz andere Projekte, einfach weil wir unsere Gedanken öffnen und neue Wege betreten.

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Ich sehe was, was du nicht siehst

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Überzeugend Präsentieren: Ich sehe was, was du nicht siehstNachmittags, halb drei in Deutschland. Es ist hochsommerlich heiß, die Spaghetti Carbonara liegen noch recht schwer im Magen und die Luft scheint still zu stehen. Denkbar schlechte Voraussetzungen, um aufmerksam zu bleiben. Das scheint auch die Vortragende zu bemerken. Gnädig zieht sie alle Jalousien herunter und knippst das Licht aus. Ihre Stimme aus dem Off lullt mich irgendwie ein, während sie ihre Folien durchklickt. Ich meine, aus den Tiefen des Raums leise Schnarchgeräusche zu hören.

Klappe zu, Zuhörer eingeschlafen

Ich kann Ihnen beileibe nicht mehr sagen, was die Kernaussage dieser Präsentation war oder mich gar an die Rednerin erinnern. Wie auch? Ich musste nicht nur gegen akute Schläfrigkeit ankämpfen, ich habe statt Rednerin auch nur eine Schattengestalt sehen können. Und jemanden, den ich nicht sehen kann, finde ich weder spannend noch überzeugend.

In seinem Buch “The naked presenter” warnt Präsentationsexperte Garr Reynolds eindringlich davor, sich im Dunkeln zu verstecken: “For you to make a connection with an audience, they need to be able to see you. Naked means never hiding in the dark. When the audience can actually see your eye movement and read your facial expressions, they will better understand your message. While it may be tempting to turn the lights off to make the slides look better, maintaining light on the presenter must be the priority.”

Ab ins Rampenlicht

Mit moderner Projektionstechnologie sollte natürliches oder künstliches Licht im Vortragsraum normalerweise kein Problem mehr für die Sichtbarkeit der Folien sein. Wenn es aber zum Beispiel aufgrund der speziellen Gegebenheiten im Raum dennoch notwendig ist abzudunkeln, machen Sie einen Kompromiss und dimmen Sie nur teilweise ab oder kümmern Sie sich darum, dass ein Scheinwerfer auf Sie gerichtet wird. Verschwinden Sie aber nie im Dunkeln.

Wenn Sie etwas wichtiges zu sagen haben, müssen Sie der Star Ihrer Präsentation sein. Nicht Ihre Folien oder ein anderes Hilfsmittel. Nur Sie. Denn wenn Ihre Folien Ihnen die Show stehlen, können Sie auch einen talentierten Affen an das Rednerpult stellen. Oder Ihrem Publikum ein kleines Nickerchen gönnen.

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Eine Klappe, zu viele Fliegen

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Sie versteh‘n nur Bahnhof? Das wird als Handout nicht besser …

Vor einigen Wochen durfte ich an einem internationalen Expertentreffen zum Thema Klimawandel teilnehmen. Wichtige Menschen redeten über wichtige und interessante Themen. Leider verpasste ich eine der Diskussionen und fragte beim Veranstalter an, ob er mir die dokumentierten Ergebnisse der Diskussion zugänglich machen könne. Kein Problem, alle Präsentationen seien schon auf der Webseite verfügbar. Das Ergebnis: Ohne erklärende Worte habe ich die Präsentationen nicht verstanden und Spaß hat es auch nicht gemacht, mich durch hunderte Folien zu klicken.

Schon mal eine Präsentation gelesen?

Schon oft habe ich beobachtet, dass Veranstalter von Konferenzen es für eine kluge Idee halten, die gehaltenen Präsentationen später als Dokumentation der Inhalte zu nutzen. Dabei frage ich mich jedesmal: Was soll das eigentlich? Ist denn noch niemandem aufgefallen, dass kein Mensch Lust hat, eine Präsentation tatsächlich zu „lesen” und zu raten, was wohl die erklärenden Worte gewesen sein könnten?

Wenn ich Folien hingegen problemlos wie ein Textdokument lesen kann, ist beim Vortrag selbst sowieso etwas gründlich schiefgegangen. Denn dann hat sich der Vortragende durch seine eigenen Folien überflüssig gemacht. Er hätte genauso gut hinten im Raum sitzen können und die Präsentation kommentarlos durchlaufen lassen können. Steht ja alles drauf, was wichtig ist.

Zwei sind eine zuviel

Der Versuch mit Powerpoint und Co. sowohl eine perfekte Präsentation als auch ein perfektes Handout gestalten zu wollen, kann nur nach hinten losgehen. Folien sind dafür gedacht, einen mündlichen Vortrag visuell zu unterstützen, genauso wie ein Textverarbeitungsprogramm dafür gemacht ist, einen Fließtext darzustellen. Der Versuch, mit Folien zwei Fliegen mit einer Klappe zu schlagen, schadet entweder der Präsentation oder der Dokumentation – meistens sogar beidem.

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Indiana PowerPoint

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Dies ist ein Ausschnitt aus einem Indiana-Jones-Film:

Szene aus einem Indiana-Jones-Film

Der Archäologe muss in seinen Filmen allerlei actionreiche Abenteuer überwinden, um die bösen Mächte daran zu hindern, mithilfe mystischer archäologischer Funde die Weltherrschaft an sich zu reißen. Action und Spannung ist dabei meist von der ersten bis zur letzten Minute garantiert.

Wie sähe wohl ein Indiana-Jones-Film als PowerPoint-Präsentation aus?

Na klar: Erst einmal Firmen-Logo, Autor und Datum auf die Folien schreiben, damit das auch niemand während des Vortrags vergisst:

Indiana-Jones-Szene mit Statuszeile

Natürlich muss die Folie an das Corporate-Design angepasst werden. Schließlich hat es viel Geld gekostet und die zahlreichen Deko-Elemente sorgen für hohen Wiedererkennungswert, damit der Vortrag auch in Erinnerung bleibt.

Indiana-Jones-Szene mit Corporate Design

Damit die Kernpunkte der Szene sich beim Publikum einprägen, müssen sie auf der Folie stehen. Selbstverständlich werden die wichtigsten Schlagworte hervorgehoben, damit das Publikum diese auch auf Anhieb erkennt. So wird alles viel verständlicher, die Folie kann unverändert als Handout verwendet werden und man vergisst beim Vortrag nichts Wichtiges:

Indiana-Jones-Szene mit viel Text

Ach ja, besser noch die Fotos durch Cliparts ersetzen, damit’s ein bisschen lustiger aussieht:

Indiana-Jones-Szene mit Cliparts

Und Sie sagen mir jetzt nicht, dass der Vortrag so langweilig hätte sein müssen. Und doch ist es leider immer noch die Regel: Viel zu viel Text, unkonkret, keine klare Aussage, und Spannung? Fehlanzeige! Am Thema liegt’s hier sicher nicht.

Denken Sie daran, wenn Sie sich das nächste Mal verteidigen, Ihr Thema sei nun mal nicht spannend.

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World’s Best Presentation Contest 2010

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Auf slideshare wurden am Wochenende die Gewinner des diesjährigen World’s Best Presentation Contest bekannt gegeben. In diesem Jahr kann man zwei Trends beobachten.

Das gestalterische Niveau zumindest der Top-Beiträge nimmt zu und ist mittlerweile auf einem hohen Level angekommen. Besonders auffällig ist, dass viele Präsentationen sich prägnanter Schriftarten und Farbschemata bedienen. Das alles dürfte nich zuletzt auch der Verdienst von zahlreichen hervorragenden Büchern und Blogs zu dem Thema sein, allen voran sicher Garr Reynolds und Nancy Duarte.

Zweitens haben die meisten Siegerbeiträge einen deutlich sensationalistischen Anstrich. Sie versuchen mehr zu beeindrucken als zu überzeugen. Das äußert sich bei den meisten Präsentationen in einer wahren Flut von Zahlen und Fakten, meist in astronomischen Größenordnungen. Also die Sorte an Fakten, bei denen man denkt: „Krass, so viel“, ohne sich dabei wirklich vorstellen zu können, was diese Zahlen tatsächlich bedeuten. Vielleicht sehen wir aber auch in diesem Bereich dank Büchern wie Nancy Duartes resonate im nächsten Jahr genau so große Fortschritte wie im gestalterischen Bereich.

Gewonnen hat übrigens diese Präsentation über das Rauchen:

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