Dialog Archive - The Art of Communicating

Die Vertriebspräsentation

„Frau Schmitz, die Herren von der Brommel GmbH sind da.“
„Danke, schicken Sie sie herein und holen Sie Herrn Meyer dazu.“

„Hallo, Herr Schröder. Schön, dass Sie den Weg zu uns gefunden haben.“
„Guten Tag, Frau Schmitz. Schön, Sie kennenzulernen. Darf ich vorstellen: Das ist Herr Blauwein, einer unserer Projektmanager.“
„Guten Tag, Herr Blauwein. Ah, da kommt ja auch Herr Meyer, mein Partner in der Geschäftsführung. Dann können wir ja beginnen“

Schröder: „Sehr gut. Wir haben für den Anfang ein paar Folien über uns mitgebracht, damit sie uns besser kennenlernen. Dauert nicht lange. Wollen Sie sie sehen?“
Schmitz: „Äh, mh, ja … natürlich.“
Schröder: „Gut, dann werf’ ich mal mein Laptop an.“

Schau’ mir in die Augen …

Da sitzen sich also vier erwachsene Menschen gegenüber. Und statt sich in die Augen zu blicken, haben sie nichts besseres zu tun, als eine halbe Stunde auf eine Leinwand zu starren, während einer einen Monolog hält. Natürlich dauert es immer lange – erst recht, wenn es angeblich nicht lange dauert.

Wer sich kennen lernen möchte, der starrt doch nicht auf eine Wand. So lernt man sich nicht kennen. Man erfährt höchstens, wie der andere sich selber sieht.

… und lass uns reden.

Frau Schmitz hätte sagen sollen: „Lieber nicht, lassen Sie uns unterhalten.“ Dabei kann sie Herrn Schröder und Herrn Blauwein in die Augen sehen. Sie können über Dinge reden, die wirklich wichtig sind, statt das Foto vom Firmensitz zu bewundern. Sie können schnell zum Punkt kommen, statt eine vorgefertigte Liste von Bullet Points vorzulesen. Sie können einen Stift in die Hand nehmen, um erste Ideen zu skizzieren. Und sie können viel schneller erkennen, ob sie die gleiche Sprache sprechen.

Noch besser hätte Herr Schröder gar nicht erst seine PowerPoint ausgepackt, sondern von sich aus das Gespräch angeboten. Wichtige Diagramme kann er ja als Ausdruck mitbringen. Der bleibt dann auch beim Kunden, vielleicht sogar mit ein paar Notizen, die sie während des Gesprächs gemeinsam hineingeschrieben haben.

Beamer-Präsentationen helfen bei großen Gruppen. Aber sie sind nichts für kleine Gruppen. Schauen Sie sich lieber ins Gesicht und unterhalten Sie sich. Ach ja: seine Botschaft auf den Punkt bringen und einen stimmigen roten Faden weben, das muss man natürlich trotzdem ;-)

Gespräche kann jeder, Präsentationen nicht

Von klein auf haben wir gelernt, wie ein Gespräch funktioniert: Einer spricht nach dem anderen. Kurze Pausen zeigen an, dass der Sprecher wechseln darf. Wenn mir etwas unklar ist, frage ich nach. Und jeder Gesprächsteilnehmer kann die Richtung des Gesprächs beeinflussen.

All das geht in einer Präsentation nicht oder nur eingeschränkt. Es gibt (im Wesentlichen) nur einen Sprecher und viele Zuhörer. Wenn ich als Zuhörer etwas nicht verstanden habe, frage ich normalerweise nicht nach, sondern versuche, es mir selbst zu erklären. Währenddessen verpasse ich aber schon die nächsten Argumente und verliere möglicherweise ganz den Faden. Ich kann auch nicht beeinflussen, worüber der Redner spricht und wie lange.

Nur der Redner ist dafür verantwortlich, dass die Präsentation trotzdem funktioniert. Deswegen ist es so wichtig, dass er in der Vorbereitung genau überlegt, was er sagen will, wie das eigentlich zu seinem Publikum passt und welchen roten Faden er spinnen muss, damit seine Zuhörer ihn nicht verlieren.

Andererseits: wenn er das gut macht, werde ich mich als Zuhörer fast so fühlen, als ob ich in einem persönlichen Gespräch mit ihm säße.

Zwei Typen, die Sie nicht sein möchten

Typischer Bullshit: Ein Möbelverkäufer erklärt Ihnen die Vorzüge eines neuen Sofas:

“Das können Sie mit [billigeres Modell] gar nicht vergleichen. Das hier ist Top-Leder, qualitativ hochwertig verarbeitet.”
“In welcher Hinsicht ist es denn hochwertiger?”
“Das ist Markenqualität, der Hersteller setzt natürlich nur modernste Verfahren ein.”
“Welche Verfahren sind das denn?”
“Die sind seit mehr als 30 Jahren erprobt. Wir hatten noch nie Beschwerden.”
“…”
Bullshit, der Mann hat keine Ahnung. Sie können beliebig lange nachhaken und werden doch nie erfahren, inwiefern das eine Sofa hochwertiger ist als das andere.

Typischer Fachidiot: Ihr Systemadministrator erklärt Ihnen eine neues Programm:

“Das ist ganz einfach. Sie gehen dann wieder zurück auf die erste Maske, da scrollen Sie ganz runter, dann klicken Sie hier, und hier auf “Einfügen”, das System checkt jetzt mit der Datenbank, ob Sie die Berechtigung haben. Bei der Sicherheitsfrage können Sie auf “Weiter” drücken, Sie können ja jederzeit mit “Escape” abbrechen, ohne dass was passiert. Jetzt tippen Sie hier und hier Ihre Änderungen ein. Danach klicken Sie nur noch hier auf OK, dann auf Freigeben anschließend noch mal OK und wenn Sie jetzt hier herunterscrollen und den Button drücken, dann war’s das auch schon. Ist eigentlich ganz einfach.”
“Aha. Und wenn ich jetzt in einem Datensatz etwas ändern muss?”
“…”
Fachidiot, der Mann hat zwar Ahnung, kann aber nicht so erklären, dass Sie ihn verstehen.

Beide Typen kennen Sie sicher auch aus Vorträgen. Der eine hat auf seinen Folien viele bunte Bildchen, lässt kein Klischee aus, aber Substanz suchen Sie vergebens. Der andere hat vollgeschriebene Folien, kommt vom Hölzchen auf’s Stöcken, lässt dabei kein Detail aus, aber am Ende wissen Sie immer noch nicht, was er Ihnen eigentlich sagen wollte.

Beiden würde helfen, nicht immer nur selbst zu reden, sondern umgekehrt auch einmal genau zuzuhören. Und sich anschließend zu fragen: “Versteht mich mein Gegenüber überhaupt? Welche Fragen hat er überhaupt? Wo liegen eigentlich seine Interessen?” Dann kann man gezielt an diesen Fragen arbeiten; technische Details nachlesen, nach einfachen Erklärungen suchen, vielleicht ein Diagramm malen, das leichter verständlich ist, als zehn Zeilen Text.

Die besten Vorträge sind keine Monologe, sondern Dialoge, in denen Sie auf Ihr Publikum eingehen, und Ihren Vortrag – notfalls auch während Sie ihn halten – immer wieder an dessen Bedürfnisse anpassen.

Wie aktiviert man passive Zuhörer?

Am effektivsten ist ein Vortrag dann, wenn die Zuhörer sich nicht einfach passiv berieseln lassen, sondern aktiv den Vortrag mitgestalten; wenn Sie also Spaß daran haben, sich einzubringen und an der Auflösung ihrer Fragen mitzuarbeiten. Das erleichtert Ihnen als Vortragenden nämlich, Ihre Botschaft besser in den Köpfen der Zuhörer zu verankern, weil sich Ihre Zuhörer viel intensiver mit dem Vortragsthema beschäftigen als beim rein passiven Konsum.

Wie aber schafft man das? Wie bekommt man die Zuhörer aus ihrer typischen passiven Erwartungshaltung heraus und überwindet insbesondere die Hemmschwelle, auf Fragen zu antworten anstatt verschämt zur Seite zu blicken? Versuchen Sie doch einmal folgendes.

Beginnen Sie mit einer Frage, die so einfach ist, dass nun wirklich jeder eine Antwort darauf hat. Bei meinem Vortrag „Wenn Dell Pizza präsentieren möchte“ habe ich neulich z.B. mit der ganz einfachen Frage begonnen: „Mögen Sie Pizza?“ Nachdem ich meine Lieblingspizza (Pizza Hawaii) genannt habe, habe ich einige Zuhörer gefragt, was denn ihre Lieblingspizza sei. Das erzeugte auch gleich einige amüsante Nebenbemerkungen von anderen Zuhörern.

Natürlich hatte mein Vortrag letztlich gar nichts mit Pizza zu tun. Ich habe „Pizza“ lediglich als Rahmen benutzt, um verschiedene Aspekte der Präsentation zu veranschaulichen. Aber indem ich durch diese einfache Frage die erste Barriere bei meinen Zuhörern gebrochen und die Stimmung von Anfang an aufgelockert habe, war die Atmosphäre genau richtig, um anschließend eifrig mit den Zuhörern zusammen an den spannenden Fragen des Vortrags zu arbeiten.

Versuchen Sie doch auch einmal, Ihre Zuhörer aus der typischen Lethargie zu wecken und gleich von Anfang an mit einzubinden. Welche Fragen würden zu Ihrem Thema passen? Wie aktivieren Sie vielleicht schon jetzt Ihre Zuhörer mit anderen Methoden? Ich freue mich über Ihre Kommentare.

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Dr. Michael Gerharz

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